Kirjanpitäjästä talousjohtamisen controlleriksi – viisi vinkkiä kuinka toteuttaa muutos käytännössä

Menestyminen tulee ennen suunnittelua ja työtä vain tietosanakirjassa. Maailman suurimpiin kuuluvan rahaston Bridgewater Associatesin perustaja Ray Dalio on listannut viisi yksinkertaista steppiä tavoitteiden toteuttamiseen.

Ensimmäisenä askeleena Dalio on listannut, että tavoitteiden tulee olla selkeästi määriteltyjä. Toiseksi hän korostaa, että tavoitteiden saavuttamisen eteen tulevat ongelmat tulee huomioida ja listata eikä niitä pidä sietää. Kolmantena Dalio neuvoo diagnosoimaan ongelmat tarkasti. Näin ongelmien juurisyyt saadaan esille ja niiden korjaamisen myötä hidasteena olevat ongelmat eivät toistu enää tulevaisuudessa. Neljäntenä steppinä on selkeän suunnitelman tekeminen tavoitteen saavuttamiseksi ja viimeisenä viidentenä steppinä suunnitelman toteuttaminen käytännössä.

Ray Dalion 5 steppiä tavoitteiden saavuttamiseen:

1. Aseta selkeä tavoite
2. Identifioi ongelmat
3. Diagnoisoi ongelmat ja niiden juurisyyt
4. Tee selkeä suunnitelma
5. Toteuta suunnitelma

Mikro- ja pk-yritykset ovat usein erikoistuneet sekä omiin palvelu- tai tuotealueisiinsa että omaan toimialaansa. Tilitoimistot ovat erikoistuneet puolestaan taloushallintoon ja talousjohtamiseen. Yksi menestyksekkään yrityksen peruspilareista on toimiva taloushallinto. Se luo edellytykset liiketoiminnan tilan ymmärtämiselle tuloslaskelman, taseen, tunnuslukujen ja kassavirtalaskelman pohjalta sekä liiketoiminnan suunnittelulle näiden pohjalta. Toisena keskeisenä tekijänä on laadukas talousjohtaminen, joka mahdollistaa päätöksenteon realististen budjetti-, investointi- ja rahoitusskenaarioiden pohjalta. Kun huomioi mikro – ja pk-yritysten rajalliset resurssit sekä suhteellisen hyödyn teorian, on luontevaa, että näiden yritysten taloushallinto ja ainakin osa talousjohtamisesta ulkoistetaan tilitoimistoille.

Perustiedon tuottamisesta tiedon tulkintaan

Viime vuosina on puhuttu paljon siitä, kuinka digitalisaatio mahdollistaa tekoälyn hyödyntämisen taloushallinnon rutiinitehtävien hoidossa. Digitalisaation ja tekoälyn hyödyntämisen myötä osa kirjanpidon perustiedon tuottamiseen käytetystä ajasta vapautuu hiljalleen tiedon tulkintaan. Ajan vapautuminen on mahdollistanut tilitoimistoille siirtymisen yhä enemmän mikro- ja pk-yritysten talouspuolen controller-tyyppiseen toimintaan, johon Forbesin laajan määritelmän mukaan kuuluu talouden suunnittelun, budjettien ja vieraan pääoman ehtoisen rahoituksen organisointi.

Toimialan muutoksen myötä useat tilitoimistot tarjoavatkin jo asiakkailleen arvokasta talousjohtamisen lisäpalvelua. Sivutuotteena tilitoimistojen henkilöstölle syntyy mahdollisuus hyödyntää korkeaa osaamistaan ja ammattitaitoaan entistä laajemmin. Suurella osalla etenkin KLT-kirjanpitäjistä on jo tarvittava osaaminen tarjota mikro- ja pk-yrityksille talouspuolen controller-palveluita.

Identifioidessa ongelmia, miksi osa talousjohtamisen controller-tyyppiseen toimintaan tähtäävistä tilitoimistoista ei ole vielä saavuttanut tavoitetta haluamallaan tasolla, käy ilmi, että suurimpia ongelmia tavoitteen saavuttamisen edessä ovat ajan ja uskalluksen puute sekä työkalupakista puuttuvat työkalut.

Mistä aikaa?

Diagnosoitaessa syytä ajan puutteelle käy ilmi, että useimmiten kirjanpitäjän työtaakka on yksinkertaisesti kasvanut liian suureksi lakisääteisen kirjanpidon saralla, vaikka automatisoinnin keinot ovat jo käytössä. Ainoa keino korjata ajan puutteen juurisyy on järjestää kirjanpitäjälle aikaa oman osaamisen kehittämiseen ja jakamiseen. Useimmiten ajan järjestäminen onkin haastavin osa koko prosessia.

Uskalluksen ja työkalupakin työkalujen puuttumiseen liittyvien ongelmien syiden korjaaminen on puolestaan helpommin toteutettavissa. Uskallus kehittyy osaamisen kehittyessä, ja osaaminen kehittyy puolestaan harjoittelemalla sekä aiheesta puhumalla.

Uskalluksen puutteen osasyynä voi olla myös työkalupakista puuttuvat tai puutteelliset työkalut. Jos lisäarvon tuottamiseen käytettävät työkalut ovat liian hankalia käyttää, liian kalliita tai lisäarvoa tuottamattomia tilitoimistolle tai yritykselle, on loogista, että uskallus ei kehity tavoitellulla tavalla toistojen jäädessä vähäisiksi.

Kehityksen kaari on verrattavissa polkupyörällä ajamiseen. Ensin ajetaan apupyörillä, sitten ilman apupyöriä ja tietyssä vaiheessa tarpeeksi harjoiteltuamme voimme opettaa myös muita ajamaan. Jos polkupyörä ei ole mieluinen, niin ajaminen voi jäädä vähäiseksi, ja ajamisen taito ei pääse kehittymään.