Tietohallinnosta kohti digitalisaatiota

Tero Anttila
tekninen johtaja
TietoAkseli Oy, Jyväskylä

Arto Huolila
kirjanpitäjä ja ohjelmistoasiantuntija
Tilitoimisto Uotila & Laine Oy, Turku

Mitkä ovat tietohallinnon näkökulmasta alan merkittävimpiä muutoksia?

Tero: Pilvipalvelujen läpimurto on suurin muutos. Seuraavana tulevat valtiovallan tukema taloushallinnon digitalisaatio ja robotiikka sekä lakimuutokset. Lähivuosina manuaalinen tallentaminen loppuu lähes kokonaan. Työtä on tarjolla jatkossa konsultoiville taloushallinnon osaajille. Alalle on helppo tulla, mutta pienten toimijoiden on haastavaa selviytyä regulaatiosta ja osaamisvaatimuksista.

Arto: Sähköistyminen ja pilvipalvelut ovat jo pitkään olleet nouseva trendi, mutta vasta nyt niitä on alettu hyödyntää todella laajamittaisesti. Toinen suuri muutos on Verohallinnon sähköistyminen. Ilmoitukset pitää joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta tehdä jo sähköisesti. Jatkossa tietosuoja-asetus tulee aiheuttamaan paljon muutoksia.

Tulevaisuudessa koneoppiminen lisääntyy. Esimerkiksi ostolaskujen tiliöinti ja vastaavat rutiinit automatisoituvat. Ohjelmistojen välille laaditaan avoimempia rajapintoja, jotka helpottavat järjestelmäintegraatioiden tekemistä. Tämä poistaa tarpeen siirtää dataa manuaalisesti järjestelmästä toiseen. Valtakunnalliset standardit tulevat helpottamaan prosessien automatisointia.

Mitkä ovat pilvipalveluiden tuomat hyödyt?

Arto: Kommunikaatio asiakkaan kanssa tehostuu ja etätyö helpottuu. Kaikki materiaalit ovat ajasta ja paikasta riippumatta saatavissa.

Tero: Pilvipalvelut ovat kehittyneet valtavasti parissa vuodessa. Ne korvaavat raskaat tietojärjestelmät ja tilitoimistojen omat palvelinympäristöt. Tämä vähentää ylläpitotyötä ja investointitarpeita oleellisesti. Yhteistyö asiakkaan kanssa helpottuu, kun molemmat pääsevät samaan tietoon joustavasti käsiksi. Pilvipalveluiden parametroitavuudessa, käyttövaltuuksien hallinnassa ja integraatiomahdollisuuksissa olisi kyllä vielä parannettavaa.

Miten tietosuoja-asetuksen tulo näkyy arjessasi?

Tero: Tietosuoja-asetuksen rooli tilitoimistojen toiminnassa on hyvin suuri. Uskon tietosuoja-asetuksen parantavat yksityishenkilöiden tietosuojaa ja lopulta koko yhteiskunnan kyberturvallisuutta. ICT-infrastruktuurimme uudistuksen myötä kehitämme identiteetti- ja pääsyhallintaamme sekä tietojen salausta. Kehitämme myös henkilötietojen käsittelyperiaatteita. Esimerkiksi henkilötietoja sisältäviä dokumentteja lähetetään vain salatun sähköpostin välityksellä tai ne jaetaan asiakaspalvelujärjestelmän kautta. Henkilöstömme saa GDPR-koulutuksen ja siitä tulee myös osa uuden työntekijän perehdytysohjelmaamme. Autamme myös asiakkaitamme täyttämään tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Arto: Asiasta on tiedotettu paljon ja olen käynyt aiheeseen liittyvissä koulutuksista sekä keskustellut tulevasta muutoksesta Taloushallintoliiton asiantuntijan kanssa. Yrityksemme sisällä mietitään tarvetta muokata omia prosessejamme. Tällä hetkellä ohjelmistotalot tekevät järjestelmiinsä tietosuoja-asetukseen liittyviä muutoksia, joista ohjeistamme asiakkaitamme ensi keväänä.

Mikä on mielestäsi tietoturvan taso tilitoimistoissa?

Arto: Kehitettävää varmasti vielä on. Meidän ohjelmistojemme ja järjestelmiemme tietoturva on hyvällä tasolla. Ongelmat syntyvät lähinnä ihmisten toiminnasta. Esimerkiksi dokumenttien lähettäminen sähköpostilla muodostaa tietoturvariskin. Pilvipalvelut ja sähköinen taloushallinto osaltaan lisäävät tietoturvaa, sillä tietojen ylläpidosta, suojauksesta ja varmuuskopioinnista vastaavat ammattilaiset.

