Robotti minimoi virheitä taloushallinnossa

Toimistossa on meneillään tuiki tavallinen maanantai. PaRot-robotti on lukenut viitesiirrot Intime-ohjelmalla sisään ja tarkistanut maksuliikenteeltä saadulta raportilta, että summat täsmäävät. Lopuksi robotti on lähettänyt tuloksesta sähköpostin yrityksen myyntireskontratiimin ryhmäsähköpostiin.

Roboteista on kokemusta myyntireskontratiimissä jo muutenkin, kun Excel-pohjainen vertailu muutettiin robotin avulla tehtäväksi. Excelillä tehty tarkastusajo kesti noin kaksi vuorokautta, mutta robotilla tehty tarkastus saatiin valmiiksi jopa 30–60 minuutissa, ja se voidaan tehdä aina pyydettäessä.

Robotiikka on tullut tilitoimistojen arkeen ikään kuin yhdeksi erilliseksi prosessikseen, joka nivoutuu koko taloushallinnon eri osa-alueisiin.

– Robotiikalla pystymme automatisoimaan asioita ilman, että ohjelmistoihin täytyy tehdä muutoksia, mikä olisi suuritöistä ja kallista. Prosessissa työskentelevän henkilön manuaalisia työvaiheita korvataan kokonaan robotin avulla, kertoo Monetra Oy:n tietohallintopäällikkö Timo Ritola.

Robotiikan avulla minimoidaan virhemahdollisuudet.

– Asiakkaalle robotiikan hyödyntäminen näkyy tehostumisena, virheettömämpinä suorituksina, mahdollisesti myös hintojen alenemisena.

Kaikkea ei kannata robotisoida

Digitalisointi on tarkoittanut Monetrassa kahta asiaa: prosessien automatisointia, joka tapahtuu ohjelmistojen automatisointiominaisuuksien avulla ja robotiikan hyödyntämistä, joka on ohjelmistoista ja järjestelmistä riippumatonta. Tällöin varsinaiseen ohjelmistoon ei tehdä muutoksia, vaan robotti mallintaa työntekijän tekemää työtä.

Työntekijälle robotiikan tuleminen tarkoittaa työnkuvan muuttumista suorittamisesta asiantuntijaksi. Monetra on mukana valtakunnallisessa PaRot-hankkeessa, jossa valmennetaan työntekijöitä toimimaan yhteistyössä robotin kanssa. Hankkeessa ovat mukana myös muun muassa palvelukeskukset Kuhilas Oy, KuntaPro Oy, Monetra Oy, Provincia Oy (entinen Calpro Oy), Saimaan Talous ja Tieto Oy (Saita) sekä Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitos Talpa. Henkilöstö Monetrassa on ottanut muuttuvan työnkuvan ja robottityökaverit enimmäkseen myönteisesti vastaan. Myös tarjottu robotiikkakoulutus on koettu mielekkääksi.

Olisi helppoa ajatella, että pian koko ala on robotisoitu, mutta tällaista kehitystä ei kuitenkaan ole näköpiirissä lyhyellä aikavälillä. Ennen kuin jokin kohde valikoituu robotisoitavaksi, on selvitettävä sen hyödykkyys. Ensi vaiheessa otetaan tarkasteluun kohteen toistettavuus, volyymit, digitaalisuusaste ja sellaisen sisällön määrä, joka vaatii päättelyä ja tulkintaa.

Timo Ritola esittelee, että Monetrassa on käytössä PaRot-hankkeessa kehitetty kysymyspatteristo, jonka avulla mahdolliset kohteet pisteytetään ja sen jälkeen arvioidaan, onko kohde sovellettavissa robotisoitavaksi. Jos todetaan kohde sopivaksi, kuvataan prosessi ja sen jälkeen robotiikkatiimi ryhtyy robotisoimaan kohdetta.

– Saamme eri tiimeiltä kiitettävästi ehdotuksia, mitä heidän mielestään kannattaisi tutkia robotisoinnin kannalta. Valikoituneen vaiheen työstäminen valmiiksi kestää muutamasta päivästä kuukausiin.

