Turvallinen etätyö – näin huomioit henkilöstön ja tietoturvan

Koronaviruspandemia on ajanut työntekijät laajasti etätöihin. Etätöihin liittyvät turvallisuusasiat niin henkilöstön kuin tietoturvankin näkökulmasta on nyt erityisen tärkeää ottaa huomioon.

Töissä vai tauolla?

Laki velvoittaa yrittäjää järjestämään kaikille vakituisessa työsuhteessa oleville työntekijöille työtapaturmavakuutuksen. Se on perusturva, joka on voimassa myös etätöissä. On kuitenkin hyvä hahmottaa, ettei se ole yhtä kattava kuin työpaikalla.

Jotta työtapaturmavakuutus korvaa etätöissä tapahtuvan tapaturman, on tapaturman liityttävä välittömästi työntekoon. Olennainen kysymys siis on, tapahtuuko tapaturma töissä vai tauolla.

Nyrkkisääntö on, että kaikenlainen liikkuminen kotona ja kodin ulkopuolella on etätyössä lähtökohtaisesti rajattu vakuutusturvan ulkopuolelle, vaikka samaan aikaan puhuisikin työpuhelua tai lukisi työsähköpostia puhelimelta tai kannettavalta.

Tämä perustuu siihen, ettei yrittäjä voi vaikuttaa työntekijän kotona vallitseviin oloihin. Työntekijä voi kompastua maton alle jääneeseen lapsen leluun tai asunnossa on teräviä kulmia, joihin voi törmätä. Tilanne voi olla niinkin arkinen kuin kaatuminen keittiössä vettä hakiessa tai liukastuminen mattoon juostessa wc:stä vastaamaan työpisteessä soivaan puhelimeen.

Näitä tilanteita varten tarvitaan vapaaehtoista vapaa-ajan vakuutusta tai etätyövakuutusta täydentämään työntekijän turvaa.

Vakuutusturva on
keskeinen osa riskienhallintaa

Työhön liittyvät tapaturmat eivät etätöissä ole usein kovin vakavia ja ne tapahtuvat työpisteellä istuessa. Tyypillisiä korvattavia työtapaturmia ovat kolhaisut tai tuolilta tipahtamiset.

Tapaturmia sattuu kuitenkin myös vapaa-ajalla ja etätyöpäivän tauoilla. Yrittäjän on punnittava, tulisiko työntekijä vakuuttaa myös niiden osalta. Vakuutusturva on keskeinen osa riskienhallintaa.

Tauot pitävät yllä työtehoa ja niitä kannattaa kannustaa pitämään. Ne eivät kuitenkaan kuulu työtapaturmavakuutuksen piiriin.

Lakisääteinen työtapaturmavakuutus takaa työntekijälle perusturvan. Työnantaja voi täydentää sitä vapaaehtoisilla vakuutuksilla, kuten etätyövakuutuksella tai vapaa-ajan ryhmätapaturmavakuutuksella.

Vapaa-ajan vakuutus kattaa myös harrastustoiminnan, ja sen avulla työntekijä saadaan vahingon sattuessa nopeasti hoitoon ja takaisin työkykyiseksi.

On hyvä pohtia myös, voiko yrittäjä tukea muutenkin työntekijän työkykyä ja aktiivisuutta. Kotona ei etätyöpäivän aikana tule välttämättä otettua niin paljon askeleita.

Työ- ja vapaa-ajan rajaaminen vaatii etätyöläiseltä itsensä johtamisen taitoa. Esimiehen on puolestaan pysyttävä perillä työn kuormittavuudesta ja mietittävä keinoja, joilla pitää etätyöläinen mukana työyhteisön arjessa, vaikka ihmiset työskentelisivät fyysisesti eri paikoissa.

Parhaimmillaan etätyö lisää työntekijöiden hyvinvointia ja vähentää stressiä.

Yhteiset käytännöt ja tietoturva

Tärkeä tekijä onnistuneessa etätyössä on yhteisten pelisääntöjen sopiminen. Nämä säännöt on syytä pohtia jo etukäteen. Samoin tiimin omat käytännöt on syytä määritellä: milloin ollaan tavoitettavissa ja millä välineillä?

Salassapitokäytännöt pätevät myös kotona. Ovatko töissä käsiteltävät asiat sellaisia, ettei esimerkiksi muu paikalla oleva perhe saa kuulla tai tietää niistä? Jos käsittelyssä on salaisia asioita, saako näköyhteyden omaan ruutuun estettyä? Tai onko palaveri mahdollista pitää eri huoneessa, jotta muut eivät kuule sen sisältöä?

Etätyöhön liittyvät keskeisesti muun muassa tietoturvakysymykset. Miten toimitaan mahdollisia tietojenkalasteluja kohdatessa? Entä mihin kaikkeen työkonetta ja verkkoa saa käyttää?

Taloushallintoliiton sopimaan vakuutusten pakettiratkaisuun kuuluu myös tietoturvavakuutus, josta saa turvaa tietoturvariskeihin. Se kattaa sekä riskin henkilötiedon vuotamisesta että toiminnan keskeytymisestä aiheutuvan vahingon, jos tilitoimisto joutuu esimerkiksi palvelunestohyökkäyksen kohteeksi. Kokonaisuutena Taloushallintoliiton jäsenten vakuutuskokonaisuus on kattavin markkinoilta saatava turva tilitoimiston vahingonkorvausvastuun ja rikosriskien varalle. Rikosvakuutus korvaa työntekijöiden kavaltamalla aiheuttamia vahinkoja, olivatpa kavalletut varat sitten toimiston tai asiakkaiden, ja varallisuusvastuuvakuutus tuo turvaa työssä tapahtuvan virheen varalta.

Tilitoimiston ei tarvitse käyttää omaa aikaansa näiden vakuutustuotteiden vertailuun ja kilpailuttamiseen, vaan liitto on tehnyt tämän heidän puolestaan.