Alan toimeksiantosopimus uudistuu – toimintamallit ja tiedon omistajuus muuttuvat

Asiakasyrityksen näkökulmasta tietojärjestelmä ja tilitoimiston tuottama asiantuntijapalvelu muodostavat usein yhden kokonaisuuden: asiakas on valinnut kokonaispalvelun, jossa voi käyttää itse haluamiaan järjestelmän toimintoja ja ostaa tilitoimistolta sovitut asiantuntijapalvelut. Tässä kokonaisuudessa esimerkiksi kirjanpitojärjestelmän vaihtaminen voi tehdä palvelukokonaisuudesta tilitoimiston tai asiakkaan kannalta käyttökelvottoman tai ta–loudellisesti epäsuotuisan. Perinteisessä kirjanpitomaailmassa kirjanpito- tai palkanlaskentajärjestelmä oli usein asiakkaalle näkymätön osa, jonka valinta ja vaihtaminen oli tilitoimiston oma asia.

Etäkäytöstä asiakkaan hankkimiin järjestelmiin

KL2004-sopimuksen yleisissä sopimusehdoissa oli oma kappaleensa etäkäytöstä. Etäkäytöllä tarkoitettiin tuolloin ja tarkoitetaan yhä toimintamallia, jossa asiakas käyttää joitakin tilitoimiston taloushallintojärjestelmän osia osana taloushallintoaan. Asiakas saattaa esimerkiksi käyttää tilitoimiston  taloushallintojärjestelmän laskutusmoduulia myyntilaskutuksensa hoitamiseen. Tähän liittyvä KL2004-sopimusehtojen sopimusteksti on kestänyt aikaa hienosti.

Etäkäytön rinnalle on viime vuosina kehittynyt toiminta- ja sopimusmalleja, joissa asiakas hankkii itselleen (usein tilitoimiston suosituksesta) taloushallintojärjestelmän ja tekee tilitoimiston kanssa sopimuksen taloushallintopalveluiden tuottamisesta tällä järjestelmällä. Useimmiten on kyse selainpohjaisista pilvipalvelujärjestelmistä, mutta moni tilitoimisto tuottaa asiakkaalle kirjanpitopalvelua myös asiakkaan tuotannonohjausjärjestelmien (ERP) kirjanpitomoduuleilla.

TAL2018-sopimusehdoissa on varauduttu tähän toimintamalliin esimerkiksi seuraavasti. Tässä kuvattu on yleisten sopimusehtojen lähtöoletus eli asiakas ja tilitoimisto voivat tarvittaessa sopia asian toisinkin.

• Asiakkaan vastuulla on hankkia omalla kustannuksellaan tilitoimistolle sujuvan palvelutuotannon edellyttämä käyttöoikeus ohjelmistoon. Käyttäjätunnuksia tulee siis olla tarpeen mukainen määrä. Asiakas vastaa myös tietoliikenneyhteyden rakentamisen ja tietojen siirron kustannuksista pois lukien tilitoimiston oman internetyhteyden kustannukset. Jos asiakas tai ohjelmistotalo edellyttää esimerkiksi VPN-yhteyden rakentamista, asiakas vastaa näistä kustannuksista.
• Asiakas vastaa myös mahdollisen käyttökatkoksen tilitoimistolle aiheuttamista ylimääräisistä kustannuksista. Nämä voivat aiheutua esimerkiksi siitä, että tilitoimisto joutuu pitääkseen kiinni asiakkaan kanssa sovituista aikatauluista teettämään työt ylitöinä. Ylimääräisiä kustannuksia voi aiheutua myös tilanteessa, jossa tilitoimisto käyttää asiakkaan omaa ERP-järjestelmää, jonka hallitsee vain rajattu määrä käyttäjiä, ja näille ei löydy korvaavaa työtä käyttökatkoksen ajaksi.
• Asiakkaan omistama järjestelmä saattaa poistua kokonaan käytöstä esimerkiksi sen ylläpidon lakatessa tai asiakkaan luopuessa sen käytöstä omista syistään. Asiakkaan hankkima uusi ohjelmisto voi olla tilitoimiston kannalta palvelutuotannossa tehottomampi tai sen omaksumiseen voi kulua olennainen määrä työaikaa. Näihin tilanteisiin on varauduttu TAL-ehdoissa siten, että tilitoimistolla on oikeus muuttaa laskutustaan muuttunutta tilannetta vastaavaksi.

