CTA Paikka

Kirjanpitäjän salassapito-velvollisuus ja EU:n whistleblower-direktiivi

Tämä kirjoitus pohjautuu salassapitovelvollisuutta koskevan osion osalta OTT Risto Ovaskan vuonna 2008 julkaisemaan kirjoitukseen, jota olen päivittänyt tähän päivään sopivaksi. Salassapitovelvollisuuden tietyntyyppisenä ”vastakohtana” valmistellaan myös Suomessa parhaillaan Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin eli niin sanotun whistleblower-direktiivin kansallista täytäntöönpanoa.
7.6.2021 Antti Rajamäki Kuva iStock

Salassapito

Yleistä

Kirjanpitäjä voi saada työssään yksityiskohtaistakin tietoa asiakasyrityksen toiminnasta ja sen liikesalaisuuksista. Jo hyvän liiketavan mukaan kirjanpitäjän ja toimeksiantajan välinen suhde on luottamuksellinen, eikä kirjanpitäjä voi ulkopuoliselle ilmaista työssään saamiaan tietoja. Suorassa työsuhteessa kirjanpidon teettäjään olevan henkilön salassapitovelvollisuus poikkeaa tietyssä määrin itsenäisen kirjanpitäjän velvollisuuksista. Seuraavassa tarkastellaan vain itsenäisen kirjanpitäjän salassapitovelvollisuutta.

Jo hyvän liiketavan mukaan kirjanpitäjän ja toimeksiantajan välinen suhde on luottamuksellinen, eikä kirjanpitäjä voi ulkopuoliselle ilmaista työssään saamiaan tietoja.

Lakiin perustuva salassapitovelvollisuus ja sen rikkominen

Liikesalaisuuksien suoja perustuu elokuussa 2018 voimaan tulleeseen uuteen liikesalaisuuslakiin sekä rikoslain säännöksiin.

Liikesalaisuudella tarkoitetaan liikesalaisuuslain 2 §:n mukaan tietoa, joka 1) ei ole kokonaisuutena tai osiensa täsmällisenä kokoonpanona ja yhdistelmänä tällaisia tietoja tavanomaisesti käsitteleville henkilöille yleisesti tunnettua tai helposti selville saatavissa; 2) jolla on taloudellista arvoa elinkeinotoiminnassa; ja 3) jonka laillinen haltija on ryhtynyt kohtuullisiin toimenpiteisiin sen suojaamiseksi.

Tieto voi olla liikesalaisuus käytännössä rajoittamattoman ajan. Jos tieto kuitenkin tulee julkiseksi tai se menettää taloudellisen merkityksensä, sitä ei enää pidetä liikesalaisuutena eikä se enää nauti lain mukaan suojaa.

Liikesalaisuuden ilmaiseminen on kiellettyä muun muassa silloin, kun suoritetaan tehtävää toisen puolesta tai muuten luottamuksellisessa liikesuhteessa. Tällöin tiedon vastaanottajalla (kirjanpitäjällä) on suoraan liikesalaisuuslain mukainen velvoite olla käyttämättä liike­salaisuutta muuten kuin on tarkoitettu.

Liikesalaisuuksien lakisääteistä suojaa loukkaavalle henkilölle on mahdollista vaatia liikesalaisuuslaissa määriteltyjä seuraamuksia. Jos kyse on liikesalaisuuden oikeudettomasta ilmaisemisesta, maksettavaksi tulee korvaus siitä vahingosta, jonka ilmaiseminen on aiheuttanut. Vahinkoa kärsineen tulee tällöin näyttää aiheutunut vahinko. On myös mahdollista määrätä loukkaaja tuhoamaan liikesalaisuuden sisältävät asiakirjat, esineet, materiaalit, aineet tai sähköiset tiedostot. Jos kysymys on samalla sopimusrikkomuksesta, myös sopimusoikeudelliset seuraamukset, kuten sopimussakko, voivat tulla kysymykseen.

Rikoslaissa on puolestaan kriminalisoitu yrityssalaisuuden rikkominen ja yrityssalaisuuden väärinkäyttö. Liikesalaisuuden loukkaus voi siten olla yhtä aikaa sekä rikos että liikesalaisuuslain vastainen teko.

