CTA Paikka

Mikä ohjelmisto meille?

Tilitoimiston ohjelmistovalinnalla on suuri merkitys tilitoimiston tehokkuuteen ja kannattavuuteen sekä henkilökunnan ja asiakkaiden tyytyväisyyteen.
26.3.2021 Netbaron Solutions Oy Kuva iStock

Monessa tilitoimistossa mietitään parhaillaan, mikä on sopiva ohjel­misto oman liiketoiminnan pyörittämiseen ja kenties vanhentuvien ohjelmistojen tilalle. Onko järkevämpää palvella asiakkaita usealla eri ohjelmistolla, vai olisiko kuitenkin tehokkaampaa keskittää asiakkaat yhteen sähköiseen ja nykyaikaiseen järjestelmään?

Sähköiset järjestelmät ovat jo valtavirtaa niin asiakasyrityksissä kuin tilitoimistoissa. Korona-aika on lisännyt sähköisten työ­kalujen käyttöä, sillä ne ovat mahdollistaneet joustavan etätyöskentelyn yhdessä asiakkaan kanssa. Monet asiakasyritykset ovat hyötyneet monipuolisista raporteista, joilla liiketoimintaa on voinut johtaa reaaliajassa pandemian keskellä, mikä on mahdollistanut nopean reagoinnin nopeasti muuttuvaan tilanteeseen.

Ohjelmiston valinnalla on iso merkitys tilitoimiston kannattavuuteen ja työn tehokkuuteen. Keskittämällä asiakkaat yhteen järjestelmään säästyy valtavasti aikaa. Työntekijät osaavat ohjelmiston perusteellisesti ja voivat käyttää yhdenmukaisia prosesseja asiakkaiden kanssa. Lisäksi nykyaikaiset ohjelmat mahdollistavat paljon automaatioita, jotka säästävät aikaa lisäarvoa tuottaviin palveluihin. Helppokäyttöinen ja monipuolinen ohjelmisto, jonka suunnittelussa on huomioitu kirjanpitäjien päivittäinen työ, lisää merkittävästi työn sujuvuutta ja sitä kautta myös työhyvinvointia. Tehdäänhän ohjelmistolla valtaosa päivän työstä.

Keskittämällä asiakkaat yhteen järjestelmään säästyy valtavasti aikaa.

Tehostusta keskittämällä

Keravalainen tilitoimisto Ordent Oy halusi tehostaa omaa toimintaansa ja päätti keskittää asiakkaat mahdollisuuksien mukaan yhteen ohjelmistoon. Kriteerit ohjelmistolle olivat selvät. Sen tuli olla helppokäyttöinen ohjelmisto, jossa siirtymät eri ikkunoiden ja toimintojen välillä olisi minimoitu ja josta tarvittavat tiedot olisi helppo nähdä samalla kertaa. Ohjelmistoksi valikoitui NetBaron, jota he olivat jo käyttäneet useamman vuoden ajan.

Ordent Oy:n toimistopäällikkö Jari Hautakangas tietää, ettei kenelläkään ole aikaa tai rahaa opetella kaikkien ohjelmistojen ominaisuuksia kunnolla.

– Usein tilitoimistoissa käytetään monia eri ohjelmistoja. Tällainen johtaa lopulta siihen tilanteeseen, ettei osata käyttää kunnolla niistä yhtäkään, hän toteaa.

Hän lisää, että jos tilitoimiston henkilökunta ei osaa hyödyntää ohjelmiston automatiikkaa, osa työstä jää väistämättä tehtäväksi manuaalisesti. Silloin laskun maksaa valitettavasti lopulta tilitoimiston asiakas.

Ordentin asiakasyritykset käyttävät NetBaronin sovelluspaketista ahkerasti muun muassa laskutus/myyntireskontraa, ostoreskontraa, liikekirjanpitoa, pankkiyhteyksiä ja palkanlaskentaa.

Kokonaisuuteen voidaan lisätä useita eri toimintoja, kuten esimerkiksi työntekijöiden kellokortit, tuotannonohjaus ja varasto­kirjanpito. Yritys ja kirjanpitäjä pääsevät samalla kertaa eroon monien eri järjestelmien sillisalaatista, kun kaikki linkittyy yhdeksi kokonaisuudeksi.

