Katsaus ohjelmistojen tase-erittelytoimintoihin

Tilintarkastuksissa ja taloushallintoliiton oman jäsentarkastuksen puitteissa on havaittu, että tase-erittelyjen taso Suomessa on laskenut. Asia saattaa osin johtua tuoreempien kirjanpitäjien puutteellisesta asiaosaamisesta ja osin liiallisesta luottamuksesta siihen, että taloushallinnon järjestelmä tuottaa aina valmiit, laadukkaat tase-erittelyt ”nappia painamalla”. Taloushallintoliiton kirjanpidon ja verotuksen asiantuntijaryhmä tarttui tilaisuuteen osallistua laadun kehittämiseen parempaan suuntaan:

• Tase-erittelyjen laatimisesta tehtiin ohjeistusta liiton jäsensivuille.
• Ohjelmistotaloille laadittiin kysely näiden tase-erittelymodulien toiminnasta. Ohjelmistotalojen vastaukset ovat myös esillä yllä mainitussa osoitteessa. Oman ohjelmistotoimittajan vastauksista voi saada lisäideoita tase-erittelytoiminnon tehokkaampaan hyödyntämiseen.
• Asiantuntijatyöryhmä järjesti ohjelmistotaloille tilaisuuden, jossa tarjottiin asiantuntemusta tuotekehityksen ja parempien käyttäjäohjeiden laadinnan pohjaksi. Edustettuna oli yhteensä yli sadan työvuoden verran kokemusta tase-erittelyjen parissa sekä useita kiinnostuneita ohjelmistotaloja.

Ohjelmistotalojen tase-erittelytoiminnon kuvauksista käy ilmi, että eri ohjelmistojen tase-erittelyt poikkeavat merkittävästi toisistaan perusteista alkaen. Tässäkin asiassa kauneus on usein katsojan silmässä, objektiivisesti on vaikea sanoa, mitkä ratkaisut ovat parhaita.

Eräissä ohjelmistoissa tase-erittelyjen sujuva käyttö perustuu siihen, että tase-erittelyjen rakenne ja haluttu esitystapa mietitään ja määritellään järjestelmään huolella etukäteen ja tositteiden kirjaukset tehdään tavoiteltu lopputulos huomioiden. Tase-erittelytoiminnossa tekstejä ei välttämättä voi enää muokata tai rivejä lisätä. Kun määrittelytyö tehdään huolella, saadaan laadukas tase-erittely laadittua vaivatta ja tehokkaasti. Jos taas määrittely on tehty puolivillaisesti, tuntuu järjestelmä varmasti jäykältä ja vaikeakäyttöiseltä.

Toisissa ohjelmistoissa taas tase-erittelyjen laadinta ei perustu yhtä selkeästi valmiiseen rakenteeseen vaan tase-erittelyjen laatija muokkaa tekstiä ja sisältöä joustavasti. Tase-erittelyjen laadinta ei välttämättä ole yhtä tehokasta, mutta käyttäjällä on vapaat kädet tuottaa haluamansa informaatio.

Kumpi ylläolevista malleista koetaan paremmaksi, on varmasti kiinni kirjanpitäjästä ja tilitoimistosta. Omasta ohjelmistosta saadaan joka tapauksessa kaikki irti, kun tunnetaan sen toiminnan perusperiaatteet ja mahdolliset puutteet ja vajavaisuudet. Tilitoimiston kannattaa perehtyä huolella oman ohjelmistotoimittajansa tarjoamaan ohjeistukseen ja koulutukseen.

Eri ohjelmistojen tase-erittelyistä löytyi myös varsin kattavasti hyödyllisiä ominaisuuksia. Käyttäjää informoidaan siitä, vastaavatko tase-erittelyllä näytettävät summat vastaavia taseen summia. Käyttäjällä on mahdollisuus päästä porautumaan alkuperäiselle kirjaukselle ja päivittää sitä. Myös audit trail on huomioitu: tase-erittelyissä näytetään tositenumerot, kun erittely on tehty kirjauksittain.

Nuoremmatkin kirjanpitäjät muistelevat usein kaiholla 1980-luvulla tehtyjen merkkipohjaisten kirjanpitojärjestelmien ylivoimaisia tase-erittelyominaisuuksia. Taloushallintoliitto murtaa sukupolvien välistä kuilua siirtämällä tätä perimätietoa uuden sukupolven ohjelmistokehittäjille.