Tilintarkastajan vinkit laadukkaampaan tilinpäätökseen
Kiinnitä huomiota tositteiden laatuun ja toimiston sisäiseen valvontaan
- Kirjanpidon tositteiden osalta kirjanpitäjät voisivat huolehtia, että:
- kirjausperusteet ovat olemassa
- tositesisältö on lain mukainen ja selkeä
- taustalaskelmat ja -dokumentit on liitetty tositteeseen
- tositteet on hyväksytty sovitulla tavalla
- kirjausketju on todennettavissa
Huomiota pitäisi kiinnittää myös riittävään työtehtävien eriyttämiseen ja käyttäjäoikeuksiin. Erityisesti maksuliikenteen prosesseja ja kontrolleja suunniteltaessa pitää huomioida väärinkäytöksen riski. Käyttäjäoikeudet tietojärjestelmiin ja pankkitileille tulee käydä läpi säännöllisesti ja vanhentuneet oikeudet lopettaa.
Kommunikoi tilintarkastajan kanssa
Tilintarkastajankin kanssa on hyvä kommunikoida ajoissa, jotta tilintarkastuksessa vältyttäisiin yllätyksiltä. Moni tilintarkastaja lähettää etukäteen listan tarvitsemistaan raporteista ja muista dokumenteista, joista kaikki eivät välttämättä löydy tilitoimistosta. Tilintarkastus nopeutuu, jos koko pyydetty aineisto on koottu valmiiksi toivotussa muodossa (esimerkiksi Excel) ja jos tilintarkastajalla on pääsy sähköisessä muodossa olevaan aineistoon. Tilinpäätöksen laatijan on oltava tavoitettavissa tilintarkastuspäivänä.
Ratkaise kirjanpidolliset kysymykset ajoissa
Vastuu tilinpäätöksen laatimisesta kuuluu yhteisön johdolle, mutta tilitoimisto on avainasemassa kirjanpidon oikeellisuuden ja tilinpäätöksen laadun suhteen. Johto tarvitsee tilinpäätöksen laatijan apua ymmärtääkseen vastuunsa ja tehdäkseen arvioita ja päätöksiä. Ainakin seuraavista asioista asiakkaiden kanssa pitäisi keskustella ennen tilinpäätöksen laatimista:
- aineettomien ja aineellisten hyödykkeiden poistoajat
- liikearvon ja kehittämismenojen tuotto-odotukset
- pitkäaikaisten sijoitusten ja -saamisten mahdolliset alaskirjaustarpeet
- tuotteiden iän, kunnon ja kiertoajan vaikutus varaston arvoon
- myyntisaamisten ikääntyminen
- pääomalainojen koron käsittely
- lainojen erityisehdot
- IFRS-standardien soveltaminen rahoitusleasingin, sijoituskiinteistöjen tai arvopaperien osalta
- kirjauspäätösten tai kirjaamatta jättämisen perusteiden dokumentointi.
Kommunikaation on toimittava myös toiseen suuntaan – asiakkaiden pitää kertoa tilitoimistoille tilikauden ja sen päättymisen jälkeisistä olennaisista tapahtumista, lähipiiritapahtumista sekä mahdollisista riidoista ja oikeudenkäynneistä, jotta nämä voidaan ottaa huomioon tilinpäätöstä ja liitetietoja laadittaessa. Kommunikointi helpottuu, jos sitä varten on luotu vakiokäytännöt ja tarkastuslistat.
Kiinnitä huomiota yksityiskohtiin
Tilinpäätös täsmää kirjanpitoon, hyvä! Seuraaviin yksityiskohtiin jää kiireessä usein virheitä:
- yhteisön yksilöivät tiedot (nimi, osoite, y-tunnus)
- vuosiluvut
- laskukaavat
- oikeinkirjoitus
- muotoiluseikat
- laadintaperiaatteiden oikeellisuus ja riittävyys
- vakuudet ja vastuusitoumukset
- tilinpäätösasiakirjan nimi (ei enää tasekirja)
- tilintarkastajan allekirjoitus (ei enää HT- ja KHT-yhteisö, vaan tilintarkastusyhteisö)
Viimeistään tässä vaiheessa on hyvä varmistaa myös
- mihin kirjanpitolain mukaiseen kokoluokkaan yhteisö kuuluu
- mitkä ovat kokoluokkaan kohdistuvat vaatimukset toimintakertomuksen, rahoituslaskelman, konsernitilinpäätöksen, liitetietojen ja muiden tilinpäätöksen yksityiskohtien suhteen
- että tase-erittelyt ja liitetietotositteet on laadittu, ne ovat selkeät ja riittävän yksityiskohtaiset ja niiden kirjausketju on todettavissa vaikeuksitta.
- Arvioi tilinpäätöstä kokonaisuutena
- Tilinpäätöksen laatijan kannattaa välillä nostaa katseensa yksityiskohdista ja arvioida tilinpäätöstä kokonaisuutena muun muassa seuraavien kysymysten avulla:
- Ovatko luvut loogisia edelliseen tilikauteen ja toisiinsa verrattuna?
- Täsmääkö varaston muutos tuloslaskelmalla taseen vaihto-omaisuuden muutokseen?
- Täsmääkö tuloslaskelman tulos omaan pääomaan ja juokseeko oma pääoma?
- Onko oma pääoma riittävä?
- Ovatko henkilösivukulut loogiset suhteessa palkkoihin?
- Miltä tunnusluvut näyttävät ja miten ne ovat kehittyneet edellisistä vuosista?
- Mitkä ovat toiminnan jatkumisen edellytykset tilinpäätöksen antaman kuvan valossa?
- Antaako tilinpäätös realistisen ja hyvän kuvan siitä, mitä tilikaudella on tapahtunut?
Kun kirjanpito on ammattitaidolla hoidettu ja tilinpäätös on huolella laadittu, lyhentyy tilintarkastukseen kuluva aika ja lopullinen tilinpäätös on entistä laadukkaampi.