Nykyaikaista tietotyötä joustavasti ja tehokkaasti
Mitä tarkoittaa moderni tietotyö, entä pilvipalvelut. Näiden kysymysten edestä saattaa moni tilitoimistossa työskentelevä löytää itsensä. Tittelistään huolimatta pilvikonsultti Jari Kotola Elisa Oyj:stä vakuuttaa, että kyse on maanläheisistä päivittäistä työtä helpottavista nykyaikaisista ratkaisuista.
– Joustavaa työskentelyä eri tilanteissa, reaaliaikaista tietojen saatavuutta, turvallista käytettävyyttä, kevyitä ja toimivia tietoverkkoja, tehokkaita ja taloudellisia käytäntöjä.
Taloushallintoliitto haluaa edistää jäsentensä kykyä hyödyntää tietotyövälineitä tehokkaasti ja tietoturvallisesti, ja on siksi aloittanut hankkeen osaamisen kehittämiseksi toimialalla. Hankkeen keskiössä on aluksi liiketoiminnassa tarvittavien ohjelmistojen ja palvelujen mahdollisuuksiin perehtyminen.
– Windows 10 -käyttöjärjestelmä, Office 365 -ohjelmisto, EMS eli keskitetty tietoturva ja laitehallinta. Lisäksi tietokoneet, älypuhelimet ja muu tarvittava tekniikka käydään läpi toimialan tarpeiden näkökulmasta.
Taloushallintoliitto haluaa edistää jäsentensä kykyä hyödyntää tietotyövälineitä tehokkaasti.
Palaveriin paikasta riippumatta
Iso osa taloushallinnon tietojärjestelmistä toimii jo pilvessä eri teknologioiden päällä, joten pilvipalvelut ovat taloushallintoalalla tuttu käsite. Office 365 laajentaa pilvipalveluiden käytön myös toimistojärjestelmiin, mikä tarkoittaa tietojen laajaa saatavuutta ja turvallista käyttöä, vaikka tiedot eivät olekaan ”nähtävissä” omalla palvelimella.
Omat sähköpostiosoitteet ja reilun kokoiset sähköpostilaatikot kuuluvat niin ikään palveluun. Toisaalta sähköpostin käyttöön tulee lisää selkeyttä ja järkevyyttä, kiitos Teams -työryhmäratkaisun.
– Teams mahdollistaa verkkokeskustelut, pikaviestit ja verkkokokoukset asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Kun kaikilla osallistujilla on nähtävissä ja käytettävissä yhtä aikaa samat tiedostot, voi kirjanpito-, verotus-, palkkalaskenta-asioita ja muita asioita käsitellä fiksusti ja tehokkaasti.
Kotolan mukaan käytäntö vähentää sähköpostiviestittelyä merkittävästi. Tilitoimiston tiimi voi kutsua asiakkaan edustajan vieraaksi verkkokokoukseen, tai päinvastoin. Jokainen voi osallistua kokoukseen siltä paikalta, missä sillä hetkellä työskentelee.
– Etätyö tarjoaa samat mahdollisuudet osallistua verkkotapaamisiin kuin toimistolta käsin.
Säästöjä sähköisestä työskentelystä
Etätyö jakaa toimijoita vielä paljon ja tilanne yrityksissä vaihtelee suuresti. Osa toimii ideologisesti ja teknologisesti aallon harjalla, kun toiset vielä miettivät surffauslaudan hankintaa. Sama pätee sähköiseen asiointiin, muovikassissa tuotu kuittikokoelma ei ole vielä historiaa.
Mappien kuskaaminen kotiin ei kuulu etätyöhön, asiakirjojen sähköinen käsittely sitä vastoin kyllä.
– Asiat ovat valmiina verkossa, kun tulet kotiin. Asiakastapaaminen onnistuu kotitoimistolta käsin, näytön jakamalla asioiden käsittely on helppoa ja sujuvaa, eikä tarvitse matkustaa.
Säästöt matkoissa ja ajankäytössä ovat yksi etätyötä puoltava tekijä. Työn joustava tekeminen on vähintään yhtä tärkeä seikka, mitä nykyaikainen tietotyö monipuolisesti tukee.
– Etätyössä voi sovittaa tekemisen omaan ja perheen päivärytmiin. Hommat tulevat hoidettua ja lopputulos on kaikkien kannalta toimiva.
Pilvipalvelussa kaikilla toimijoilla on yhdenvertainen pääsy tarvittaviin tietoihin paikasta riippumatta. Tästä on etua etätyön lisäksi usean toimipisteen yrityksissä, missä ei tarvita erillisiä teknisiä verkkoratkaisuja. Tämä yksinkertaistaa tietoverkkojen rakentamista ja ylläpitämistä.
– Investointitarve tietoverkkoihin vähenee, mikä tuo laskettavissa olevia kustannussäästöjä. Hyvä ja laadukas nettiyhteys on oleellinen, siihen käy kiinteä ADSL-, mobiili- tai hybridiyhteys.
Uuden kimppuun toimivalla tekniikalla
Sähköpostin, kalenterin, Wordin ja Excelin käyttäminen on monelle tuttua tekemistä, jolla pärjää Kotolan mielestä edelleen hyvin. Teams on puolestaan ohjelma, jonka hyödyntäminen edellyttää uuden oppimista.
