CTA Paikka

Tietotyön tarpeita tilitoimistossa

Tietotyössä on keskeistä osaaminen, mutta myös tietotekniikan hyödyntäminen. Monissa tilitoimistoissa kaivataan hyvän taloushallinto-ohjelmiston ohella muitakin välineitä työn tehostamiseen ja helpottamiseen.

23.9.2019 Janne Fredman Kuva istock

Tilitoimistossa tehtävä työ, jos mikä on tietotyötä eli tietointensiivistä työtä. Eräässä Sitran raportissa tietointensiivinen työ on määritetty seuraavasti:

Tietointensiiviselle työlle tunnusomaista ovat tiedon vastaanottamiseen, käsittelyyn ja uuden tiedon tuottamiseen liittyvät työn vaatimukset. Tietointensiivistä työtä tehdään usein tieto- ja viestintäteknologian avulla ja työlle ominaista on osaamisen suuri merkitys yksittäisten työntekijöiden, työryhmien ja työorganisaatioiden tasolla.

Tietotyössä on siis keskeistä osaaminen, mutta myös tietotekniikan hyödyntämisellä on suuri merkitys. Tietotekniikassa keskeisin merkitys tilitoimistoissa on taloushallinnon ohjelmistoilla, joita löytyykin valtava kirjo eri tarpeisiin ja toimintamalleihin.

Monissa tilitoimistoissa kaivataan kuitenkin muitakin välineitä työn tehostamiseen ja helpottamiseen – sekä kirjanpitäjän että asiakasyrittäjän käyttöön. Esittelen muutaman selkeän hyödyntämisesimerkin.

Etäpalaverit ja näytönjako

Moni kirjanpitäjä on jo ehtinyt hyödyntää etäpalavereja esimerkiksi ohjelmistotalon tukipalvelun kanssa asioidessaan tai vaikkapa Verohallinnon webinaareihin osallistuessaan. Kyselyjeni perusteella kuitenkin harva tilitoimisto hyödyntää samaa tekniikkaa asiakkaidensa kanssa asioidessaan, vaikka siihen ollaan usein todella tyytyväisiä.

Kirjanpitäjä voisi esitellä näytönjaolla asiakkaalleen kirjanpito-ohjelmistosta tai erillisestä raportointijärjestelmästä asiakkaan talouden keskeisimmät havainnot ja kipukohdat. Vaikka asiakas yhä useammin pääsee itsekin tietoihin käsiksi pilvipalveluohjelmiston kautta, uskon että kirjanpitäjän esittämä napakka katsaus antaisi paremman kokonaiskuvan. Säännöllinen yhteinen katselmus varmistaisi myös, että asiakas oikeasti perehtyy talouteensa. Veikkaan että aivan kaikki yrittäjät eivät kiireessä malta oma-aloitteisesti tutkia talouslukujaan, vaikka se netin kautta onnistuisikin. Sujuvat etäpalaverit ja näytönjaon hyödyntäminen mahdollistavat tilitoimistolle myös alueellisesti laajemman asiakashankinnan ja huolenpidon.

Aineistojen välitys

Tietosuoja-asetuksen voimaantulo herätti sadoissa tilitoimistoissa pohdinnan siitä, miten asiakasyritysten työntekijöiden henkilötietoja uskaltaa ja kehtaa lähettää sähköpostilla. Itse vastasin kymmenille kyselijöille, että kyllä sähköpostia voi pääsääntöisesti vielä käyttää, mutta pikkuhiljaa kannattaa etsiä rinnalle muita ratkaisuja. Osa asiakkaista arvostaa parempaa tietoturvaa ja joku uusi asiakas saattaa sitä jopa vaatia edellytyksenä asiakkuuden synnylle.

Tarvitaan siis väline, jonka avulla asiakas voi helposti ja turvallisesti toimittaa vaikkapa työntekijän lääkärintodistukset tai luottamukselliset yrityskauppasuunnitelmansa. Samoin tilitoimisto voi toimittaa asiakkaalle laatimansa henkilöstöraportit ja muut luottamukselliset aineistot.

Aineistot voidaan säilyttää pilvessä asiakkaan ja tilitoimiston saatavilla. Jos kyse on kirjanpitoaineistosta, tulee varmistaa audit trailin toteutuminen. Yksi tapa on antaa asiakirjalle tunnisteeksi kirjauksessa käytetty tositenumero. Näin asiakirja (tosite) voidaan hakea tunnisteen perusteella. Jos tositteita on vähän, riittää esimerkiksi se, että ne voidaan löytää vuoden tai kuukauden perusteella. Näin voidaan toimia esimerkiksi arkistoitaessa pk-yrityksen työntekijöiden lääkärintodistuksia, jotka ovat kirjanpidon tositteita.

Aineistot voidaan säilyttää pilvessä asiakkaan ja tilitoimiston saatavilla.

Asiakirjojen laatiminen, kommentointi ja hyväksyttäminen

Tilitoimistot laativat asiakkailleen monenmoisia pöytäkirjoja.  Nämä olisi mukava saattaa asiakkaan kommentoitavaksi ja hyväksyttäväksi verkon kautta. Monimutkaisempiin asiakokonaisuuksiin kuten yrityskaupan suunnitteluun tai kiinteistön hankintaan saattaa liittyä useampia iteraatiokierroksia ja asiakirjoja saattaa olla muokkaamassa myös leegio juristeja sekä tilintarkastaja. Tällöin asian hallinta sähköpostilla alkaa olla vaikeaa. Tässäkin tapauksessa asiakirjat ovat usein tositteen asemassa ja ne voidaan arkistoida pilvessä kunhan audit trailista huolehditaan.

Mitä puuttuu?

Edellä mainittuihin tarpeisiin on jo vuosia ollut tarjolla ilmaisia, kohtuuhintaisia sekä yltiökalliita ratkaisuja. Niitä ei kuitenkaan ole kovin aktiivisesti markkinoitu tilitoimistoille ja ennen kaikkea ratkaisuja ei ole tuotteistettu valmiiksi tilitoimistoille tyypillisiin käyttötarkoituksiin. Ratkaisut eivät myöskään ole olleet niin selkeitä ja helppokäyttöisiä, että tilitoimisto olisi kehdannut viedä niitä kaikille asiakkailleen, hyvä jos niille muutamalle diginatiiville.

Tätä puutetta Taloushallintoliitto lähti korjaamaan yhdessä Microsoftin ja Elisa Oyj:n kanssa. Hankkeessa syntyy toimintamalleja ja ideoita, joita tilitoimistot voivat halutessaan hyödyntää myös muiden ratkaisutoimittajien kanssa.

Aiheesta on luvassa muun muassa koulutusta syksyllä 2019. Lisämateriaalia voit lukea Tilitoimistossa-lehden verkkosivuilta osoitteessa tilitoimistossa.fi.

 

UncategorizedUusimmat Artikkelit
Katso kaikki

Haluatko kuulla lisää liiton jäsenyydestä?

Jätä yhteystietosi niin otamme yhteyttä.

  • tai