Mistä tehtävänkäsittelyssä on kyse?

Insinööritoimiston ­projektitoiminnassa yksi keskeinen tarve on suunnitella ja seurata projektin tehtäviä. Onko kaikki tehtävät mahdollista hoitaa sovituilla resursseilla sovitussa aikataulussa? Missä järjestyksessä tehtävät täytyy hoitaa? Onhan kaikki tehtävät tehty suunnitelman mukaan? Ja kun ei ole, mikä on syynä ja miten tilanne korjataan?

Asiakaspalvelussa puolestaan vastaan­otetaan asiakkaalta tukipyyntöjä eri ­kanavia pitkin ja ohjataan niitä oikeiden ihmisten ratkottaviksi. Onhan kaikki tukipyynnöt saatu hoidettua sovittujen palveluaikojen mukaisesti? Kenellä seisoo rästissä tukipalvelukeissejä? Mistä saadaan apua rästien hoitamiseen? Mistä asioista tukipyyntöjä tulee ja miten toimintaa voitaisiin kehittää ongelmien vähentämiseksi?

Millaisia tehtäviä tilitoimistoissa käsitellään?

Tilitoimistojen tehtävänkäsittelyssä on osin samoja piirteitä kuin projektiliike­toiminnan ja tukipalvelun tehtävissä. Tilitoimistoalan kiehtova erityispiirre ovat toistuvat tehtävät. Toistuvia tehtäviä on toki muillakin toimialoilla, esimerkiksi viestintä­toimistoissa ja it-palveluissa, mutta tuskin missään muualla niiden merkitys on yhtä keskeinen kuin tilitoimistoissa. Ja tuskin millään muulla toimialalla niihin liittyy yhtä monipuolisia ja kiehtovan monimutkaisia tarpeita.

Toistuvat tehtävät

Toistuvien tehtävien keskeisiä määreitä tilitoimistossa ovat:

Toistuvuus – toistuuko tehtävä ­esimerkiksi

• vuosittain (tilinpäätös ja veroilmoitus),
• kuukausittain (alv-ilmoitus, kuukausipalkat),
• viikoittain (perintäkirjeet) tai kahden tai kolmen viikon jaksoissa (työntekijä- tai ravintola-alan palkat)

Deadlinen eli eräpäivän määräytyminen

• Tietty päivämäärä (yhtiön veroilmoitus, arvonlisäveroilmoitus)
• 4 työpäivää kuun alusta (esimerkiksi palkka-aineiston toimituksessa)
• 5 päivää kahden viikon jakson ­päättymisen jälkeen (tuntipalkoissa)

Tehtävän kausi – verrattuna eräpäivään

• Edellinen vuosi (tilinpäätös) – ­tilikauden 2020 tilinpäätöksen sovittu eräpäivä 30.3.2021
• Kaksi kuukautta ennen (alv-ilmoitus) – maaliskuun alv-ilmoitus toukokuussa
• kaksi viikkoa ennen (työntekijäpalkat) – 2021 vuoden viikot 16 ja 17 maksupäivä 6.5.2021.

Tehtävän kausi on taloushallintoalan ­tehtäväkäsittelyn erityispiirre. Muilla toimi­aloilla halutaan yleensä tarkastella vain tehtävien eräpäiviä. Tilitoimistossa taas halutaan lisäksi katsoa, ovathan kaikki tietyn tilikauden tai tietyn kuukauden tehtävät tehty. Niiden eräpäiväthän ­laahaavat yleensä jäljessä. Muita tilitoimiston tehtä­vien määreitä ovat esimerkiksi tekijä, ­palvelu (kirjanpito, palkat, controller-palvelut…), asiakas, vastuuorganisaatio (tilitoimisto vai asiakas).

Projektien tehtävät

Toistuvien tehtävien lisäksi tilitoimistoilla on hallittavanaan myös projektien tehtäviä. Kun on kyseessä esimerkiksi uuden asiak­kaan aloitus, ovat tehtävät usein asiakkaasta toiseen pitkälti samoja. Näin niissä voidaan ja kannattaa hyödyntää valmiita tehtävälistoja. Valmiita tehtävälistoja voidaan hyödyntää myös esimerkiksi uuden työntekijän aloittamiseen liittyvissä rutiineissa tai vastaavasti työntekijän ­lähtiessä. Esimerkiksi asiakkaan yritysjärjestelyyn liittyvissä tehtävissä on jo enemmän yksilöllisiä piirteitä, mutta yleensä niissäkin kannattaa katsoa mallia vanhoista projekteista.