– Käsittelyssä olevaa tiedostoa voi muokata usea tekijä samanaikaisesti. Esimerkiksi verkkokokouksessa tilitoimiston ja asiakkaan edustaja voivat täyttää ja muokata tiedostoa yhdessä. Uudet palvelut vaativat aina uusien asioiden omaksumista.
Taloushallintoliitto järjestää vuonna 2020 koulutuksia ja webinaareja esimerkiksi M365-ohjelmiston käyttöönottoa ja käyttöä tukemaan. Koulutusliiketoiminnan johtaja Juha Sihvonen sanoo, että osaamistarpeita vaikuttaa jäsenyrityksissä olevan laajasti, ja toiveita on tullut etenkin juuri perustyövälineiden käyttökoulutuksista.
– Taulukkolaskenta on taloushallinnon ammattilaisen perustyöväline, mutta osaamista Excelin ominaisuuksien hyödyntämisestä monipuolisesti on yllättävän vähän. Lisäksi esitysten tuottaminen PowerPointilla sekä Teams ja Sharepoint viestinnässä ja tiedon jakamisessa ovat varmasti osaamisen kehittämisen kärjessä, Sihvonen summaa.
Keskittymistä yhteen tietovälineeseen
Kehityspäällikkö Niko Haapa tekee töitä sen eteen, että tieto liikkuu prosesseissa mahdollisimman automaattisesti eri järjestelmien välillä. Administer Oy:ssä tälle työlle löytyy tarvetta ja myös haastetta, sillä konsernissa työskentelee noin 700 henkilöä, heistä noin 350 tilitoimistoliiketoiminnassa.
– Järjestelmät menevät eteenpäin koko ajan, tässä kehityksessä tulee pysyä mukana. Pitää pystyä valitsemaan esimerkiksi viestien välitykseen yhdessä yksi väline, jota kaikki käyttävät. Homma ei saa hajota liikaa, harmonisointi on tärkeää.
Haapa on löytänyt monesti edestään tilanteen, kun konserniin on yhdistynyt uusi yritys. Erikokoisilla ja -tyyppisillä yrityksillä tietovälinevalinnat ovat usein erilaisia, mikä tietää yhteensovittamista. Monia erilaisia järjestelmiä ja käytäntöjä on mahdoton hallita.
– Tietovälineiden ja -järjestelmien tulee mahdollistaa sujuva yhteistyö ilman fyysistä sidonnaisuutta. Tavoitteena on joustava ja tehokas käyttö paikasta ja ajasta riippumatta.
Vankan teknisen taustan omaava Haapa kannustaa jokaista olemaan jollakin tasolla perillä tietotekniikasta. Digitalisoituminen ja sähköistyminen ovat vahvasti läsnä päivittäisessä työssä ja niistä kannattaa ottaa kaikki hyöty irti.
– Kaikkea ei pidä ottaa käyttöön, vaan valita itselle ja omalle yritykselle sopivimmat tekniikat ja järjestelmät.
Ahaa-elämyksiä ja lisäymmärrystä
Kesästä 2019 Carpentum Oy:ssä kirjanpitäjänä työskennellyt Peggy Jansson kertoo, että parikymppiselle naiselle tämän päivän tietotekniikkaa on helppo käyttää. Toimiston 15 henkilöstä vain kaksi on alle 30-vuotiasta ja Jansson muistuttaakin, että kaikkien on pysyttävä kehityksessä mukana.
– Me käyttäjät olemme eri tasolla asioiden kanssa, eivätkä käytännöt saa olla liian vaativia. Yhtenäiset pelisäännöt ja työtavat ovat siksi tarpeen, jo tuuraustilanteita silmällä pitäen.
Taloushallinnon merkonomi Jansson kuvailee itseään tarkaksi ja järjestelmälliseksi, luovuus ei ole hänen juttunsa. Hän tietää hyvin, että nykytekniikka helpottaa päivittäistä tekemistä ja mahdollistaa etätyön, mikä on myös Carpentumissa vapaasti sovittavissa.
– Minä en tee etätöitä ainakaan toistaiseksi. Minusta on kiva olla toimistolla, missä näkee ja tapaa muita ihmisiä.
Janssonin mukaan kehitys kulkee koko ajan kohti pilvipalvelun tyylisiä ratkaisuja. Tärkeimpien dokumenttien reaaliaikainen hallinta paikasta riippumatta on yksi modernin tietotyön vahvuuksia. Yhteydenpito asiakkaisiin, videopuhelu ja ruutujako ovat esimerkkejä Office 365-ohjelmiston mukanaan tuomista hyödyistä.
Jansson osallistui Taloushallintoliiton järjestämään tietotyökoulutukseen ja piti sitä todella hyvänä.
– Sain koulutuksessa paljon ahaa-elämyksiä ja käytännön työkaluja ohjelmien hyödyntämiseen. Opin ymmärtämään, miten voin käyttää monipuolisesti työssäni jo tuttua Teamsia sekä minulle uusia OneDriveä ja Notesia.