TAL2018-toimeksiantosopimus korona-aikana

Käy läpi asiakaskuntasi ja mieti toimintamallit

Monen asiakasyrityksen kassatilanne on vaikea ja maksuviiveitä tulee. Kun näin käy, tilitoimiston kannattaa miettiä asiakaskohtaisesti sopivat toimintamallit. Mielestäni kolme päävaihtoehtoa ovat:

1. Asiakkaalle annetaan maksuaikaa ja selkeästi ilmaistaan, että kyse on koronavirusepidemian aikaisesta poikkeustoimesta ja samalla sovitaan esimerkiksi limiitti ja maksuaikataulu. Tätä mallia voi tilitoimiston terveen riskinhallinnan jälkeen soveltaa asiakkaisiin, joiden uskoo selviävän kriisin yli. Toimintamalli jakaa mielipiteitä alalla. Toinen sanoo, että tilitoimiston ei pidä olla asiakkaansa pankki. Toinen kertoo omien kokemustensa perusteella finanssikriisin ajoilta, että ne asiakkaat, joiden tilitoimisto jousti vaikeina aikoina, eivät aivan hevillä vaihtaneet toimistoa parempina aikoina. Kumpikin on oikeassa. Tilitoimiston omien voimavarojen puitteissa harjoitettu asiakaskohtaiseen harkintaan nojaava jousto voi kuitenkin olla tehokasta asiakassuhteiden lujittamista ja markkinointia.
2. Toimeksiantosopimuksen palvelusisältöä voidaan muuttaa vastaamaan asiakkaan maksukykyä ja kriittistä tarvetta. Muutos voidaan tehdä päivittämällä sopimuksen hintaa ja palveluerittelyä tai erillisellä päivityssopimuksella, jonka malli on esitetty artikkelin lopussa. Niille jotka käyttävät sujuvasti sähköisiä sopimisvälineitä, kuten TAL2018-sopimuskonetta, voi uuden sopimuksen tekeminen olla kätevin vaihtoehto.
3. Palvelu keskeytetään ja sopimus puretaan sopimusehtojen mukaan.

Missään tapauksessa ei tule toimia niin, että sopimus pidetään voimassa, mutta sovittua palvelua ei tuoteta. Tästä voi seurata korvausvastuita ja jopa rikosoikeudellisia vastuita, jos kirjanpidon, tilinpäätösten ja viranomaisilmoitusten tekeminen laiminlyödään pidemmäksi aikaa. Lyhytaikaisesti näin voidaan toki toimia, kun palvelut on keskeytetty asianmukaisesti asiakkaalle tiedottaen ja asiakkaan kanssa käydään neuvotteluja asiakasyrityksen ja toimeksiannon jatkomahdollisuuksista.

Sovella tarvittaessa ennakkolaskutusta

TAL2018-sopimuksen yleisten sopimusehtojen kohdan 10 mukaan ”tilitoimistolla on oikeus vaatia asiakkaalta ennakkomaksu, jos siitä on asiakkaan kanssa sovittu taikka, jos se voidaan tapauksen olosuhteissa muutoin katsoa perustelluksi.” Ennakkolaskutusta voidaan soveltaa asiakkaisiin, joilla on maksukykyä, mutta ennakoitavissa maksuvaikeuksia. Ennakkolaskutus on usein prosessina työläs laskuttajalle, jos tilitoimisto laskuttaa suoritteiden tai tuntien perusteella. Tällöin ennakkolaskutus pitää täsmäyttää tuntien ja suoritteiden perusteella syntyvään laskutuskertymään. Kiinteästi hinnoitelluissa palveluissa asia sujuu yleensä vaivattomammin.

Sovella aineiston pidätysoikeutta vain harkiten

Yleisten sopimusehtojen kohta 12 käsittelee aineiston pidätysoikeutta:

Tilitoimistolla on oikeus pitää hallussaan olevat asiakkaan toimittaman aineiston perusteella tai muutoin asiakasta varten laatimansa aineistot kunnes kaikki tilitoimiston asiakkaalta olevat saatavat on maksettu, ellei konkurssi- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Tilitoimisto luovuttaa maksun saatuaan asiakkaan aineiston viipymättä asiakkaalle.

Aineiston pidätysoikeuden tarkoituksena on turvata tilitoimiston saatavia. Oikeusoppineilla on eriäviä näkemyksiä siitä, onko kirjanpitoaineiston pidätys kirjanpitovelvolliselta oikeutettua. Viimeisin Korkeimman oikeuden ratkaisu asiasta on R77/859 vuodelta 1978. Kyseisessä tapauksessa Korkein oikeus katsoi, että tilitoimistolla ei ollut oikeutta pidättää edes itse laatimaansa aineistoa. Tällöinkin kyseessä oli äänestyspäätös, jossa kaksi eriävän mielipiteen jättänyttä oikeusneuvosta olivat myös keskenään asiasta eri mieltä.

Suosittelen, että tässä tilanteessa käytätte pidätysoikeutta harkiten – oikeusprosessin lopputulos ei ole ennakoitavissa eikä poliisilla välttämättä ole tällä hetkellä ymmärrystä tilitoimiston näkemykselle, jos vastassa on kirjanpitoaineistoaan kaipaava ongelmissa oleva yrittäjä. Joka tapauksessa pidätysoikeutta voi soveltaa vain tilitoimiston laatimaan aineistoon, tositteet on luovutettava asiakkaalle saatavista riippumatta. Konkurssiin asetetun yrityksen kirjanpitoaineisto on myös aina luovutettava pesänhoitajalle.

Sopimuksen purkaminen

Lähes jokainen tilitoimisto joutuu irtisanomaan tai purkamaan toimeksiantosopimuksiaan koronapandemian aiheuttaman tilanteen vuoksi. Syynä voivat olla paitsi asiakkaan maksuviiveet, myös ongelmat, jotka taloudellinen epävarmuus ja epätoivo ovat nostaneet esiin.