Perinteiseen etäkäyttöön liittyvät sopimusehdot käsittelevät samoja aiheita. Asiakas vastaa tietoliikenneyhteyksien kustannuksista, onhan tarkoituksena asiakkaalle tuotettava palvelu. Tilitoimisto ei lähtökohtaisesti vastaa käyttökatkoksien asiakkaalle aiheuttamista kuluista eikä myöskään asiakkaalle aiheutuvien ohjelmistopäivitysten aiheuttamista kuluista. Asiakas vastaa myös kustannuksista, jotka aiheutuvat esimerkiksi verotarkastajalle myönnetyistä käyttäjätunnuksista.

Kuka omistaa kirjanpitojärjestelmän tiedot?

Asiakkaan vaihtaessa tilitoimistoa taloushallintoliiton jäsenneuvontaa, tilitoimistoa, asiakasta ja ohjelmistoyritystä työllistää usein keskustelu siitä, kuka oikeastaan omistaa taloushallintojärjestelmän tietokannan tiedot ja millä ehdoilla ne voidaan luovuttaa uudelle tilitoimistolle. KL2004-ehdoissa asiaa ei ole käsitelty, mutta TAL2018-ehdoissa asialle luotiin selkeät pelisäännöt, jotka perustuvat vallinneeseen konsensusnäkemykseen.

Tositteet ja tilitoimiston sopimuksen nojalla laatima kirjanpitoaineisto kuuluvat asiakkaalle. Kirjanpitoaineiston osalta tilitoimisto voi käyttää aineiston pidätysoikeutta, jos asiakkaalla on erääntyneitä saamisia. Käytännössä tämä aineistojen pidätysoikeus tulee sovellettavaksi vain niissä tilanteissa, joissa kirjanpitojärjestelmän käyttöoikeus (sopimus) on tilitoimistolla.

Kirjanpitojärjestelmän tietokannan sisältö

Kirjanpitojärjestelmän tietokantaan kertyy asiakassuhteen aikana dataa – esimerkiksi tiliöintejä laskentakohteineen sekä avoimia laskuja.  Nämä tiedot ovat arvokkaita kirjanpidon laadinnan jatkuvuuden kannalta, vaikka kirjanpidon laadintaa voidaan jatkaa tositteiden ja kirjanpidon raporttien perusteella. Erityisen arvokasta tämä data on asiakasyritykselle silloin, jos asiakas on vaihtamassa tilitoimistoa saman kirjanpitojärjestelmän pilvipalvelun puitteissa tai ottamalla kirjanpidon laatimista tilitoimistolta itselleen samalla järjestelmällä.

Perinteisesti on katsottu, että ellei sopimuksin ole toisin sovittu, tämä tietokannan data kuuluu sille osapuolelle, joka on solminut käyttöoikeussopimuksen ohjelmistotalon kanssa. Jos data on tilitoimiston järjestelmässä, tilitoimiston tulee siis luovuttaa asiakkaalle tositteet ja palvelusopimuksessa sovitut raportit, mutta tietokannan data kuuluu tilitoimistolle. Jos taas asiakas on hankkinut järjestelmän ja ostanut tilitoimistolta kirjanpitopalvelun, tietokannan sisältö kuuluu asiakkaalle. Nämä periaatteet on nyt selkeästi kirjattu TAL-sopimukseen.

Tilitoimisto voi siis halutessaan hinnoitella tietokannan luovutuksen erikseen. Hinnoittelussa kannattaa kuitenkin soveltaa kohtuutta ja tilannetajua – tilanne ei saa vaikuttaa kiristykseltä. Esimerkiksi tuotannonohjauksen, myynnin tai sisäisen laskennan data voi olla asiakkaalle elintärkeää. Reskontrien sisältökin voi olla tarpeen, jos avoimien laskujen määrä on suuri, jolloin niiden kirjaaminen raporteilta uuteen järjestelmään on työlästä. Toimimalla asiakkaan näkökulmasta röyhkeästi voi tilitoimisto vaarantaa maineensa pahan kerran.