Asiakas- ja tukipalvelun tehtävät

Tilitoimistojen kirjanpitoon ja palkan­laskentaan liittyy asiakkaalta tai tili­toimiston sisältä tulevia palvelupyyntöjä, esimerkiksi työntekijän lopputilin ­laskenta tai asiakkaan OmaVero-tilanteen selvittäminen. Yhä useammat tilitoimistot ­tarjoavat asiakkailleen myös ohjelmistojen käyttöä, ja tällöin tilitoimisto usein joutuu tai saa toimia myös IT-tukipalveluna.

Tilitoimistojen tehtäväkäsittelyn tarpeet

Tilitoimiston tehtävien seurannan näkökulmia voidaan tyypitellä monin tavoin. Alla olen esittänyt muutaman ­mielestäni tärkeän näkökulman ja hyödyntämis­tarpeen.

Asiakkaan palvelujen ja tehtävien dokumentointi
Tehtävien dokumentointi on useimmiten tehokkain ja ymmärrettävin tapa asiakkaan ja tilitoimiston yhteisen taloushallinto­prosessin kuvaamiseen. Asiakkaalle suoritettavien palvelujen ja niiden tehtävien dokumentointi luo pohjan laadukkaalle ja kestävälle toiminnalle. Kun kirjataan tehtävät, niiden eräpäivät, vastuutahot ja tekijät, pysytään kärryillä, mitä pitää tehdä ja koska. Dokumentaatiota voidaan hyödyntää, kun asiakkaan toimintamallit ja palvelu­tarpeet muuttuvat tai silloin, kun tehtäviä uudelleenjärjestellään esimerkiksi pidemmän sairasloman takia.

Oman työn johtaminen ja suunnittelu
Kun tehtävät on kirjattu asiakkaille ja tekijöille, on kullakin työntekijällä mahdollisuus suunnitella ja hallita omaa työn­tekoaan ja työpäiväänsä. Tehtävät voi eräpäivien puitteissa itse jakaa työpäiville. Ja voi etukäteen pyytää apua kaverilta, jos viikko näyttää jo etukäteen mahdottomalta. Pidän tätä äärimmäisen tärkeänä asiana työssä jaksamisen kannalta. Toimiessani projektityössä pistin aina perjantaisin seuraavan viikon tehtävälistan kuntoon kalenterissani. Oli parempi fiilis lähteä viikonloppuun, kun tiesi miten seuraavasta viikosta selviää. Tilitoimiston kirjanpitäjällä ja palkanlaskijalla on monin verroin enemmän tehtäviä ja eräpäiviä muistettavana ja selätettävänä, joten hyödyt ovat vieläkin suuremmat.

Resurssien suunnittelu ja seuranta
Vähänkään suuremmassa ­tilitoimistossa halutaan suunnitella, seurata ja ­verrata työntekijöiden kuormitusta. ­Tässäkin voidaan hyödyntää tehtävänkäsittelyä. Kun tehtäville arvioidaan toimeksiannon alkuvaiheessa työmäärät, saadaan ­kunkin työntekijän karkea kuormitusarvio. Ja arvioita voidaan täsmentää, kun asiakkaan tehtävien toteutuneista työmääristä saadaan kokemuksia. Näin voidaan varautua pullon­kauloihin, sairastapauksiin ja uusien asiakkuuksien tuomiin lisätöihin luotettavan tiedon valossa. Ja työmäärät voidaan perustella työntekijöille reilusti ja objektiivisesti.

Pahin ongelma tilitoimistojen töiden hallinnassa on usein asiakas – tai täsmällisemmin tietyt ongelma-asiakkaat. Tehtävänkäsittelyllä saadaan todennettua asiakkaan aineistojen toimitusviiveet ja niiden seuraukset. Näin asiakkaan kanssa käytäville ryhtikeskusteluille on pohjaksi mustaa valkoisella.