Sopimukseen perustuva salassapitovelvollisuus ja sen rikkominen

Taloushallintoliiton yleisten sopimusehtojen TAL2018 kohdan 6 mukaan osapuolen on pidettävä salassa saamansa toisen osapuolen liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot. Salassapitovelvollisuus jatkuu sopimuksen päätyttyäkin. Osapuolten tulee huolehtia siitä, että myös heidän henkilöstönsä sitoutuu salassapitoon. Sopimusperusteisesti tilitoimisto vastaa mahdollisesta salassapitoon liittyvästä sopimusrikkomuksesta yleisissä sopimusehdoissa esitetyin tavoin ja perustein. On myös mahdollista, että asiakas ja kirjanpitäjä tekevät erillisen sopimuksen, jonka eräänä ehtona on salassapitovelvollisuuden rikkomisesta aiheutuva sopimussakko.

Todistajan asema oikeudenkäynnissä

Liikesalaisuuden ilmaiseminen ei ole luvatonta, jos lain säännös siihen velvoittaa. Asianosaista lukuun ottamatta jokainen on velvollinen olemaan todistajana oikeudenkäynnissä. Puolisoa tai laissa lähemmin määriteltyä lähisukulaista ei kuitenkaan voida vastoin tahtoaan kuulla todistajana.

Oikeudenkäymiskaaren 17 luvun 19 §:n mukaan todistaja (kirjanpitäjä) saa kieltäytyä todistamasta liikesalaisuudesta, jolleivät erittäin tärkeät syyt ottaen huomioon asian laatu, todisteen merkitys asian ratkaisemisen kannalta ja seuraukset sen esittämisestä sekä muut olosuhteet vaadi todistamista. Säännös siis oikeuttaa, mutta ei velvoita kieltäytymään. Kieltäytymisen syy on kerrottava ja tuettava sitä todennäköisin syin. Merkityksellisten yrityssalaisuuksien ollessa kyseessä on todistajaksi kutsutun kirjanpitäjän syytä neuvotella asiantuntevan lakimiehen kanssa, jotta mahdollinen vastaamasta kieltäytyminen voidaan mahdollisimman hyvin perustella.

Kirjanpitäjän salassa-pitovelvollisuus ulottuu kaikkiin kolmansiin henkilöihin.

Rikostutkintaan myötävaikuttaminen

Poliisi voi kuulustella epäillystä rikoksesta ehkä tietävää henkilöä todistajana (esimerkiksi kirjanpitäjä).

Esitutkintalain 7 luvun 8 §:n 1 momentin mukaan todistajan on totuuden­mukaisesti ja mitään salaamatta ilmaistava, mitä hän tietää tutkittavasta asiasta. Mikäli hän olisi kyseistä rikosepäilyä koskevassa oikeudenkäynnissä oikeutettu tai velvollinen kieltäytymään todistamasta, ilmaisemasta seikkaa tai vastaamasta kysymykseen, hän on oikeutettu tai velvollinen siihen myös esitutkinnassa. Henkilö on vastaavalla tavalla velvollinen myös esittämään hallussaan olevan, esitutkinnan kannalta merkityksellisen asiakirjan tai muun todistusaineiston.

Kirjanpitäjä ei siten pääsäännön mukaan ole velvollinen kertomaan liike­salaisuuksista esitutkinnassa. Mikäli kyse on kuitenkin asiasta, jossa erittäin tärkeät syyt vaativat kertomaan liike- ja ammatti­salaisuuksista, on kirjanpitäjä velvollinen niin tekemään. Tulkinnanvaraisessa tilanteessa kirjanpitäjän on syytä kääntyä lakimiehen puoleen tilanteen ollessa kaksijakoinen: kirjanpitäjän on edesautettava viranomaisten työtä, mutta tärkeiden liike­salaisuuksien on silti pysyttävä salaisina.