Hyvä esimerkki onnistuneesti robotisoidusta kohteesta ovat täsmäytykset, joita vaativat muun muassa Kelan raportit. Tavoitteena on ollut poistaa manuaaliset täsmäytykset ja siirtää ne robotille. Tämä kestää robotisoituna 20 minuuttia. Työntekijän tehtäväksi jää tarkistaa vain virheet.

Palkanlaskennassa portaiden askelmia vähennettiin

Palkkaprosessissa on painopiste ollut automatisoinnissa. Jo Monetran perustamisvaiheessa tehtiin strateginen linjaus, että manuaalityön osuutta tullaan vähentämään. Suuri osa asiakkaista piti tätä kehityssuuntausta hyvänä ja he ehdottavat myös omia kehitysideoitaan.

Automatisointi on tuonut varmuutta palkanlaskentaan, kun raskaat ja mahdollisesti moniportaisetkin manuaaliset prosessit poistuivat. Tietoa saattoi aiemmin tulla paperimuodossa ja se syötettiin Monetrassa järjestelmään käsin. Nyt sama tieto tulee reaaliaikaisesti asiakkaan toimittamana suoraan järjestelmän kautta käsittelyyn.

– Meillä robotiikka näkyy niin, että se ajaa päivittäiset virhelistat. Ajetun tiedoston robotti pilkkoo ja lähettää kullekin palkanlaskijalle vain heille kuuluvat virhelistat. Tämä tarkoittaa vaikkapa vuoden tarkastelujaksolla melkoista työajan säästöä, sillä aiemmin koko iso lista meni kaikille palkanlaskijoillemme. Vaikka itse tarkistamiseen ei menisikään päivittäin kuin minuutti jokaisen palkanlaskijan työaikaa, tulee tarkastella muutosta suuremmassa viitekehyksessä, kertoo sopimusneuvoja Saija Vähänen, palkkajärjestelmän avainkäyttäjä.

Järjestelmätoimittajan kanssa yhteistyö toimii

Palkanlaskentaprosessissa on Vähäsen mukaan kiinnitetty huomiota erityisesti niihin asioihin, jotka ovat muistinvaraisia.

– Olemme esittäneet ohjelmantoimittajalle kehitysideoita, jotta saadaan lisää automatisaatiota järjestelmiin. Näin vähennämme muistin varassa olevia asioita. Parannukset näkyvät päivittäisessä työssä, Vähänen toteaa.

Esimerkkinä tästä Vähänen mainitsee ohjelmantoimittajan kehittämän lopputiliautomatiikan, joka laskee työntekijän lomakorvaukset ja lomarahat oikein ja siirtää ne myös maksuun.

– Lopputiliautomatiikkaa käyttämällä virheiden mahdollisuus vähenee.
Automatiikka istuu myös tiimityöhön siten, että data on kaikkien tietoa tarvitsevien ulottuvilla automaattisesti eivätkä asiat ole henkilöriippuvaisia. Monetran palkkaprosessin oikeellisuusprosentti on 99,85 prosenttia.

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan – robotin ja työntekijän yhteistyön ytimessä

Työnjako työntekijän, automatiikan ja robotiikan välillä tulee riippumaan muun muassa prosessista, järjestelmistä ja asiakkaiden tarpeista.

– Tulevaisuuden trendi on myös se, että ohjelmiin, kuten ostolaskujärjestelmiin, tulee valmiiksi automatiikkaa, joka tulee poistamaan robotiikan tarvetta, Ritola kertoo.

Tulevaisuudessa on kysyntää robotiikkaosaamiselle, sillä työntekijän tulee ymmärtää robotin toimintaa siltä varalta, että robotti ei toimikaan. Myös prosessiosaajia tarvitaan, koska täytyy tietää, mitä on automatisoitu ja miten prosessia voidaan kehittää edelleen. Näiden lisäksi vaaditaan edelleen myös substanssiosaamista, sillä jatkossakin on tiedettävä, mitä kirjanpidon luvut tarkoittavat – mitä taseessa on ja mitä luvut kertovat. Asiakkaat arvostavat myös talousviestinnän osaamista.