Tero: Tietoturva on tällä alalla kriittisen tärkeä asia ja tietoturvariskit suuret, sillä yhden tilitoimiston hallussa voi olla jopa satojen yritysten luottamuksellista tietoa. Prosessit ja teknologiset ratkaisut ovat tärkeä osa tietoturvaa, mutta myös ihmisten osaamiseen ja hyvinvointiin on panostettava. Merkittävimmät tietoturvauhat syntyvät ihmisten inhimillisistä virheistä. Suomalaiset tilitoimistot ovat huolellisia ja vastuullisia toimijoita, mutta perinteiset tietojärjestelmät ja omat palvelinympäristöt ovat muodostumassa riskiksi johon on syytä kiinnittää huomiota.

Mitä osa-alueita työhösi kuuluu?

Tero: Yrityksemme kasvaa voimakkaasti sekä orgaanisesti että yritysjärjestelyillä, joten työaikaa kuluu paljon sisäisiin kehityspalavereihin ja uusien yhtiöiden migraatioprojekteihin. Uudistamme muutosten myötä ICT-infrastruktuuriamme, mikä vaatii tiivistä yhteistyötä järjestelmätoimittajien kanssa. Vastuullani ovat myös on myös laadunhallintajärjestelmä sekä konsernin tietosuoja-asiat.

Vedän IT-asiantuntijoista ja asiakaspalvelijoista koostuvaa tiimiä, joka vastaa uusien asiakkaiden käyttöönottoprojekteista yhteistyössä projektipäälliköiden ja muiden asiantuntijoiden kanssa. Tiimimme toimii hajautetusti ja paikkariippumattomasti. Pidämme yhteyttä Skypessä ja tapaamme virtuaalisesti. Työhöni kuuluu myös uusien työntekijöiden kouluttamista ja perehdyttämistä.

Osallistun asiantuntijana myös myyntityöhön. Isompiin asiakkuuksiin liittyy lähes poikkeuksetta järjestelmäintegraatioita. Niissä hyödynnämme palveluväylää, joka mahdollistaa tiedon keräämisen lähdejärjestelmistä, rikastamisen ja konversion kohdejärjestelmään sopivaksi.

Arto: Yli puolet työajastani kuluu tietohallinnon parissa. Suunnittelen uusien asiakkaiden järjestelmäprosesseja ja järjestelmien välisiä linkityksiä, koulutan asiakkaita järjestelmien käyttöön ja annan pääkäyttäjänä käyttötukea. Olen mukana myös uusasiakasmyynnissä. Osallistun myyntitapaamisiin, mietin myynnin kanssa asiakkaalle sopivimman järjestelmäratkaisun valintaa ja autan tarjousten laadinnassa. Minulla on myös muutamia omia kirjanpitoasiakkaita.

Millaista polkua olet kulkenut nykyiseen työhösi?

Arto: Opiskelin Turun ammattikorkeakoulussa taloushallintoa. Uotila & Laineella aloitin työharjoittelussa ja tein yrityksen myös opinnäytetyöni. Aloitin yrityksessä tuntityöntekijänä jo ennen tradenomiksi valmistumistani. Työn ohessa olen suorittanut KLT-tutkinnon. Tietotekniikka on kiinnostanut minua aina, joten työnkuvaani tuli taloushallinnon töiden ohella yrityksen tietohallintoon liittyviä töitä.

Tero: Opiskelin ensin laskentatoimen tradenomiksi ja jatkoin opintoja tietojärjestelmätieteiden parissa. Valmistumiseni jälkeen toimin sisäisen laskennan tehtävissä ja tietojärjestelmien hankintakonsulttina. TietoAkselissa olen työskennellyt yli vuosikymmenen. Ensin toimin Ensin toimin sovellusasiantuntijana ja tietohallintopäällikkönä. Nyt olen tekninen johtaja.

Miten alalle saadaan jatkossa kaltaisiasi osaajia? Mikä sinua motivoi?

Tero: Tilitoimistot ovat näköalapaikkoja, jossa näkee, miten organisaatiot toimivat ja millaisia vaikutuksia suhdanteilla on. Digitalisaatiossa tilitoimistot ovat suomalaisten yritysten kärkijoukoissa. Muutokset regulaatiossa ja teknologiassa tekevät työstä monipuolista ja mielenkiintoista. Itse olen saanut kasvavassa työyhteisössä koko ajan uusia haasteita, eikä ole ollut tarvetta vaihtaa työpaikkaa.

Perinteinen mielikuva tilitoimistosta ei enää vastaa todellisuutta. Meidän pitäisi osata viestiä alan kehittymisestä sidosryhmillemme, esimerkiksi oppilaitoksille ja opiskelijoille. TietoAkseli tekee aktiivista oppilaitosyhteistyötä. Olemme mukana oppilaitosten rekrykanavissa ja otamme jatkuvasti opiskelijoita työharjoitteluun sekä opinnäytetyöntekijöiksi.

Arto: Mielekäs tekeminen motivoi. Itse haluan oppia uutta alalta ja kehittää prosesseja eteenpäin. Tämä ala muuttuu koko ajan, mikä pitää tekemisen mielenkiintoisena.