Jos on syytä epäillä rikosta, josta ­ankarin rangaistus on vähintään kuusi kuukautta vankeutta, tai jos selvitettävänä ovat yhteisösakon tuomitsemiseen liittyvät seikat, saadaan pakkokeinolain 8 luvun 2 §:n mukaan paikassa, joka on rikoksesta epäillyn hallinnassa, toimittaa kotietsintä. ­Paikassa, joka ei ole rikoksesta epäillyn hallinnassa, saadaan kotietsintä toimittaa vain siinä tapauksessa, että rikos on tehty siellä tai epäilty on otettu siellä kiinni taikka muuten voidaan erittäin pätevin perustein olettaa, että etsinnässä löytyy rikokseen liittyvä esine, omaisuus, asiakirja, tieto tai seikka.

Asiakirjat, kuten kirjanpitoaineisto, voidaan takavarikoida, jos on syytä olettaa, että sitä voidaan käyttää rikosasiassa todisteena.

Kotietsinnän tai takavarikon osalta kirjanpitäjällä ei ole omaa harkintavaltaa. Kotietsinnässä läsnä olevan kirjanpitäjän olisi kuitenkin mahdollisuuksien mukaan pyrittävä informoimaan viranomaisia tiedossaan olevista takavarikoitavaan aineistoon liittyvistä liikesalaisuuksista. Olosuhteista riippuu, missä määrin ja laajuudessa tämä on tarpeen ja mahdollista.

Yhteenvetona kirjanpitäjän myötävaikutusvelvollisuudesta voidaan todeta, että kirjanpitäjä on velvollinen kertomaan epäillystä rikoksesta tietämänsä asiat, jos kyse ei ole liikesalaisuuden ilmaisemisesta sallimaan kirjanpitotoimiston asiakirja-aineiston tutkimisen ja sallimaan asiakirja-aineiston ottamisen poliisin haltuun.

Salassapitovelvollisuuden henkilöulottuvuus

Kirjanpitäjän salassapitovelvollisuus ulottuu kaikkiin kolmansiin henkilöihin.

Asiakassuhteen perusteella saaduista tiedoista voidaan saman kirjanpitotoimiston asiaomaisen henkilökunnan piirissä keskustella esimerkiksi oikeaan kirjaamistapaan tai muuhun vastaavaan liittyvän ongelman selvittämiseksi. Jos kollegan neuvoja tai käsityksiä tarvitaan, on ongelma tällöin ilmaistava siten, ettei asiakkaan henkilöllisyys tule ilmi. Asiakasyritykseen voidaan olla yhteydessä lakisääteiseen hallintoon kuten hallituksen jäseneen, toimitusjohtajaan tai isännöitsijään kuten tietysti myös tilintarkastajaan. Myös asiakasyrityksessä tehtäviensä puolesta tähän valtuutetun (asemavaltuutus) henkilön kanssa voidaan kirjanpitoasioista keskustella. Tietoja kirjanpidosta ei voi kuitenkaan antaa asiakasyrityksessä sellaiselle henkilölle, jonka tehtävät eivät liity kirjanpitoon ja sen suorittamiseen. Mikäli epäselvyyttä syntyy, on asia syytä varmistaa yrityksen operatiiviselta johdolta, kuten toimitusjohtajalta tai talousjohtajalta.

Jos velallisen kirjanpito on luotettavan ulkopuolisen kirjanpitäjän hallussa, pesänhoitaja voi sopia, että tämä edelleen säilyttää kirjanpitoa hallussaan konkurssipesän lukuun.

Sivullisen tiedonantovelvollisuus verotusmenettelylain mukaan

Verotusmenettelylain 15 §:n mukaisen sivullisen yleisen tiedonantovelvollisuuden mukaan jokaisen on toimitettava Verohallinnolle verotusta varten tarpeelliset tiedot maksamistaan tai välittämistään rahanarvoisista suorituksista, niiden oikaisuista, saajista ja suoritusten perusteista. Tiedot on toimitettava silloinkin, vaikka suoritus olisi maksettu ennakonpidätystä toimittamatta tai kyseinen tulo olisi saajalleen verosta vapaa.

