Voiko tilitoimisto pidättää itsellään asiakkaalleen tuottamaansa aineistoa?

Taloushallintoliiton laatimissa yleisissä toimitusehdoissa on ollut ehto, jonka mukaan tilitoimisto saa pidättää itsellään toimeksiannon yhteydessä luotua aineistoa. Vastaava ehto on ollut jo Tilitoimistojen liiton laatimassa aiemmassa Yleiset sopimusehdot KL2004:ssa ja jo niitäkin edeltävissä yleisissä ehdoissa, kaikkiaan nyt jo kymmeniä vuosia.

Nykyisen Yleiset sopimusehdot TAL2018:n mukaan pidätysoikeus on ilmaistu ehtojen 12. kohdassa näin: Tilitoimistolla on oikeus pitää hallussaan olevat asiakkaan toimittaman aineiston perusteella tai muutoin asiakasta varten laatimansa aineistot kunnes kaikki tilitoimiston asiakkaalta olevat saatavat on maksettu, ellei konkurssi- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.

Tavoitteena saatavien turvaaminen

Pidätysoikeuden tarkoituksena on turvata sitä, että asiakas maksaa velkansa tilitoimistolle ajallaan. Ensimmäinen edellytys pidätysoikeuden käyttämiselle sopimukseen perustuvana on, että Yleiset sopimusehdot KL2004 tai TAL2018 on otettu osaksi asiakkaan kanssa solmittua sopimusta. Näin pitäisi olla asianlaita, jos sopimus on kirjattu TAL2018- tai KL2004 -lomakkeille, joissa yleiset sopimusehdot ovat kiinteä osa sopimusta. Toinen edellytys on, että pakottava lainsäädäntö ei tilanteen aktualisoituessa estä oikeuden käyttämistä.

Kohteena tilitoimiston tuottama aineisto

Sopimusehtoja tulkitaan ensisijaisesti yleiskielisen sanamuodon mukaan. Ehdon sanamuodosta ilmenee, että se ei anna oikeutta kaiken toimeksiannossa kertyneen aineiston pidättämiseen. Tilitoimisto saa ehdon mukaan pitää hallussaan vain sen aineiston, jonka se on niin sanotusti omin käsin tai tietokoneavusteisesti luonut sen aineiston perusteella, jonka asiakas on tilitoimistolle toimittanut. Sen pidemmälle sopimukseen nojaava oikeus ei ulotu, joten asiakkaan tilitoimistolle toimittama aineistoa ei ehtoon nojautuen saa pidättää, vaikka maksuja olisi rästissä. Jos kaikki asiakkaan toimittama aineisto on selkeästi erotettavissa tilitoimiston tuottamasta aineistosta, myös ehdon tarkoittaman pidätysoikeuden ulkopuolelle jäävä aineisto on selkeästi identifioitavissa.

Kun aineistoja nykyisin käsitellään sähköisessä muodossa ja sekä asiakas että tilitoimisto osaltaan tuottavat aineistoa samassa ohjelmistossa käsiteltäväksi, pidätysoikeuden kohdentaminen voi olla hankalampaa. Pääperiaate joka tapauksessa tällöinkin on, että se aineisto, joka on olemassa ilman tilitoimiston minkäänlaista osallistumista edes tietokoneohjelmiston käyttömahdollisuus tarjoamalla, ei ole tilitoimiston tuottamaa aineistoa.

Pidätysoikeus soveltuu kaikkiin tilitoimiston saataviin

TAL2018-ehtoihin perustuva pidätysoikeus kattaa kaikki tilitoimiston saatavat eikä vain niitä, jotka johtuvat juuri kyseisen hallussa olevan aineiston tuottamisesta. Jäljempänä käsitelty kauppakaareen perustuva esineiden pidätysoikeus on suppeampi kattaessaan vain kyseisen esineen käsittelystä johtuvat kustannukset.

Pakottava lainsäädäntö rajoittaa pidätysoikeutta

Jos asiakkaan omaisuus määrätään konkurssiin luovutettavaksi, asiakkaaseen nähden sitova ehto pidätysoikeudesta menettää merkityksensä eikä sido konkurssipesää. Konkurssin tarkoituksena on se, että kaikki velallisen omaisuus käytetään kaikkien velkojien hyväksi ja etuoikeudet ovat poikkeuksia velkojien yhdenvertaiseen kohteluun. Pesänhoitajan olennaisiin tehtäviin kuuluu omaisuuden haltuunotto mukaan lukien velvollisuus ottaa selko omaisuudesta ja veloista sekä kirjanpidosta sekä laatia pesän tilasta selonteko muun muassa kirjanpidosta ilmenevien seikkojen perusteella. Pesänhoitajan on huolehdittava tästä heti konkurssin alusta ja työn on valmistuttava nopeasti, nykyisin kahden kuukauden kuluessa konkurssin alkamisesta. Tiedot kirjanpidosta ovat olennaisia pesänhoitajan velvollisuuksien täyttämiseksi. Konkurssilain nimenomaisten säännösten mukaan kirjanpitoaineisto kuuluukin konkurssipesään ja velallisen kirjanpitoaineisto on luovutettava konkurssipesälle myös silloin, jos se on jonkun muun kuten tilitoimiston hallussa. Maksun tilitoimisto saa tällöin periä vain välittömistä kustannuksistaan, kuten kopiointi- ja lähetyskuluista, nyttemmin esimerkiksi lähetyksiin kohdennettavista tietoliikenne- tai vastaavista kuluista.