Uusissa TAL2018 ehdoissa tietojen säilytystä on täsmennetty siten, että asiakassuhteen päättyessä tilitoimistolla ei ole velvollisuutta poistaa asiakasyrityksen dataa tietokannastaan ja se saa pitää jäljennökset asiakkaalle laatimastaan aineistosta. Henkilötietojen osalta tilitoimistolla on kuitenkin tietosuoja-asetuksen säädösten vuoksi velvollisuus palauttaa tiedot asiakkaalle tai poistaa ne sopimussuhteen päätyttyä. Käytännössä tämä koskee esimerkiksi palkanlaskennan aineistoja.

Automaatioasetukset, raportit ja robotiikka

Kirjanpidon laatimista automatisoidaan yhä useammin esimerkiksi kirjanpito-ohjelmiston kirjausautomatiikan, ohjelmistorobotiikan ja tulevaisuudessa myös tekoälysovellusten avulla. Tilitoimisto saattaa myös laatia suurella vaivalla asiakkaalle asiakaskohtaisia raportteja. Kaikkien näiden oikeudet kuuluvat myös sille taholle (tilitoimisto, asiakas, tai kolmas osapuoli), joka omistaa ohjelmiston käyttöoikeudet, ellei toisin ole sovittu. Jos siis tilitoimisto tekee hankkimallaan ohjelmistorobotiikkaohjelmistolla automaation, joka hakee asiakasta varten esimerkiksi tietoja viranomaisrekisteristä kirjanpito-ohjelmistoon, tätä automaatiota suorittavan tiedoston oikeudet kuuluvat tilitoimistolle.

Näkökulmia asiakasyrityksen tietokannan tietojen hyödyntämiseen

Yritysten kirjanpitoaineistojen keskittäminen pilvipalveluihin ja erilaisten analyysiohjelmistojen ja tekoälysovellusten yleistyminen lisäävät mahdollisuuksia yritysten yksityiskohtaisten kirjanpitotietojen kaupalliseen hyödyntämiseen. Yhden ohjelmistotalon pilvessä voi olla rakenteeltaan yhdenmukaisessa muodossa kymmenien tuhansien yritysten liiketapahtumat ja muu kirjanpitoaineisto. Näitä tietoja voidaan hyödyntää esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• Luvuista lasketaan esimerkiksi toimialakohtaisia keskiarvolukuja, joihin yrityksen lukuja voidaan verrata.
• Yksittäisen asiakasyrityksen lukujen pohjalta voidaan tuottaa sille palveluna esimerkiksi analyysejä tai graafisia esityksiä tai erilaisia hälytyksiä.

Tällaisia analyysipalveluja ovat halukkaita tuottamaan esimerkiksi ohjelmistoyritykset sekä eräät tilitoimistot ja tilintarkastusyhteisöt. On tärkeää määrittää, kenellä on oikeus asiakasyrityksen tietokannan sisällön hyödyntämiseen. Tällä taholla on oikeus hyödyntää asiakasyrityksen dataa kaupallisesti asiakasyrityksensä luvalla tämän hyväksi – esimerkiksi myydä tälle analyysipalvelua. TAL2018-ehdoissa on lähdetty siitä, että jos tilitoimisto omistaa tietokannan sisällön, sillä on yksinoikeus tietojen kaupalliseen hyödyntämiseen – asiakkaan hyväksi ja asiakkaan luvalla.

Tietokannan tietojen omistus ei kuitenkaan luo oikeutta luovuttaa asiakkaan aineistoja kolmannen osapuolen käyttöön esimerkiksi kaupallista hyödyntämistä varten ilman asiakkaan lupaa.

Ohjelmistoyrityksellä puolestaan on mahdollisuus vaikuttaa asiaan esimerkiksi määrittämällä hinta rajapinnalle, jolla tietoja saa luettua sekä määrittämällä, mille tahoille, mihin tarkoituksiin ja millä ehdoilla se rajapintaa tarjoaa. Oikeudellisten puitteiden selkiyttäminen sopimuksissa edesauttaa sitä, että alan toimijat voivat yhdessä kehittää uusia digitaalisia palveluja asiakkaansa ja oman liiketoimintansa hyväksi.