Tilitoimisto, joka puhuu maallikkoa

Oululainen Tilitervo Oy haluaa palvella asiakkaitaan parhaalla mahdollisella tavalla. Siihen heidän tärkein välineensä on reaaliajassa toimivat taloushallinnon sovellukset – ja asiakkaan parhaan ajatteleminen.

Heinäkuussa 2019 oululaisen ohjelmointiyrityksen Hiottu Oy:n toimitusjohtaja Satu Lapinlampi kiitteli Twitterissä tilitoimistoaan Tilitervoa: ”Oma-aloitteisesti neuvova ja opastava kirjanpitäjä on kyllä jokaisen yrittäjän ja yritysjohtajan paras ystävä. – – On mahtava, kun tilitoimistossa osataan puhua maallikkoa.”

Kehut tuntuivat Tilitervo Oy:n perustajasta KLT Jaana Tervosta erittäin hyvältä. Ne olivat tulosta rohkeasta päätöksestä irtisanoutua ja perustaa Tervon omaa ideaa vastaava moderni tilitoimisto. Työskennellessään aiemmin kirjanpitäjänä tilitoimistossa, Tervo oli alkanut kyseenalaistaa tilitoimistojen tapaa toimia.
– Aloin miettiä, ettei voi olla nykypäivää tai kannattavaa istua odottamassa sitä, että yrittäjä tuo paperinsa toimistoon.

Tervo perusti Tilitervon elokuussa 2010. Heti ensimmäisenä hän halusi yrityksensä käyttöön mahdollisimman hyvät sovellukset sähköisen liiketoiminnan taloushallintoon. Yhdeksän vuotta sitten vain harvojen sovellusten kautta onnistui ostolaskujen sähköinen kierrättäminen ja verkkolaskujen lähettäminen. Vertailun jälkeen Tervo valitsi yritykselle NetBaronin sovelluskokonaisuuden, jossa kyseiset toiminnot olivat.

Hyppääminen työntekijästä yrittäjäksi jännitti, mutta samalla Tervo suhtautui loikkaan rationaalisesti. Hän oli toiminut kirjanpitäjänä jo pitkään ja palvellut monenlaisia asiakkaita. Oman yritystoiminnan perustamisesta seuraavat riskit olivat hallittavissa.
– Mietimme mieheni kanssa, mitä taloudelliset tappiot voisivat olla, jos en saisikaan asiakkaita. Ne eivät olisi kaataneet meidän elämäämme.

Siitä huolimatta Tervo ehti ajatella ”mitähän hullua tässä tuli tehtyä”, kun hän elokuussa saapui yksin toimistolle, eikä tiedossa ollut yhtään asiakasta.
– Ensin ei ollut ketään, mutta pikkuhiljaa asiakkaita alkoi kertyä.

Oma-aloitteinen tilitoimisto

Tilitervon tiloissa Oulun keskustan tuntumassa sorisee iloinen puhe. Tervon pienehkö huone on täynnä ihmisiä, kun neuvottelupöydän ääressä istuvat Hiotun toimitusjohtaja Satu Lapinlampi, Tilitoimiston pitkäaikaisin työntekijä Marika Jokikokko sekä keväällä rekrytoitu Emmi Ruukki ja kuuron Emmin viittomakielentulkki Heli Köykkö.

Satu Lapinlampi oli etsinyt pitkään uutta tilitoimistoa yritykselleen. Lapinlampi halusi, että uudella tilitoimistolla olisi käytössä välineet sähköiseen taloushallintoon ja että tilitoimisto olisi ”neuvova”. Lapinlampi tapasi Tervon oululaisten yrittäjien verkostoitumistapaamisessa ja pyysi tältä apua tarjouspyynnön muotoilemiseen.
– En olisi osannut yksilöidä asioita, mutta Jaana neuvoi, mitä tarjouspyynnössä kannattaa kysyä. Sain kysymyksistä selkeän listan.

Lapinlampi kilpailutti viisi yritystä ja päätyi valitsemaan niistä lopulta Tilitervon. Tilitoimiston vaihdon myötä viisi vuotta sitten myös Hiottu siirtyi käyttämään NetBaronin sovelluskokonaisuutta. Nyt yrityksen laskutukset, ostot ja muut toimenpiteet päivittyvät reaaliaikaisesti tilitoimiston tietokantoihin. Yrityksen kirjanpitäjänä toimiva Marika Jokikokko hoitaa päivittäin Hiottu Oy:n asioita.

Lapinlammen toiveena oli, että tilitoimisto neuvoisi ja opastaisi oma-aloitteisesti yritystä. Toive on toteutunut.
– Marika hoksauttaa, kun hän huomaa jonkun asian, joka meidän pitäisi tehdä fiksummin tai jotain, mitä olemme unohtaneet tehdä. Aika lailla toistuvista asioista joudutte muistuttamaan. Muistutatte esimerkiksi joka vuosi verotuksen koulutusvähennyksistä, Lapinlampi naurahtaa Marikalle.

harva toimitusjohtaja on taloushallinnon ammattilainen.

