Korona laittoi tilitoimistojen toimintatavat uusiksi

Tilitoimisto Torsti Myllymäki Oy:n arkeen koronaviruksella on ollut merkittäviä vaikutuksia. Aiemmin asiakkaat vierailivat usein Kankaanpään keskustassa sijaitsevassa toimistossa. Nyt yhteydenpito hoituu puhelimitse sekä sähköpostilla ja tilitoimistomateriaalit vaihdetaan eteisaulan aineistopisteessä.

– Päätimme jo aikaisessa vaiheessa, että asiakkaita ei oteta toimistolla vastaan. Näin turvaamme toimintakykymme ja suojaamme työntekijöitämme ja asiakkaitamme tartunnoilta. Aineistot voi jättää aulaamme perustetun aineistopisteen pöydälle tai ulkona olevaan lukittuun postilaatikkoon. Asiakkaat voivat myös noutaa postinsa ja käydä allekirjoittamassa asiakirjoja aulan pisteellä. Koska koronavirus voi elää jonkin aikaa pinnoilla, otamme meille toimitetut aineistot mahdollisuuksien mukaan käsiteltäväksi vasta vuorokauden kuluttua niiden toimittamisesta, yrittäjä Torsti Myllymäki kertoo.

Työ tehostuu, mutta asiakastarpeita vaikeampi havaita

Myllymäen mielestä asiakkaan kanssa käytävien keskustelujen väheneminen on parantanut työtehoa. Samalla asiakastarpeiden havainnoinnista on tullut haastavampaa.

– Asiakkaan kanssa kuulumisia vaihtaessa nousee usein esiin sellaisia tarpeita, jotka saattavat lyhyissä puhelinkeskusteluissa jäädä huomioimatta. Monesti esimerkiksi tarve yritysjärjestelyille nousee esiin epävirallisissa keskusteluissa, Myllymäki sanoo.

Monissa asiantuntijatyötä tekevissä yrityksissä työntekijät ovat siirtyneet etätöihin. Torsti Myllymäen 13 työntekijää työskentelee kuitenkin edelleen toimistolla. Myllymäen mukaan tämä johtuu sekä toimitilojen väljyydestä että osaltaan myös tietoturvaseikoista.

– Vaikka tarjoamme asiakkaidemme käyttöön myös sähköisen taloushallinnon järjestelmän, useimpien asiakkaidemme kirjanpitoaineistot ovat edelleen paperisessa muodossa. Asiakkaan aineistojen kuljettaminen kotiin olisi ongelmallista jo tietosuojasyistä, Myllymäki toteaa.

Tilitoimisto Torsti Myllymäki Oy:n käytössä on 350 neliön toimistotila. Osalla työntekijöistä on oma työhuone ja avokonttoritilassakin istutaan väljästi. Näin riittävät turvavälit työkavereihin on helppo säilyttää.

– Kaikilla on käsidesit käytössä ja kertakäyttöliinoilla puhdistetaan kosketuspinnat ja ovenkahvat säännöllisesti. Lisäksi ruokailu- ja kahvitauot pidetään porrastetusti, Myllymäki luettelee toimiston uusia käytäntöjä.

Toinen aalto voi viedä etätöihin

Myllymäki on toiminut tilitoimistoyrittäjänä vuodesta 1995. Parissa vuosikymmenessä pienestä yrityksestä on kasvanut Kankaanpään suurin tilitoimisto. Yrityksen 13 työntekijää hoitaa noin 450 yrityksen taloushallintoa. Yritys tekee kirjanpito- ja palkanlaskentatöiden ohella myös tilintarkastuksia sekä hoitaa yritysjärjestelyjä että sukupolvenvaihdoksia. Asiakaskunta koostuu pääosin Satakunnan ja Pirkanmaan alueen yrityksistä.

Myllymäki uskoo vakaasti toimistolla tehtävän työn etuihin. Tilitoimistotyössä asiakkaan kohtaaminen on erityisen tärkeää ja tämä onnistuu parhaiten kasvokkain tilitoimiston toimitiloissa. Poikkeusoloissa asiakasyhteydet toki hoituvat sähköpostilla ja puhelimella.

Toimistossa varaudutaan kuitenkin myös etätöihin siirtymiseen, mikäli koronakriisi pahenee.

– Haemme parhaillaan Business Finlandin tukea hankkeelle, jossa luomme edellytykset väliaikaisten etätöiden tekemiselle, mikäli koronan toinen aalto iskee. Ryhdymme hankkeeseen, saamme tukea tai emme. Siirrymme muun muassa kannettaviin tietokoneisiin ja parannamme suojattuja yhteyksiä myös mahdollisen etätyön osalta. Olen iloinen siitä, että työsuojeluvaltuutettumme ja koko henkilöstömme on vahvasti mukana miettimässä ja luomassa uusia toimintamalleja, Myllymäki sanoo.

Myllymäen mielestä varautuminen poikkeusoloihin on äärimmäisen tärkeää, sillä hän uskoo vastaavanlaisia kriisejä tulevan jatkossakin.