Laadunvarmistus
Kukapa tilitoimiston vastuuhenkilö ei haluaisi voida todentaa, että nyt ovat maaliskuun tehtävät tai tilikauden 2020 tehtävät paketissa. Tehtävänkäsittelyn avulla voidaan myös seurata virheitä ja niiden korjaustilannetta. Tehtävälle voidaan määrittää, että siihen on sisältynyt virhe – tarkemmin sanottuna asiakkaan, ­tilitoimiston tai ohjelmiston virhe. Lisäksi voidaan kuvata virheen syy ja tehdyt korjaustoimet. Näin voidaan seurata virheiden määrää ja kerätä tietoa virheiden syistä ja niiden korjauskeinoista laadun ja tehokkuuden kehittämiseksi.

Työmääräarvioiden seuranta
Uusien asiakkaiden palvelujen hinnoittelu perustuu aina jonkinlaiseen työmääräarvioon. Arviossa voidaan hyödyntää nyky­asiakkaiden tehtävien toteutuneita työmääriä. Kun asiakas on ollut tuotannossa jonkin aikaa, voidaan seurata, miten hyvin työmääräarvio on pitänyt. Toteuma­tietoa voidaan hyödyntää asiakkaiden kanssa pidettävissä prosessin sujuvuutta ja trimmaamista koskevissa keskusteluissa sekä hintakeskusteluissa. Käytännön havaintona tilitoimistoissa on ollut, että erityyppisten asiakkaiden suunniteltuja ja toteutuneita työmääriä seuraamalla on opittu arvioimaan uusien asiakkaiden työmäärät yhä tarkemmin.

Tehtävänkäsittely tilitoimistojen toiminnanohjausjärjestelmissä

Perinteisesti tilitoimistossa seurattiin toistuvia tehtäviä paperilla tai excelillä hoidetulla tehtävälistalla. Tyypillisesti kuukaudet oli esitetty sarakkeina ja kunkin asiakkaan kirjanpito ja palkanlaskenta omina riveinään. Kunkin kuukauden kenttä ”Maaliskuu 2021 – Möttösen konepaja Oy kirjanpito” oli jaettu kahteen täpättävään kenttään ”vastaanotettu” ja ”tehty”.

Ylläkuvatut tehtäväkäsittelyn tarpeet ja hyödyntämismahdollisuudet ovat niin moninaiset, että en näe mitään järkeä olla hyödyntämättä tilitoimistoille kehitettyjä tehtävänkäsittelyjärjestelmiä. Etenkin kun ne sisältyvät tilitoimistojen toiminnan­ohjausjärjestelmiin, joilla hoituvat myös esimerkiksi työaikaseuranta, laskutus ja kannattavuusseuranta. Käytännössä tehtävänkäsittelyn ratkaisutavat vaihtelevat jonkin verran eri ohjelmistoissa. Pyysinkin Innoxin, Kohon ja Visma ValueFramen asiantuntijoilta selosteet heidän ohjelmistonsa käyttötavoista ja eduista.

Innox Toiminnanohjaus: Tehtävien hallinta

Innox Toiminnanohjaus on suunniteltu tilitoimistoille, joten ohjelman toimintojen lähtökohtina ovat tilitoimistojen moninaiset tarpeet, joista tärkeimmät ovat asiakkuuksien ja tehtävien hallinta. Yksittäiset ominaisuudet ovat toki tärkeitä, mutta on tärkeää muistaa, että kyse on toimivasta kokonaisuudesta, joka sitoo tehtävänhallinnan asiakkuuksiin ja sitä kautta tilitoimiston toiminnalliseen ja taloudelliseen kehittämiseen. Tässä artikkelissa kuitenkin keskitymme tehtävänhallintaan ja sen ympärille liittyviin toimintoihin.

