Valmistautuminen eurooppalaisen standardin mukaiseen verkkolaskutukseen – Tapaus Taloushallintoliitto ry

Kirjoitin Tilisanomien numeroon 1/2020 laskuttajia koskevasta suurehkosta muutoksesta – Suomen valtio vaatii laskuttajiltaan 1.4.2020 alkaen sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin mukaisia verkkolaskuja.

Taloushallintoliitto on tässä asiassa samassa veneessä kuin moni tilitoimiston asiakasyritys. Mekin laskutamme valtiota ja muutoksia tulee tehtäväksi kaiken muun kevätkiireen ohessa. Kerromme tässä artikkelissa omista haasteistamme ja suunnitelmistamme antaaksemme ideoita. Alkuperäinen deadline oli 1.4., mutta 18.3. saatiin tieto, että koronaviruksen aiheuttaman kriisin vuoksi valtionhallinto hyväksyy toistaiseksi myös vanhempia verkkolaskuversioita.

Mitä palveluja oikein laskutamme?

Taloushallintoliiton ja Tili-instituuttisäätiön laskutus on melkoinen sillisalaatti – aivan kuten monella pk-yrityksellä. Laskutamme asiakkaita ja jäseniä seuraavista palveluista:
• omat koulutukset
• lehtitilaukset
• jäsenmaksut
• KLT- ja PHT-tutkinnot
• ilmoitusmyynti
• ulkopuoliset luennoitsijaveloitukset ja konsultointi
• tilavuokrat
• messu- ja koulutusständit

Useimmissa näissä palveluissa asiakkaiden joukossa on valtionhallinnon yksiköitä. Laskuille on lakisääteisen informaation lisäksi saatava tiliöintiviitteitä, sopimusnumeroja ja tilausnumeroita.

Dokumentoidaan laskutusprosessi ja järjestelmät

Laskutusjärjestelmäkokonaisuutemme on vuosikymmenten kehityksen tulos – hyvässä ja pahassa. Toimintamme ydintä hallitaan Filemakerillä toteutetulla, meille koodatulla Ilona-järjestelmällä. Sen suunnitteluun ja toteutukseen on vuosien saatossa osallistunut omia ja ulkoisia asiantuntijoita ja dokumentaatio ei ole aina seurannut toteutuksen perässä.

Ilonasta tuotetaan Maestron laskutusjärjestelmään laskutusaineisto XML-muodossa. Laskut lähtevät Maestrosta verkkolaskuina Ropo Capitalin verkkolaskupalveluun. Maestrolta tarvitsemme version, joka tuottaa Finvoice 3.0 verkkolaskuja. Tarvitsemme Maestrolta myös keskustelukumppanin, jonka kanssa täsmennämme, mitkä uusista verkkolaskutiedoista täytyy saada jo Ilonasta ja mitä voidaan hallita Maestrossa.

Ja mitä kaikkea Maestro tuottaa automaattisesti – ainakin laskurivin pakollinen juokseva rivinumero on tällainen, toivottavasti myös maksutapa? Mutta missä hallitaan laskurivin mittayksiköt? Ja missä alv-koodit?

Eikä tässä vielä kaikki. Tilisanomien tilauslaskutusta hallitaan Ilonan kylkeen koodatussa lisämodulissa Tiltaltissa. Sen tuottama laskuaineisto ei menekään Maestron kautta Ropolle, vaan se lähtee Tiltaltista suoraan Finvoicena Opus Capitalle. Tässä toteutusvastuu jää meille.

Koodarimme pääsee ”upgreidaamaan” vuosia sitten koodaamaansa Finvoicen uuteen 3.0 versioon.

Alla oleva kuva hahmottaa laskutuskokonaisuuttamme. Monissa tilitoimistojen asiakasyrityksissä on käsissä samanlainen vyyhti – onneksi suurin osa selviää helpommalla.

Suunnitellaan toimet ja sovitaan vastuut

Maestron kanssa sovimme palaverin, jossa täsmennämme:
• Miten liittymä Maestroon muuttuu?
• Mitä uusia tietoja Ilonasta tuotamme?
• Mitkä uusista tiedoista Maestro vaatii Ilonasta, mitkä saadaan Maestrossa laitettua rekistereihin, mitkä Maestro tuottaa automaattisesti ja mitkä laskuttajamme syöttää laskuja luodessaan?

Sovimme aikataulut päivityksille ja mietimme miten ja milloin tämä testataan.

Koodarimme kanssa sukellamme Finvoicen kiehtovaan maailmaan. Siitä on vuosia, kun liittymä tehtiin. Mitkä ovat uudet tiedot Finvoicella? Mille tiedoille pitää luoda uudet kentät Ilonaan ja mitkä voidaan luoda lennosta Finvoice-tiedostoa luotaessa?

Aika on kortilla ja resurssit niukkoja

Aloitimme talouspäällikkömme kanssa valmistelun tammikuun lopussa. Tässä vaiheessa sadat pk-yritykset pähkäilevät näitä samoja kysymyksiä, mutta tuhansien pitäisi. Lopuilla muutamalla sadalla tuhannella laskutus on ehkä sen verran simppeliä tai valtio ei kuulu asiakaskuntaan, että he pääsevät asiasta pienemmällä murehtimisella. Toivottavasti olemme sen verran ajoissa liikenteessä, että saamme asian hoidettua.