Jos velallisen kirjanpito on konkurssin alkaessa kesken, pesänhoitajan on paria poikkeusta lukuun ottamatta huolehdittava kirjanpidon valmistumisesta konkurssin alkuun asti ja huolehdittava siitä, että konkurssiin päättyneeltä tilikaudelta laaditaan tilinpäätös. Tästä työstä konkurssipesän tulee maksaa tilitoimistolle normaalisti. Lisäksi tilitoimistojen asemaa helpottaa konkurssilain erityissäännös siitä, että konkurssipesä vastaa myös velallisen kirjanpidon laatimisesta aiheutuneesta, konkurssin alkamista edeltäneiden viimeisten kahden kuukauden aikaan kohdistuvasta kohtuullisesta saatavasta tilitoimistolle. Tämä tarkoittaa määrää, joka tavanomaisesti kirjanpitoa hoidettaessa olisi kahdelta kuukaudelta veloitettu. Korvaus ei kata muiden taloushallintopalveluiden kustannuksia.

Onko pidätysoikeudella merkitystä vaikka asiasta ei olisi sovittu?

Kauppakaari tuntee käsityöläisen oikeuden pidättää valmistamansa tai korjaamansa esine, kunnes esineeseen kohdistuva saatava on maksettu. Lisäksi on säädetty elinkeinonharjoittajan oikeudesta myydä noutamatta jäänyt esine velkojen kattamiseksi. Konkurssissa ja ulosotossa noudatettavan velkojien maksunsaantijärjestyksestä annetun lain mukaan sillä, jolla on pidätysoikeus hallinnassaan olevaan omaisuuteen, on etuoikeus saada kyseisen omaisuuden myynnistä kertyvästä kauppahinnasta maksu ennen muita velkojia. Tilitoimiston hallussa olevaa asiakkaan kirjanpitoaineistoa, kuten fyysisiä tositekappaleita voidaan sinänsä pitää irtaimina esineinä, joihin pidätysoikeus voisi kohdistua.
Jo varhemmassa oikeuskäytännössä on katsottu, ettei tilitoimistolla ole kauppakaaressa tarkoitettua oikeutta pitää työstään johtuvan saatavansa vakuutena velallisen kirjanpitoaineistoa, joten tämäkään pidätysoikeus ei ole voimassa, jos asiakas on asetettu konkurssiin.

Pidätysoikeus ei anna realisointioikeutta

Pelkkä pidätysoikeus, riippumatta siitä, perustuuko pidätysoikeus sopimusehtoon vai johdetaanko se kauppakaaresta tositteiden irtaimeksi esineeksi luonnehtimisella, ei anna oikeutta myydä pidettyä aineistoa. Tositteita tai esimerkiksi niiden perusteella laadittua tilinpäätöstä ei myöskään voida ylipäätään pitää sellaisena esineenä tai omaisuutena, joka olisi myytävissä kolmannelle osapuolelle. Pidätysoikeuden merkitys on siinä, että se joka tapauksessa on omiaan kannustamaan velkojen maksuun, vaikka tavaran myyntiä vastaavaa realisointimahdollisuutta ei ole.

Saatavia on valvottava

Jos tilitoimistolla on toimintaansa jatkavalta asiakkaalta erääntyneitä maksamattomia saatavia siinä vaiheessa, kun tilitoimistoa pyydetään toimittamaan tilitoimiston tuottama aineisto asiakkaalle, tilitoimistolla on oikeus vedota pidätysoikeuteensa. Jos sovittuun asiakkaalle toimitettavaan palveluun sisältyy se, että asiakas saa käyttää tilitoimiston tarjoamaa tietojärjestelmää, tätä palvelua ei kuitenkaan pidätysoikeuden käyttämistarkoituksessa tule keskeyttää noin vain. Ensin on tarkistettava, täyttyvätkö myös TAL2018-ehdoissa (8. kohta) sanotut palvelun keskeyttämisen edellytykset – onko viivästys kestänyt yli seitsemän päivää.

Se, että sekä asiakas että tilitoimisto tuottavat aineistoa samassa tietojärjestelmässä, voi hieman hankaloittaa pidätysoikeuden käyttämisestä käytännössä pelkästään paperiaineistolla toimimiseen verrattuna. Lisäksi, kummassakaan tapauksessa pidätysoikeus ei ole täysin kattava turva. Jos asiakkaalla ei ole maksukykyä, pidätysoikeuskaan ei auta. Tämän vuoksi on tärkeää, että saatavien tilannetta seurataan jatkuvasti niin, ettei niitä päästetä kasvamaan niin suuriksi, että luottotappioista aiheutuisi isot vahingot tilitoimistolle.