Korona räjäytti asiakkaiden tiedontarpeen ja osoitti tietotyön arvon

Hämeenlinnalainen Angelma & Mäkelä Oy on 30 vuotta alalla toiminut tilitoimisto, joka palvelee 12 hengen voimin noin 300 asiakasta. Ylpeästi henkilöomisteinen yhtiö on pyörittänyt toimintaa paperittomasti jo useamman vuoden ajan. Koronaviruksesta aiheutuneiden rajoitusten iskiessä henkilökunta siirtyi sujuvasti koteihinsa jatkamaan työskentelyä nettiyhteyden välityksellä.

– Meillä on työpaikalla hyvä ilmapiiri ja yhteishenki sekä kova tekemisen meininki. Sitä yhteisöllisyyttä meidän työntekijät ovatkin eniten jääneet kaipaamaan. Viime aikoina olemme jo tavanneet ulkona liikunnan merkeissä. Sitä on tarkoitus jatkaa myös koronan jälkeen, sanoo Angelma & Mäkelä Oy:n toimitusjohtaja, KLT Minna Täppinen.

Korona-aikana toimistolle on pystynyt menemään vain erikseen sovittuina aikoina. Valtaosa asiakaskontakteista on hoidettu puhelimitse tai sähköpostitse, eikä tapaamisille ole ollut sähköisten työkalujen ansiosta edes tarvetta. Jatkossa asiakkaat, jotka haluavat tulla käymään Angelma & Mäkelän toimistolla, pääsevät sinne ajanvarauksella.

– Toivottavasti koronakriisi on askel siihen suuntaan, että asiakkaat vierailevat tilitoimistoissa vain ajanvarauksen kautta. Tällöin kirjanpitäjä pystyy valmistautumaan jokaiseen tapaamiseen, ja asiakas saa entistä kokonaisvaltaisempaa palvelua, Täppinen pohtii.

Parempaa ennakoitavuutta uusilla palveluilla

Koronasta huolimatta Angelma & Mäkelän työtilanne on pysynyt hyvänä. Kriisin alkuvaiheessa lisääntyneet lomautukset näkyivät palkanlaskennassa, missä kirjoitettiin normaalia enemmän palkkatodistuksia. Myös puhelimet soivat ensimmäisinä viikkoina ahkerasti, kun asiakkaat kyselivät neuvoja tukihakemusasioissa.

Tilanne on rauhoittunut, mutta raportteja ja reagointia kaivataan edelleen ja entistä nopeammin, sillä tiedon tarve ei ole vähenemässä. Tähän vaikuttaa asiakkaiden kiinnostus kartoittaa eri vaihtoehtoja tulevan varalle. Täppisen mielestä taloushallintoalan pitäisi opetella markkinoimaan enemmän tämänkaltaista palvelua. Haasteena on kirjanpitäjien perinteinen ajatusmalli, jossa töitä tehdään jälkikäteen faktojen parissa.

– Normaalisti asiakas tekee ensiksi investointipäätöksen ja vasta muutaman päivän kuluttua siitä tulee tieto kirjanpitäjälle. Nyt olisi mahdollisuus lähteä tarjoamaan asiakkaille investointipäätöstä edeltäviä ja liiketoiminnan ennakoitavuutta tukevia uusia palveluja, rohkaisee Täppinen.

Nyt olisi mahdollisuus lähteä tarjoamaan asiakkaille investointipäätöstä edeltäviä ja liiketoiminnan ennakoitavuutta tukevia uusia palveluja

Koronakriisi ei vedä vertoja 1990-luvun pudotukselle

Angelma & Mäkelässä on käytössä Net-visor-ohjelmisto, joka antaa asiakkaille reaaliaikaista tietoa taloudesta. Sen lisäksi yritys tuottaa kassavirtaennusteita Montroller-ohjelmalla, jonka hallitseminen on keskitetty määrätyille työntekijöille.

– Jokaisen työntekijän ei kannata opetella yhden ohjelman käyttöä muutaman vuosittaisen raportin tai ennusteen tekemistä varten. Siksi meilläkin Montrolleria käyttävät vain muutamat nimetyt henkilöt, toteaa Täppinen.

Omin silmin 1990-luvun laman nähnyt toimitusjohtaja pitää koronakriisiä erilaisena kokemuksena, jossa ei vielä ole sukellettu yhtä syvälle. Silloin yritykset menivät nurin velkojen kasvaessa valuuttakriisin kurimuksessa. Nyt vallitseva tunnelma on rauhallisempi, eikä kukaan asiakkaista ole vielä ajautunut ylitsepääsemättömiin talousvaikeuksiin.

– Koronan lopputulema nähdään ehkä vasta ensi kevään tilinpäätösten myötä. Silti uskon, että sekä asiakkaat että tilitoimistot ovat paremmassa tilanteessa kuin 1990-luvulla. Tämän jälkeen olemme kaikki myös entistä paremmin valmistautuneita tuleviin kriiseihin, kannustaa Täppinen.