Toimisto kasvun tukena

Hiottu Oy on lähes tuplannut liikevaihtonsa asiakkuuden aikana. Yritys työllistää nyt osa-aikaiset mukaan laskettuna neljätoista henkeä ja sen liikevaihto vuonna 2018 oli 750 000 euroa. Lapinlammen mukaan tilitoimistolla on ollut tärkeä merkitys yrityksen kasvulle.
– He ovat tukeneet meitä sitä mukaa, kun toiminta on laajentunut.

Luotettava tilitoimisto vapauttaa energiaa muuhun. Lapinlampi pohtii, että hänen tavoin aika harva toimitusjohtaja on taloushallinnon ammattilainen.
– On helpottavaa tietää, ettei tarvitse itse ymmärtää kaikkia asioita ja puhua taloushallinnon kieltä. Tilitervossa osataan kertoa asioista ilman vaikeita termejä ja he ymmärtävät minua, vaikka kysyisin jostakin asiasta väärillä sanoilla.

Tilitoimistoa valitessaan Lapinlampi kiinnitti huomiota myös tilitoimiston kokoon. Hän halusi, ettei yritys olisi liian suuri. Toiveena oli, että yksi ihminen hoitaisi kaikki Hiottu Oy:n asiat, näkisi kokonaisuuden ja osaisi siten ajatella asioita yrityksen näkökulmasta.

Välillä Lapinlampi on yhteyksissä tilitoimistoon useita kertoja viikossa.
– Olemme voineet pitää palaveria esimerkiksi siitä, kuinka asiakkaan kanssa kannattaisi toimia jossakin vaikeammassa tilanteessa.

Ja vaikka yhteydenottojen välillä menisi joskus kuukausia, Marika Jokikokko on tuolloinkin NetBaronin kautta koko ajan tietoinen yrityksen kuulumisista.

Kilpailua näkyvyydestä

Kevät on tilitoimistoissa kiireistä aikaa, mutta Tilitervon ruuhkahuippu on siedettävä. Reaaliaikaisen kirjanpidon avulla heillä on yritysten tiedot ajan tasalla jo valmiiksi. Ylipäätään ylityöpäiviä tulee Tervon mukaan harvoin.

Jaana Tervo kertoo, että yrityksen tavoitteena on, että tulevaisuudessa he eivät ottaisi enää uusia perinteistä mallia käyttäviä asiakkaita, vaan uusista asiakkaista kaikki käyttäisivät tilitoimiston kanssa samoja sovelluksia. Jo nyt suurin osa reilusta 60:sta asiakkaasta tekee niin.

Asiakkaita on laidasta laitaan, monilta eri toimialoilta ja pienistä suuriin. Vaikka Tilitervon tavoitteena on kasvu, kasvua ei haluta tehdä asiakaspalvelun kustannuksella.
– Arvostan pitkäaikaisia asiakassuhteita. Osasta asiakkaista on tullut vuosien varrella ystäviä. Ilman asiakkaita, emme olisi mitään. Heidän tärkeyttään ei voi korostaa liikaa, Tervo painottaa.

Tilitoimistoja on Oulun alueella paljon, joten alalla on runsaasti kilpailua. Jaana Tervon mukaan Tilitervokin kaipaa lisää näkyvyyttä.
– Meistä ei vielä monikaan tiedä, vaikka Satu ja monet muutkin asiakkaat meitä kehuvat. Nyt olemme ottaneet ryhtiliikkeen sosiaalisessa mediassa.

Ryhtiliikkeessä Tilitervoa luotsaa yritykseen keväällä palkattu kirjanpitäjä Emmi Ruukki. Ruukki on alkanut päivittää aktiivisesti yrityksen tilejä Twitterissä, Facebookissa ja Instagramissa. Yritys julkaisee muun muassa ajankohtaisia nostoja verotoimiston tai Taloushallintoliiton tiedotteista, päivän piristyksiä tai tunnelmia toimistolta.

Ammuntaa virkistyspäivänä

Kolmihenkisen toimiston yhteishenki on hyvä. Marika Jokikokko kertoo, että tauoilla nauretaan paljon.
– Miten teillä etenee virkistyspäivän suunnittelu, Satu kysyy.

Työporukka on virkistäytynyt aiemmin muun muassa NetBaronia käyttävien OLE online -verkoston tilitoimistojen yhteisissä tapaamisissa, viimeksi keväällä Tampereella. Nyt on kuitenkin aika pitää työpaikan ikioma virkistyspäivä.
– Sanoin tytöille, että suunnitelkaa ohjelma. Minä pidän kävelemisestä, Jaana kertoo.

Seuraavana päivänä Emmi oli tarmoa täynnä: Hän ehdotti Marikalle kiipeilyä seikkailupuisto Huikiassa, jossa korkealla puiden välissä kulkee köysiratoja ja -siltoja. Toinen vaihtoehto ohjelmaksi oli ammunta.

Marikan tyrmistynyt ilme ehdotukseen saa Emmin yhä hykertelemään.

Marikan ja Jaanan onneksi seikkailupuisto oli suunniteltuna virkistyspäivänä jo syystauolla. Nyt kolmikko suuntaa syyskuussa ampumaan, hierontaan ja syömään.
– Ainahan voit kävellä ampumaan, Satu Lapinlampi lohduttaa nauraen Jaana Tervoa.

Jaana Tervoa hymyilyttää.

Tilitervon perustaja Jaana Tervo, työntekijät Emmi Ruukki ja Marika Jokikokko ja asiakas Satu Lapinlampi.