Alussa oli suo, kuokka ja Jussi

Jussi ymmärsi sen, että työssä on keskityttävä oleelliseen ja että on otettava oppia kertyneistä kokemuksista työn edetessä. Tilitoimiston tehtävänhallinnan perusteet ovat samat, tarvitaan asiakkaat (kohde), Innox (työkalu) sekä tilitoimisto (käyttäjä). Toimivaan kokonaisuuteen tarvitaan toki paljon enemmän työkaluja kuin suon kuokkimisessa, koska tilitoimiston työt vaativat paljon enemmän yksityiskohtia, mutta perusperiaate on sama. Asiat on hoidettava ajallaan ja tehokkaasti.

Jussi on ”Täällä pohjantähden alla” tuottavuuden oivallinen esikuva. Me puolestamme haluamme olla esimerkki modernista ja laadukkaasta työkalusta, jonka avulla tilitoimisto saa varmistettua tuottavuuden lisäksi oman toimintansa, sekä saa kehitettyä itseään yhä paremmaksi toiminnasta kertyvien tietojen perusteella.

Tehtävien perustana on hinnasto

Tehtävähallinta perustuu hinnastoon, jonne luodaan halutut tehtävät eli nimikkeet. Tehtäville voi antaa valmiiksi esitietoja, kuten esim. suunnitellun työajan. Useampi toimipaikkaisessa ympäristössä voi eri toimipaikoille/toimistoille määritellä toimistokohtaiset hinnat. Myös asiakaskohtaiset hinnat saadaan määriteltyä helposti. Hinnankorotukset saadaan ajettua prosenttimääräisesti, halutuilla pyöristyssäännöillä.

Suunnittelu on osa toiminnanohjausta

Asiakaskohtaiset toistuvat tehtävät luodaan nk. massana, tätä varten kehitetyllä toiminnolla, jolloin tehtävien luonnin voivat hoitaa asiakkaiden vastuuhenkilöt. Tehtäviä voidaan luoda myös tiimeille. Aina tarvittaessa asiakkaiden vastuuhenkilöt voivat helposti tarkistaa ja täydentää asiakaskohtaisia tehtäviä, jolloin tehtäväkokonaisuus pysyy hallinnassa ja vuosikellon mukaiset tehtävät tulevat vastuuhenkilöille sekä näiden avustajille ja tuuraajille eteen ajallaan.

Tehtäviin saa liitettyä yleiset tai asiakaskohtaiset suoritusohjeet. Näin tehtävien suoritus ei ole kiinni asiakkaan omasta vastuuhenkilöstä, vaan tuuraaja voi tehdä tehtäviä tai tehtäviin voi tarvittaessa osallistua helposti useampi tekijä.

Työnsuunnitteluraportti kertoo selkeästi, kuinka paljon suunnitellut tehtävät vievät toimiston tai eri henkilöiden työaikaa tulevaisuudessa. Raporttia voidaan hyödyntää myös tarkastellessa menneisyyttä, jotta nähdään, kuinka suunnittelu on kohdannut toteutuksen, jolloin työnsuunnittelua saadaan tarkemmaksi.

Tehtävistä kertyy kokemusperäistä tietoa

Tehtäviin kellotetaan tehtäväaikaa aloita ja lopeta -painikkeilla. Tehtävien valmistuessa ne siirtyvät automaattisesti laskutettaviksi ja niiden taakse jää kellotuksista kertyvät suoritustiedot, kuten esim. tehtävien tekijät ja suoritusaikatiedot, sekä muut tehtäväkorteille kirjattavat tiedot. Näin eri raporteilta löytyvät historiatiedot auttavat ohjaamaan tilitoimiston toimintaa tuottavammaksi.

Palvelupaketit tekevät kiinteistä laskutussopimuksista turvallisempia

Asiakkaan tehtävät saadaan sidottua palvelupaketteihin, jolloin tehtävien suoritusaikatiedot jäävät talteen kuukausittaisiin palvelupaketteihin. Näin erillisveloitettavien tehtävien seuranta pysyy erillään, mutta osana asiakas- ja tilitoimistokohtaista kokonaiskannattavuutta. Palvelupakettien kannattavuutta saadaan seurattua asiakaskohtaisen seurannan lisäksi palvelupaketeittain ja kuukausitasolla.