Verohallitus on rajoittanut tietojen antamista siten, että tiedonantovelvollisen on ilmoitettava Verohallinnolle ilman erikehotusta vain verohallituksen päätöksen yleisestä tiedonantovelvollisuudesta (18.12.2020) 2–20 §:ssä tarkoitetut tiedot.

Verotusmenettelylain 19 §:n mukaisen sivullisen erityisen tiedonantovelvollisuuden mukaan jokaisen on annettava Verohallinnon kehotuksesta nimen, pankki­tilin numeron, tilitapahtuman tai muun vastaavan yksilöinnin perusteella tietoja, jotka saattavat olla tarpeen muun verovelvollisen verotusta tai muutoksenhakua koskevan asian käsittelyä varten ja jotka selviävät hänen hallussaan olevista asiakirjoista tai muutoin ovat hänen tiedossaan, ellei hänellä lain mukaan ole oikeutta kieltäytyä todistamasta asiasta. Verotukseen vaikuttavia, taloudellista asemaa koskevia tietoja ei kuitenkaan saa kieltäytyä antamasta. Laki on laadittu niin väljästi, että miltei millä tahansa tilitoimiston hallussa olevalla tiedolla saattaa olla merkitystä verotusasian käsittelyä varten, jos veroviranomainen sellaista tietoa yksilöidysti kysyy.

Asiakkaan konkurssi

Jos asiakas asetetaan konkurssiin, noudatetaan konkurssilain säännöksiä.

Kirjanpitoaineiston hallintaoikeus siirtyy käräjäoikeuden määräämälle pesänhoitajalle, eikä pesänhoitajaan nähden ole kirjanpitotehtävästä aiheutuvaa salassa­pitovelvollisuutta. Jos velallisen kirjanpito on luotettavan ulkopuolisen kirjanpitäjän hallussa, pesänhoitaja voi sopia, että tämä edelleen säilyttää kirjanpitoa hallussaan konkurssipesän lukuun.

Konkurssilain 9 luvun 3 §:n 2 momentin mukaan konkurssipesällä on oikeus saada sivullisen hallussa oleva kirjanpitoaineisto haltuunsa ja korvattava ainoastaan aineiston toimittamisesta aiheutuvat kustannukset.

Kirjanpitäjällä ei ole pidätysoikeutta hallussaan olevaan velallisen kirjanpito­aineistoon. Jos kirjanpitotehtävien hoidosta aiheutuneita laskuja on maksamatta, kirjanpitäjä joutuu valvomaan saatavansa konkurssissa muiden velkojien tavoin.

Velallisyrityksen johdolle saa edelleen antaa kirjanpitoa koskevia tietoja, jotta se pystyy valvomaan velalliselle kuuluvia oikeuksia konkurssimenettelyssä. Sen sijaan velallisyrityksen johto ei ole oikeutettu määräämään kirjanpitoon liittyvistä kysymyksistä toimiohjeita antamalla, ellei pesänhoitaja ole erikseen ohjeistanut tällaiseen menettelyyn esimerkiksi kirjanpidon loppuun saattamiseksi.

Kirjanpitäjän ja asiakasyrityksen johdon välille on saattanut muodostua ­pitkäaikainen luottamussuhde, jossa kirjan­pitäjälle on uskottu ehkä sellaisiakin tietoja (esimerkiksi jonkin kirjan­pitoon sisältyvän oikeustoimen yksityisluonteisia taustatietoja), jotka eivät ole tarpeen oikean kuvan saamiseen yrityksen kirjanpidosta tai siihen sisältyvistä oikeustoimista. Tällöin ei voitane pitää virheenä, että kirjanpitäjä jättää konkurssihallinnolle ilmaisematta sanotunlaiset yksityisluonteiset tiedot, kunhan varsinaiseen kirjanpitoon liittyvät asiat tulevat selvitetyksi eikä kyse ole kirjanpitäjän tiedossa olevan rikoksen salaamisesta tai peittelemisestä.

Asiakassuhteen päättyminen

Asiakassuhteen päättyminen ei muuta salassapitovelvollisuuden laajuutta, vaan kirjanpitäjä on edelleen velvollinen olemaan ilmaisematta sitä, minkä hän on saanut tehtävässään tietää.