Korona koetteli optikkoliikkeiden liikevaihtoa

Yksi Angelma & Mäkelän asiakkaista on Näkemisen ja silmäterveyden toimiala NÄE ry, joka on näkemiseen ja silmäterveyteen erikoistuneiden yritysten toimialajärjestö. NÄE ry tarjoaa ajankohtaista tietoa kaikille alan yrityksille ja niissä työskenteleville ammattilaisille sekä toimii heidän edunvalvojanaan. Yhdistyksellä on reilut 300 jäsentä, joihin lukeutuvat muun muassa suurimmat optikkoketjut Silmäasemaa lukuun ottamatta. NÄE ry:n toimitusjohtaja Panu Tast korostaa, että näkemiseen liittyvien tuotteiden ja palveluiden lisäksi optikkoliikkeet toimivat myös silmäterveyteen erikoistuneina terveydenhuollon toimintayksikköinä.

– Jäsenliikkeissämme työskentelee sekä optikkoja että silmälääkäreitä. Myös alan osaamisen kannalta NÄE ry on tärkeä optometrian koulutusorganisaatio, joka tekee yhteistyötä Metropolian ja Oulun ammattikorkeakoulun kanssa.

Koronakriisin realisoituminen maaliskuun puolivälissä pudotti monen NÄE ry:n jäsenyrityksen liikevaihtoa yli 75 prosenttia. Akuutissa vaiheessa paine avun ja neuvonnan järjestämiselle oli äärimmäinen. NÄE ry tekikin aktiivisesti yhteistyötä Suomen Yrittäjien ja Kaupan liiton kanssa edistääkseen tarvittavia pelastus- ja tukitoimia mahdollisimman laajalla rintamalla.

– Koronakriisin iskiessä teimme paljon suunnitelmia ja vaikuttamista. Pyrimme myös vastaamaan jäsenyritysten valtavaan neuvontarpeeseen, joka ei ole vuosiin ollut niin korkealla tasolla, listaa Tast.

Kansainvälisen konferenssin peruuntumisesta syntyi talouspaineita

NÄE ry järjestää oppilaitosyhteistyön lisäksi muuta osaamisen kehittämiseen tähtäävää koulutusta sekä alan tapahtumia. Tälle keväälle koulutuskalenteriin oli merkittynä Euroopan Optometrian Akatemian (EAOO) kansainvälinen konferenssi, joka oli suunniteltu järjestettäväksi Helsingin Messukeskuksessa toukokuun puolivälissä. Tapahtumaan odotettiin jopa 1 000 näkemisen ja silmäterveysalan ammattilaista EU:n alueelta. COVID-19 kuitenkin sotki pitkälle viedyt suunnitelmat.

– Jouduimme miettimään, miten hoitaa noin 400 jo ilmoittautuneen henkilön varausmaksujen palautukset. Sen lisäksi oli selvitettävä tilanteen vaikutus sponsorisitoumuksiin sekä hallittava NÄE ry:n likviditeettiasiat niin, että tase selviää mahdollisimman vähillä vaurioilla, kertoo Tast.

Tässä tilanteessa NÄE ry:n taloushallinnon kumppaniksi kymmenisen vuotta sitten valikoituneen Angelma & Mäkelän ammattitaito ja tekniset työkalut osoittautuivat tärkeiksi apuvälineiksi. NÄE ry:llä ei esimerkiksi ennen koronakriisiä ollut juurikaan tarvetta kassavirtalaskelman yksityiskohtaiseen analyysiin.

– Meidän piti ottaa käyttöön rahoitus-instrumentteja sekä hallita palautettavia tuottoja ja budjetoituja tuottoja, joita ei tullut. Tässä kaikessa meitä auttoivat valtavasti Angelma & Mäkelän sofistikoituneet työkalut, osaaminen ja tuki. Kaikki onnistui hienosti etänä, sillä NÄE ry toimii Helsingissä ja Angelma & Mäkelä Hämeenlinnassa. Netvisorin käytön ansiosta meillä ei ole ollut vuosiin tarvetta fyysiselle kohtaamiselle, joten siinä mielessä korona ei tuonut mitään uutta, sanoo Tast.

Talouden tasapainotuksen jälkeen katse tulevaan

Kriisin keskellä talouden nopea hanskaaminen ja välttämättömien rahoitus-
päätösten tekeminen helpotti painetta NÄE ry:ssä ja mahdollisti paremman keskittymisen jäsenyritysten auttamiseen. Peruuntuneesta suurtapahtumasta koituneita menetyksiä paikkaamaan on jo valmistelu syyskuun loppuun Oulun AMK:n kanssa järjestettävä koulutustilaisuus. Näillä näkymin myös Euroopan Optometrian Akatemian konferenssi saadaan toteutetuksi ensi vuonna.

– Tämä kriisi ei ole vielä ohi, sillä kesä on monille jäsenyrityksillemme hiljaista aikaa. Sen ja koronan vaikutukset realisoituvat vasta syksyllä. Koko toimiala on silloin uusien haasteiden edessä. Olemme kuitenkin omalta osaltamme aikaisempaa valmiimpia tekemään nopeita ratkaisuja ja uusia suunnitelmia nyt, kun taloushallinto on varustettu kattavammalla työkalupakilla, arvioi Tast.