– Suomen valtio ja verohallinto eivät välttämättä kykene jatkossa nykyisen kaltaisiin tukitoimiin. Jokaisen yrityksen pitäisikin luoda nyt toimintamallit tulevien kriisien varalle.

Etätyötä perustamisesta lähtien

Helsingin Herttoniemessä toimivan Tilitoimisto Sukkelan arkea korona ei ole juurikaan muuttanut, sillä vuonna 2013 perustetun yrityksen toiminta on painottunut alusta lähtien pitkälti etätyöhön. Kaikki Sukkelan käyttämät järjestelmät toimivat pilvipalveluina, joten niitä voi käyttää paikkariippumattomasti.

– Yritystä perustaessani halusin rakentaa mallin, joka mahdollistaa etätöiden tekemisen. Näin töitä voi tehdä missä vain, työpäivien aikataulun voi järjestää vapaammin eikä aikaa kulu työmatkoihin, Tilitoimisto Sukkelan perustaja Mira Merikanto kertoo.

Sittemmin yritykseen on tullut toinen osakas ja seitsemän kirjanpitäjää, joista osa on työntekijöitä ja osa toimii yrittäjäpohjalta. Merikanto tietää, että kaikille työntekijöille etätyö ei ole sopiva toimintatapa. Sukkelalle on kuitenkin löytynyt osaajia, jotka arvostavat erityisesti juuri etätyömahdollisuutta.

– Ymmärrän hyvin, että kaikissa toimistoissa etätöihin ei ole siirrytty. Etätöiden tekeminen voi olla haastavaa nuorelle työntekijälle, sillä ohjausta on mahdollisuus saada vähemmän kuin toimistolla työskenneltäessä. Työntekijän työkokemus, työn rutiinien vahva hallinta ja itseohjautuvuus painottuvat etätöitä tehdessä. Toisaalta pitää viihtyä myös yksinään. Kovin sosiaaliselle ihmiselle etätyö ei välttämättä sovellu lainkaan. Etätyöhön ei saisikaan ketään pakottaa, Merikanto pohtii.

Vaikka Sukkelassa suositaan etätyötä, yrityksellä on myös fyysinen toimipiste toimistohotellissa.

–Toimistollamme käy keskimäärin yksi työntekijä päivässä. Itsekin teen mielelläni välillä töitä toimistolla, kun lapset eivät touhua vieressä. Toimistohotellissa on myös yritysten yhteiskäytössä olevat neuvottelutilat, Merikanto kertoo.

Työhyvinvoinnin seuranta haastavaa etätyössä

Sukkelan asiakasyritykset ovat pääosin pääkaupunkiseudulla toimivia yrittäjävetoisia asiantuntijayrityksiä, joiden liikevaihto on 0,1–2 miljoonaa euroa. Etätyön tekemistä tukee osaltaan se, että valtaosalla asiakkaista on käytössään sähköinen taloushallinto. Nyt koronan aikana myös Sukkelan paperista kirjanpitoa käyttävien asiakkaiden laskuaineistot skannataan, jotta niihinkin pääsee verkon kautta käsiksi.

– Tilitoimiston asiakasyhteydet hoituvat pääosin puhelimella ja sähköpostilla. Näin asiakkaiden kanssa käytävät keskustelut pysyvät ytimekkäinä ja tehokkaina. Kasvokkain tapaamme asiakkaita yleensä vain vuosittaisten tilinpäätöspalaverien tai erilaisten konsultointiprojektien yhteydessä. Ne pidetään Herttoniemen toimistollamme, mutta voidaan tarvittaessa hoitaa myös etänä esimerkiksi Teams- tai Skype-yhteyksillä. Nyt koronan aikana näiden etäyhteyksien käyttö on tietysti lisääntynyt ja monille asiakkaille niiden käyttäminen on tullut myös tutummaksi.

Merikannon mielestä työntekijöiden työpanosta on helppo seurata, koska kaikista tilitoimiston työtehtävistä jää näkyvä jälki. Työntekijän työpanosta ei tulekaan enää tarkkailla perinteisen toimistotyöajan, vaan tehtyjen työsuoritteiden perusteella. Suoritusmäärien ohella Sukkelassa tarkastellaan myös työn laatua. Sitä varten yrityksessä on käytössä Jackbot-laaduntarkkailuohjelmisto.

Johtamisen kannalta Merikanto näkee etätyön suurimpana haasteena työntekijöiden jaksamisen seuraamisen.

– Kun työntekijän tapaa säännöllisesti toimistolla, hyvinvoinnin ja jaksamisen haasteet huomaa nopeasti. Etänä toimittaessa tilanne on huomattavasti haastavampi. Pyrin luomaan yrityskulttuuria, jossa ihmisten olisi helppo tulla keskustelemaan kaikista työhön ja työkykyyn liittyvistä asioista. Pyrin myös keskustelemaan kaikkien työntekijöiden kanssa yhdestä kahteen kertaa kuukaudessa. Yhteisöllisyyttä Sukkelassa rakennetaan yhteisten tapahtumien avulla, Merikanto kertoo.