Hautakankaan mielestä NetBaron on kilpailijoitaan helppokäyttöisempi, koska kaikki sovellusperheen ylläpitonäytöt toimivat samalla tavalla.

– Näytöt on suunniteltu kirjanpitäjän työ huomioon ottaen. Voin esimerkiksi tarkastella yhtä aikaa asiakkaan ostolaskua ja sen tiliöintiä, joka on yksi kirjanpitäjän tärkeimmistä työkaluista, Hautakangas iloitsee. Lisäksi asiakkaiden siirrot ja vertailutietojen tuominen ohjelmaan on tehty helpoksi.

Kuittien tallettajasta talouden asiantuntijaorganisaatioksi

Sähköisten järjestelmien hallitseminen on tilitoimistolle ensiarvoisen tärkeää. Tilitoimiston rooli on muuttumassa tositteiden näpyttelemisestä ja kuittien tallettajasta talouden asiantuntijaorganisaatioksi. Kun sähköinen järjestelmä on koko henkilöstöllä hyvin hanskassa, palvelujen kehittäminen saa siivet alleen.

Sähköiset järjestelmänsä hyvin hallitseva tilitoimisto voi tarjota asiakkaalleen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöapua sekä muita vastaavia tukipalveluita. Hautakangas huomauttaa, että kyseisissä palveluissa päästään laskuttamaan jo aivan toisenlaista tuntiveloitusta kuin pelkällä tositteiden naputtelulla.

Hautakangas kuvailee olevansa vaativa asiakas, mitä tulee kirjanpidon sähköisiin järjestelmiin. Tämä johtuu siitä, että hänellä itsellään on pitkä työhistoria ohjelmistoalalta.

– Kaikki ohjelmistomyyjät eivät välttämättä osaa odottaa sitä, että tilitoimiston edustaja oikeasti ymmärtää, mistä puhutaan.

Ordentilla ja NetBaronilla on yhteistä taivalta takanaan jo useita vuosia, eikä rakkaus ole laimentunut vaan päinvastoin vahvistunut.

Hautakankaalla on oma käsityksensä siitä mitkä usein ovat sähköisten palveluiden ongelmakohtia. Ensimmäinen niistä on tuotteen testaus.

– Usein asiakkaalle lähetetään ”puoliraaka tuote” sillä ajatuksella, että ”kyllä se asiakas testaa ja kertoo sitten, jos ei toimi”.

Toinen haaste on asiakaspalvelu, jossa on suuria vaihteluita yritysten välillä. Jos sähköinen järjestelmä tökkii, silloin tilitoimiston asiakasyrityksen liiketoiminta käytännössä pysähtyy. Siksi apua on saatava saman tien.

Ordent Oy löysi valmiiksi asti hiotun tuotteen sekä hyvää asiakaspalvelua NetBaronilta.

– Tuli alusta asti sellainen kuva, että Antti kuuntelee, ottaa meidän tarpeet huomioon ja haluaa kehittää palvelua entistä paremmaksi, Hautakangas viittaa NetBaronin toimitusjohtaja Antti Leinoseen.

NetBaron helpottaa tilitoimiston rämpimistä lukemattomien sähköisten järjestelmien viidakossa. Se lupaa helppokäyttöisyydellään vähentää tilitoimistojen tarvetta ohjelmisto-osaamisen koulutuksiin ja perehdytyksiin, jolloin tilitoimistot säästävät selvää rahaa.

NetBaron on pilvipohjainen yli 20 sovelluksen kokonaisuus, jonka kaikki sovellukset ovat reaaliaikaisessa yhteydessä toisiinsa. Loppuasiakas voi valikoida niistä omaan liiketoimintaansa parhaiten sopivan kokonaisuuden.

Teknologia ja ohjelmistotUusimmat Artikkelit
Katso kaikki

Haluatko kuulla lisää liiton jäsenyydestä?

Jätä yhteystietosi niin otamme yhteyttä.

  • tai