Sopimuksen purkaminen maksuviiveen perusteella

Yleisten sopimusehtojen kohdan 8 mukaan tilitoimistolla on oikeus keskeyttää palvelut, jos asiakkaan maksu tilitoimistolle viivästyy yli seitsemän päivää. Jos asiakas ei oikaise tilannetta seitsemän päivän kuluessa tilitoimiston kirjallisesta huomautuksesta, tilitoimistolla on oikeus purkaa sopimus. Kun tilitoimisto laskuttaa tehdyt työt ripeästi ja seuraa saatavia aktiivisesti, ei suuria luottotappioita pääse muodostumaan.

Sopimuksen purkaminen, kun aineistoa ei toimiteta

Monessa tapauksessa asiakasyrityksen talousvaikeudet vaikuttavat sen kykyyn hoitaa omia talousprosessejaan. Pahimmassa tapauksessa yrittäjän elämänhallinnan kariutuminen johtaa siihen, että hanskat tippuvat kokonaan. Tämän seurauksena tilitoimistolle toimitetaan puutteellisia aineistoja tai aineistojen toimitus lakkaa kokonaan. Ilmiö on tuttu monille kirjanpitäjille vanhoilta hyviltäkin ajoilta puhumattakaan nykyisistä lopun ajan tunnelmista.

Tilitoimiston ei tule tehdä kirjanpitoja ja viranomaisilmoituksia puutteelliseksi tietämänsä aineiston perusteella. Yleisten sopimusehtojen kohdan 8 mukaan tilitoimistolla on oikeus keskeyttää palvelut, ”jos asiakas ei toimita tarvittavia tietoja tai aineistoa ajallaan tai ei muutoin asianmukaisesti myötävaikuta palvelujen tuottamiseen”. Jos asiakas ei oikaise tilannetta seitsemän päivän kuluessa tilitoimiston kirjallisesta huomautuksesta, tilitoimistolla on oikeus purkaa sopimus.

Sopimuksen purkaminen kirjanpidon sisältöä koskevien näkemyserojen perusteella

Osa yrityksistä kaatuu akuuttiin kassakriisiin, eivätkä kirjanpidolliset pohdinnat ole tällöin yrittäjän mielessä päällimmäisenä. On kuitenkin yrityksiä, joille voi olla elintärkeää pitää tulos ja tase tietyissä raameissa esimerkiksi rahoitusta saadakseen. Yrityksen omistajalla tai johdolla voi olla kiusaus vääriin kirjauksiin tai aiheellisten kirjausten tekemättä jättämiseen. Kyse voi olla arvottomien saatavien kirjaamisesta taseessa täyteen arvoonsa tai ennenaikaisesta liikevaihdon tulouttamisesta.

Tämä on mahdottoman hankala tilanne tilitoimiston kirjanpitäjälle. Kannattaa kuitenkin pitää muistissa nyrkkisääntönä, että mikään ei oikeuta kirjanpitäjää tekemään selkeästi vääräksi tai laittomaksi tietämäänsä kirjausta. Seurauksena kirjanpitäjälle voi olla vahingonkorvausvastuu, jos asiakas saa lainaa väärän tilinpäätöksen perusteella ja pahimmassa tapauksessa rikosvastuu.

Esimiesten ja tiimin tuki on tässä tilanteessa tärkeää – ketään kirjanpitäjää ei pidä jättää yksin miettimään, miten toimia hankalassa tilanteessa, usein asiakkaan paineistamana.

Asiakas (asiakkaan johto) vastaa kirjanpidon laadinnasta ja tilinpäätöksestä. Tilitoimisto tekee työtä toimeksiantosopimuksen perusteella. Tilitoimiston ja sen työntekijöiden oikeuksien turvaamiseksi yleisiin sopimusehtoihin kirjattiin: ”Tilitoimistolla on oikeus keskeyttää palvelut, jos asiakas kieltäytyy noudattamasta tilitoimiston kirjausohjeita tilanteessa, josta voi seurata rikos- tai siviilioikeudellisia seuraamuksia osapuolille. Tätä ehtoa sovelletaan, vaikka kyse olisi vain osapuolten erilaisesta tulkinnasta lain, määräyksen, suosituksen tai ohjeen sisällöstä tai merkityksestä, kuten esimerkiksi tulojen ja niihin kohdistuvien menojen jaksottamisesta tai varojen ja velkojen arvostamisesta kirjanpidossa tai tilinpäätöksessä.” Tässäkin tapauksessa sopimus voidaan purkaa seitsemän päivän kuluttua huomautuksesta, jos asiakkaan ei päästä yhteisymmärrykseen.

Konkurssitilanteet

Konkurssitilanteet ja pesänhoitajien toiminta ovat aiheuttaneet tilitoimistojen johdolle harmaita hiuksia parempinakin päivinä. Nyt konkursseja ryöpsähtää varmasti ennen näkemättömällä vauhdilla. Konkurssilaki sisältää useita tilitoimistoon vaikuttavia säädöksiä, kuten pesän oikeus sitoutua toimeksiannon jatkamiseen ja tilitoimistojen saatavia (teoriassa) turvaava säädös. Suosittelen lukemaan toimintaa konkurssitilanteessa ohjeistavat kirjoitukseni Tilitoimistossa-lehden numeroista 5/2018 ja 2/2019.

Tilitoimistossa-lehden seuraavassa numerossa käsittelen ohjelmistoihin ja niiden tietosisältöihin liittyviä erityistilanteita. Miten TAL2018-sopimuksessa on varauduttu ohjelmistojen osalta asiakkaan maksuvaikeuksiin?