Vallitsevan epidemiatilanteen vuoksi tilitoimistotarkastuksia ryhdyttiin tekemään etänä. Etätarkastukset toteutettiin Teams-yhteyksien avulla.

Silti suurin osa tarkastuksista toteutettiin perinteiseen tapaan tarkastajan vieraillessa toimistossa. Tämä siksi, että tarkastettavat nimenomaan halusivat tarkastajan paikan päälle, vaihtamaan ajatuksia toimiston tilanteesta ja auttamaan toimistoa kehittämään toimintaansa. Myös niin sanottu hybridimalli tuli monelle tarkastajalle ja tarkastettavalle tutuksi. Eli usein tarkastaja haastatteli tilitoimiston johdon paikan päällä tilitoimistossa, mutta etänä työskentelevien työntekijöiden haastattelut ja heidän asiakastöidensä tarkastukset toteutettiin toimistolta käsin Teamsin avulla.

Ilahduttavaa oli havaita, että tilitoimistojen johto ja henkilökunta sekä tarkastajat olivat varsin valveutuneita käyttämään Teamsia.

Uusittu tarkastusmalli jo vakiintunut käytäntö

Syksyllä 2020 määrävälein tapahtuva tilitoimistotarkastus toteutettiin 143 (122 vuonna 2019) toimistossa 20 tarkastajan toimesta. Uusittu tarkastusmalli oli nyt laajamittaisesti käytössä kolmatta kertaa. Keskeinen osa nykyistä tilitoimistotarkastusta on tarkastettavien suorittama itsearviointi sekä tarkastajien antamat kirjalliset huomautukset ja suositukset.

Sopimuksissa ja rahanpesulain vaatimusten täyttämisessä yhä eniten parannettavaa

Huomautuksia annettiin 117, mikä on selkeästi vähemmän kuin vuotta aiemmin (141). Tarkastusten linja ei varmasti ole lieventynyt, joten asiat tilitoimistoissa ovat nyt aiempaa paremmassa kunnossa. Kuten vuotta aiemminkin, eniten huomautettavaa oli puuttuvista sopimuksista (43) sekä rahanpesulain vaatimuksien noudattamatta jättämisestä (53). Näissä asioissa riittää yhä parannettavaa jatkossakin.
Muut annetut huomautukset olivat yksittäisiä ja liittyivät dokumentointiin, KLT-/PHT-vastuuhenkilöön, tilinpäätöksen laatuun, tilitoimiston puutteellisiin taloudellisiin edellytyksiin, tietoturvaan, TAL-STAan sekä yhtenäisiin työmenetelmiin.

Kirjallisista suosituksista vauhtia kehitystoimiin

Kun huomautettavat asiat on pakko laittaa kuntoon, suositeltavat asiat ovat vain suosituksia. Niihin reagoimista Taloushallintoliitto ei valvo. Kirjallisia suosituksia annettiin 302. Nämä liittyivät lukuisiin eri asioihin – dokumentointiin, vakuutusturvaan, tietoturvaan, yhtenäisiin työmenetelmiin ja muihin vastaaviin. Ja mikä ilahduttavinta, eniten suositeltiin jatkamaan samaa hyvää työtä, mitä on tehty tähänkin saakka.

Tyytyväisyys tarkastuksiin yhä parempaa

Vuosi sitten ajateltiin, ettei tarkastuksista saatu palaute voi enää parantua. Mutta väärässä oltiin. Palautetta antoi nyt 27 tilitoimistoa ja kokonaisarvioksi muodostui 4,92 asteikolla 1–5. Tulos on hämmentävän hyvä. Ehkä tarkastajan tarjoama sparraus koettiin erityisen tarpeelliseksi haasteellisena epidemia-aikana. Keskustelukumppania ilmiselvästi kaivattiin tilitoimistoissa.

Keskustelukumppania ilmiselvästi kaivattiin tilitoimistoissa.

Havaintoja pisteytyksestä

Tarkastuksessa tilitoimistoja pyydetään antamaan itse itselleen pisteet, asteikolla 1–5, eri TAL-STAn osa-alueilta. Tarvittaessa tarkastaja korjaa pisteytystä parhaan näkemyksensä mukaisesti. Arvon 3 saa TAL-STAn mukaisella tuloksella. Taloushallintoliiton jäsenvaatimukset täyttääkseen tilitoimiston pitää sitoutua noudattamaan TAL-STAa. Pisteytyksen keskimääräiset tulokset olivat oheisen kuvan mukaiset (kuva alla).

Tulokset ovat hyvin samansuuntaiset kuin vuosi sitten, eli suurimmat kehityskohteet liittyvät yhä sopimiseen sekä laadunvarmennukseen ja toiminnan ­riskien arviointiin. Näillä kahdella osa-alueella keskimääräiset pisteet jäävät alle 3:n, eli TAL-STA-tason. Sopimusten osalta kyse oli tyypillisesti siitä, että kirjalliset sopimukset toimeksiannoista ja/tai henkilötietojen käsittelystä puuttuivat tai niitä ei oltu laadittu kaikille asiakkaille. Laadunvarmennuksen ja riskien hallinnan osalta vastaavasti usein puuttui rahanpesulain edellyttämä kirjallinen riskiarvio. Dokumentoinnista kertyi seuraavaksi vähiten pisteitä, juuri yli TAL-STA-tason, kuten vuotta aikaisemmin. Kaikilla muilla osa-alueilla tarkastettujen toimistojen taso yltää vähintään hyvälle TAL-STA-tasolle.

Tämä on toinen kerta, kun pisteet julkaistaan. Pisteiden näyttämät arvot eivät ole ehdoton totuus. Ne ovat tilitoimiston itsensä ja tarkastajan antama subjektiivinen arvio asian tilasta. Keskimääräisinä tuloksina pisteet antavat kuitenkin hyvän kuvan siitä, mikä on tilanne ja millä osa-alueilla on eniten parannettavaa.

Pisteytyksen myötä tilitoimistot voivat verrata omaa suoritustaan jäsentoimistojen keskimääräiseen suorituskykyyn ja saada sen myötä lisäpontta kehitystoimiinsa. Todetaan vielä, että kaikki pisteytykset ovat luottamuksellisia, ja julkaistavaksi päätyvät mahdollisesti ja ainoastaan keskimääräiset tulokset.

Yhteenvetoa

Edellisenä vuotena 2019 huomautuksia annettiin siis 141. Nämä huomautetut asiat korjattiin kuntoon viime vuoden aikana. Tarkastustoiminnalla oli näin merkittävä vaikutus monien tilitoimistojen kehitystoimenpiteisiin.

Kaiken kaikkiaan voidaan todeta, että Taloushallintoliiton auktorisointivalvonta toimii ja tuottaa tulosta. Tilitoimistot ovat hyvässä kunnossa ja motivoituneita korjaamaan puutteensa. Tilitoimistot kokevat tarkastustoiminnan hyödylliseksi ja ovat siihen huipputyytyväisiä.

Suuria muutoksia tarkastustoimintaan ei ole tarvetta tehdä. Nykyisellä linjalla kannattaa jatkaa. Varmaa on kuitenkin se, että jatkossa tarkastuksia tullaan tekemään myös etänä riippumatta siitä, mikä on epidemiatilanne.

Tuleville tarkastuksen kohteille annan tässä suosituksen: laittakaa jo ennen tarkastusta kuntoon asiakassopimuksenne toimeksiannoista ja henkilötietojen käsittelystä sekä huolehtikaa siitä, että täytätte myös rahanpesulain mukaiset velvoitteet.