Esimerkkejä tehtävänhallinnan eduista:
• Tehtävien hallintaan ei tarvita Excel-tiedostoja
• Tehtäviin voidaan lisätä alitehtäviä toistumaan päätehtävän mukana
• Tehtäviin saa lisättyä tarkistuslistan tehtävien eri osa-alueista
• Käyttäjäkohtaiset etusivut näyttävät avoimet ja keskeneräiset tehtävät
• Asiakas- ja tehtäväkohtaiset ohjeet näkyvät tehtävätiedoissa
• Tehtäväaikojen kellottaminen tuottaa tarkkaa seurantatietoa
• Tehtävien siirto tuuraukseen ja tuuraukset käyvät helposti
• Tehtävien suoritustiedot jäävät talteen
• Alihankintana tehtävät ja teetettävät tehtävät saadaan hallittua ja laskutettua
• Tehokkuuden ja asiakaskannattavuuden seuranta helpottuvat
• Hinnoittelua on helpompi hallita ja kehittää

Tehtävänhallinta sisältää erittäin paljon ominaisuuksia, joten edellä on kuvattuna vain osa ominaisuuksista. Asiasta kiinnostuneiden kannattaa tutustua innox.fi-sivuilta löytyvään Ominaisuudet sivuun tai varata esittelyaika, jolloin voimme kertoa ominaisuuksista enemmän.

Tehtävänhallinta on osa toiminnanohjausta, johon kuuluu myös mm. asiakkuuksien hallinta, palvelumaksujen hallinta, laskutusapu, työajanseuranta, raportointi, tiedostohallinta, henkilöstö- ja asiakastiedottaminen, sekä asiakkaiden tunnistamiset ja riskiarviot.

Kohon työmääräyksillä astetta syvempää töiden hallintaa

Kohossa tilitoimiston tehtäväkäsittelyä eli toistuvia tehtäviä kutsutaan työmääräyksiksi.

Työmääräyksillä asiakkaan tehtävät ja päivittäin/viikoittain/kuukausittain/vuosittain toistuvat toimenpiteet tulevat automaattisesti käyttäjän työlistalle. Kiireellisimmät työt tulevat aina ensimmäiseksi. Töiden etenemistä seurataan suorittamalla työmääräyksen sisältämiä toimenpiteitä. Työmääräyksille voidaan kiinnittää myös laskutukseen liittyviä tuoterivejä, esimerkiksi palkka. Käyttämällä Kohon työmääräyksiä taataan, että yritys voi seurata asiakastöiden edistymistä, valmistumista ja työntekijöiden kuormitusta sekä varmistaa, että kaikki yrityksen työt tulevat tehdyksi ja laskutetuksi.

Kohon työmääräysten ja niistä syntyvien työ- ja tehtävälistojen suurin etu on, että ne ovat suoraan myös laskutettavia tuntikirjausmerkintöjä, jotka sisältävät työn etenemis- ja/tai valmistumisseurannan. Käyttäjä kirjaa tuntinsa suoraan työmääräykseen, merkitsee samaan paikkaan työn edistymisen ja sama kirjaus voidaan siirtää suoraan laskulle, kun työ on valmis osa- tai kokonaislaskutettavaksi. Kun työ sekä sen edistyminen kirjataan ainoastaan yhteen paikkaan, käyttäjän työprosessi tehostuu ja aikaa laskutettavalle työlle säästyy enemmän. Kohossa myös asiakkaan toimittamat materiaalit menevät suoraan työmääräykselle oikeaan paikkaan eikä niiden etsiskelyyn ja kirjaukseen tarvitse käyttää aikaa.

Kohossa tehtävänkäsittelyn luontia helpottava erityispiirre on kiinnitysmatriisi, jossa käytännössä asiakkaalle laitetaan rasti ruutuun ko. tehtävän kohdalle, jolloin työt nousevat työlistalle. Toinen Kohon tehtäväkäsittelyn erityispiirre on se, että tehtäviä ei ole sidottu vuosikelloon, eikä tehtävät katoa vuoden tai tilikauden vaihduttua, vaan tehtävä toistuu työlistalla niin kauan kuin siihen ei tehdä muutoksia. Työn kellotus on helppoa: kello klikataan työlistasta päälle ja lopuksi painetaan ”lopeta” tai suoraan seuraavan työn kohdalla jatka-painiketta.