 

EU:n whistleblower-direktiivi

Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937, eli niin sanotun whistleblower-direktiivin, kansallista täytäntöönpanoa valmistellaan oikeus- ja työ- ja elinkeinoministeriössä.

Direktiivi velvoittaa sekä yksityiset että julkiset organisaatiot tarjoamaan sisäiset ilmoituskanavat tietyistä EU-oikeuden alaisista väärinkäytöksistä ilmoittamiseen. Yksityisellä sektorilla vaatimus koskee yrityksiä, joissa on vähintään 50 työntekijää. Hallituksen esitys on tarkoitus antaa eduskunnalle loppukesällä 2021 ja direktiivi tulee panna jäsenmaissa täytäntöön 17.12.2021 mennessä. Joulukuun 2021 määräaika koskee kuitenkin vain yrityksiä, jotka työllistävät vähintään 250 henkilöä. 50–249 työntekijän yrityksillä on toteutukseen kaksi vuotta lisäaikaa.

Lisäksi perustetaan ulkoinen, viranomaisten ylläpitämä ilmoituskanava, jossa väärinkäytöksistä voi ilmoittaa luottamuksellisesti. Tämän toteuttamiseksi tullaan nimeämään toimivaltaiset viranomaiset.

Direktiivin soveltamisala kattaa tällä hetkellä muun muassa rahoituspalvelut, rahanpesun ja terrorismin rahoituksen ehkäisemisen, kuluttajansuojan sekä yksityisyyden ja henkilötietojen suojan.

Ilmoitusmahdollisuus ei rajoitu ainoastaan työsuhteisiin, vaan myös muilla henkilöillä, jotka ovat työnsä puolesta yhteydessä kyseiseen organisaatioon, tulee olla mahdollisuus ilmoituskanavien käyttöön. Tällaisia toimijoita ovat muun muassa alihankkijat, toimittajat tai osakkeenomistajat.

Direktiivin 21 artiklan mukaan väärinkäytöksen ilmoittajan ”ei katsota rikkovan mitään tietojen ilmaisemista koskevaa rajoitusta”. Salassapitosopimuksella ei voida siten kaventaa ilmoittajien direktiivin­mukaista suojaa.

Direktiivin mukainen ilmoitusmahdollisuus näin ollen lisää myös kirjanpitäjien keinoja tuoda esiin havaitsemiaan väärinkäytöksiä.
Suojaa annetaan ilmoittajalle, jolla on ilmoitushetkellä ollut perusteltu syy uskoa, että EU-oikeutta on rikottu direktiivin soveltamisalaan liittyen. Ilmoittaja ei menetä suojaa, jos tämä on rehellisen virheen vuoksi ilmoittanut paikkansa-
pitämättömiä rikkomisia koskevia tietoja. Ilmoittajan henkilöllisyys sekä tiedot, jotka voivat paljastaa tämän henkilöllisyyden on pidettävä salassa, ellei ilmoittaja anna henkilöllisyytensä paljastamiseen nimenomaista lupaa.

Erityisen suojan tarve muodostuu tilanteissa, joissa tiedot on saatu työn yhteydessä ja ilmoittaja on sen vuoksi vaarassa joutua vastatoimien kohteeksi, esimerkiksi salassapito- tai lojaliteettivelvollisuuden rikkomisen perusteella. Väärinkäytöksistä ilmoittavat henkilöt ovat usein haavoittuvassa asemassa suhteen ilmoituksen kohteena oleviin tahoihin. Kirjanpitäjällä voikin olla keskeinen asema väärinkäytösten paljastamisessa, ja suojan tarve vastatoimia vastaan korostuu kirjanpitäjän salassapitovelvollisuuden vuoksi. Kirjanpitäjällä on mahdollisuus ilmoittaa väärinkäytöksistä sisäisten kanavien kautta taikka ulkoisia kanavia käyttäen eli suoraan viranomaisille.

Toimintamallit ja työkalutUusimmat Artikkelit
Katso kaikki

Haluatko kuulla lisää liiton jäsenyydestä?

Jätä yhteystietosi niin otamme yhteyttä.

  • tai