Resursointia Kohossa helpottaa kuormituskalenteri. Sen avulla pääkäyttäjä näkee suoraan, kenelle työntekijälle mahtuu uusi asiakas. Kuormituskalenterin avulla päästään pureutumaan siihen, mistä kiikastaa, jos työt vievät aikaa enemmän kuin on suunniteltu. Onko ongelma työntekijässä vai asiakkaan työkuormassa? Kuormituskalenterin avulla on myös helppo selvittää, vastaako asiakkaan hinnoittelumalli todellista työmäärää.

Edellä mainittujen erityispiirteiden lisäksi Kohosta löytyy vielä ainakin kaksi erityistä ominaisuutta liittyen tehtäväkäsittelyyn. Ensimmäinen liittyy sopimuslaskutukseen. Useimmat tilitoimistot käyttävät nykyisin kiinteää kuukausiveloitusta, joka sisältää tietyn määrän tunteja. Kohosta löytyy ominaisuus, että jos tuo tuntimäärä jostain syystä ylittyy, Koho seuraa ja lähtee automaattisesti luomaan täydellistä laskuaineistoa ylimenevästä osasta. Koho siis automatisoi laskujen luomisen siltäkin osin täysin.

Tilitoimistoille kiinnostava ominaisuus Kohossa on myös automaattinen ristiinlaskutus. Tämä tarkoittaa sitä, että usean toimipaikan toimistojen tarvitse siirrellä laskuja tai sisäisesti laskuttaa jos vaikkapa Helsingin konttori tekee Tampereen konttorin asiakkaan töitä, vaan työ menee automaattisesti samalle laskulle.

Työmääräysten hyödyt yrityksen johdolle:

• Tehtyjen, keskeneräisten ja suoritettujen töiden seuranta helpottuu
  > Kaikki työt tulevat tehdyksi
• Henkilöriski pienenee
• Tehokas ja helppolukuinen raportointi
• Työ- ja henkilöresursointi helpottuu
• Muistinvarainen työ voidaan poistaa
• Työajan suunnittelua ja budjetointia voidaan tehostaa

Työmääräysten hyödyt käyttäjälle:

• Oma henkilökohtainen työlista
• Tehtyjen, keskeneräisten ja suoritettujen töiden seuranta helpottuu -> Kaikki työt tulevat tehdyksi
• Muistinvarainen työ voidaan poistaa
• Töiden jakaminen tai kollegan tuuraaminen helpottuu

Koho helpottaa tilitoimiston arkea. Kohon suurin etu on järjestelmän muokattavuus, sekä järjestelmän sisälle tehtävät räätälöitävät workflowt. Räätälöitävien worflowien ansioista järjestelmään voidaan luoda kullekin asiakkaalle sopivia toimintamalleja ja sääntöjä. www.kohosales.com

Visma Value Frame

ValueFramen ja Netvisorin yhdistelmällä teet kirjanpitäjiesi arjesta helppoa tuomalla läpinäkyvyyttä ja kattavuutta tärkeiden avainlukujen seuraamiseen. Uudella Oma Netvisor-näkymällä tehtäviin päästään nopeasti käsiksi ilman ylimääräisiä painalluksia tai turhia tarkastuskäyntejä asiakkaan ympäristössä. Lisäarvoa liiketoiminnan johtamiseen tuodaan ValueFramella, jossa tapahtuu varsinainen palvelumallien hallinta ja työnohjaus. ValueFramen tehtävien hallinnan työkalulla saadaan ajantainen ja kattava kokonaiskuva asiakkaille tarjottujen palveluiden tilanteesta sekä mahdollistetaan tarkka kellotus suoraan tehtäville laskutuksen perusteeksi. Tehtävien työmääräarvioiden avulla voidaan seurata henkilöstön kuormitustilannetta ja kiinteähinnoitteisten palveluiden katelaskenta helpottuu huomattavasti, kun työmääräarvioita voidaan seurata toteutuneisiin tunteihin tarvittaessa tehtävätasolla.