CTA Paikka

eTasku – Helpompaa 
tiedonsiirtoa tilitoimiston ja asiakkaan välillä

eTaskun yli 2000 tilitoimistoasiakkaasta Dokumenttiarkisto on käytössä jo noin tuhannella. GDPR:n voimaantulo on lisännyt käyttöä tuntuvasti keväästä lähtien.
16.10.2018 eTasku Solutions Oy

Jokaisessa tilitoimistossa lienee törmätty asiakkaisiin, jotka eivät saa toimitettua kirjanpitoon tarvittavaa materiaalia niin sujuvasti kuin pitäisi. Viivästyksiä tai sekaannuksia syntyy helposti varsinkin silloin, kun yrityksen tositteita säilötään useissa eri paikoissa ja niitä toimitetaan tilitoimistoon monia eri reittejä pitkin niin sähköisesti kuin paperipostilla. Ylimääräinen tositeralli haukkaa aikaa myös kirjanpitäjän työpäivistä.

Taloushallinto-ohjelma eTaskulla on vuosien varrella toimitettu tilitoimistoihin miljoonia kuitteja ja matkalaskuja, mutta myös muun tositeaineiston lähettäminen on ollut mahdollista alkuvuodesta lähtien. Dokumenttiarkisto-ominaisuus toimii molempiin suuntiin, eli myös kirjanpitäjät ja palkanlaskijat voivat lisätä materiaalia suoraan eTaskuun asiakkaidensa nähtäville.

eTaskun toimitusjohtaja Tommi Keränen kertoo, että tilitoimistojen suunnalta kyseistä ominaisuutta toivottiin pitkään.

– Kirjanpitäjän kannalta on helppoa, että mahdollisimman iso osa asiakkaan toimittamasta materiaalista löytyy heti yhdestä paikasta sähköisessä muodossa. Samalla Dokumenttiarkisto toimii luontevana ja tietoturvallisena väylänä välittää omia aineistoja asiakkaille.

Tällä hetkellä eTaskun reilusta 2 200 tilitoimistoasiakkaasta Dokumenttiarkistoa on alkanut käyttämään noin tuhat. Palvelu on muiden eTaskun ominaisuuksien tapaan tilitoimistoille täysin maksuton. Dokumenttiarkistoon lisätyt materiaalit säilyvät varmuuskopioituina lain vaatiman ajan.

Mikäli asiakkaalla on jo eTasku käytössä, Dokumenttiarkiston käyttö kuuluu automaattisesti sovelluksen kuukausimaksulliseen Pro-versioon. Ominaisuus on kuitenkin ilmainen niille asiakasyrityksille, jotka pelkästään vastaanottavat tiedostoja sovelluksen avulla.

Ylimääräinen tositeralli haukkaa aikaa myös kirjanpitäjän työpäivistä.

GDPR näkyy Dokumenttiarkiston käytössä

Euroopan Unionin uuden tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n siirtymäaika päättyi toukokuun lopulla. Asetus toi henkilötietojen käsittelyyn uusia vaatimuksia, jotka ovat näkyneet tilitoimistoissa varsinkin palkanlaskennan raportoinnissa.

Keväällä monissa tilitoimistoissa päästiin pähkäilemään sitä, mitä kanavaa pitkin henkilötietoja sisältävät palkanlaskennan aineistot jatkossa kulkevat asiakkaille. Tämä on näkynyt konkreettisesti myös Dokumenttiarkiston käytössä.

– Melko iso osa tilitoimistoasiakkaiden lisäämistä dokumenteista on nimenomaan palkkaraportointiin liittyviä. Näitä on kertynyt tähän mennessä kymmenisen tuhatta, Keränen toteaa.

Aineistojen lisääminen Dokumenttiarkistoon onnistuu missä tiedostomuodossa tahansa, ja käyttäjät voivat halutessaan luoda arkistoon omia kategorioitaan eri aineistolajeille. Arkistoon ladatun tiedoston voi tarvittaessa jakaa kerralla näkymään useammalle kuin yhdelle asiakasyrityksen työntekijälle.

Tilitoimistoilta hyvä vastaanotto

Dokumenttiarkistoa ovat tähän mennessä hyödyntäneet erityisesti ne kirjanpitäjät, joiden asiakkaat ovat jo tottuneet toimittamaan kuittinsa ja matkalaskunsa eTaskulla. Tällöin sekä asiakkaan että kirjanpitäjän kannalta on ollut luontevaa siirtää muunkin kirjanpitoaineiston jakaminen samaan paikkaan.

Toinen iso käyttäjäryhmä ovat palkanlaskijat, jotka ovat tarvinneet uuden tavan toimittaa henkilötietoja sisältäviä materiaaleja asiakkailleen. Tämä oli tilanne myös nummelalaisessa Tilipalvelu Joustava Oy:ssä, jonka palkanlaskija Heidi Otava hyödyntää Dokumenttiarkistoa noin 30 asiakkaansa kanssa.

– GDPR:n tultua palkkaraportit piti saada kulkemaan tavallista sähköpostia tietoturvallisemmassa muodossa. Kokeilimme aluksi koneelle ladattavaa erillistä sähköpostin salausohjelmaa, mutta sen jatkuva käyttö osoittautui turhan hitaaksi ja hankalaksi, Otava kertoo.

Dokumenttiarkisto sen sijaan ei vaatinut kummempaa opettelua. Otavan mukaan palvelua oli heti helppo lähteä käyttämään, ja tällä hetkellä valtaosa palkkaraporteista kulkeutuu asiakkaille eTaskun kautta.

– Joillain isommilla yrityksillä saattaa olla omat pilvipalvelunsa ja muutamat asiakkaat haluavat kaiken materiaalinsa edelleen sähköpostitse. Muutoin omien asiakkaideni palkkaraportit ovat siirtyneet Dokumenttiarkistoon.

Otavan eTasku-asiakkaista noin puolet toimittaa myös kirjanpidon materiaalia palvelun avulla. Toinen puolikas vain vastaanottaa palkka-aineistoja arkiston kautta. Dokumenttitunnusten luominen uudelle asiakkaalle kestää muutaman minuutin, eikä pelkkä palkkamateriaalien vastaanottaminen maksa mitään.

Asiakirjat kulkeutuvat kuitenkin tarvittaessa molempiin suuntiin, mikäli asiakkaalla on käytössä eTaskun Pro-versio.

– Jos asiakkaan pitää toimittaa meille esimerkiksi verokortteja tai vastaavia dokumentteja, niin niitä voi olla mukavampi lähetellä eTaskussa kuin sähköpostitse, Otava toteaa.

Teknologia ja ohjelmistotUusimmat Artikkelit
Katso kaikki

Haluatko kuulla lisää liiton jäsenyydestä?

Jätä yhteystietosi niin otamme yhteyttä.

  • tai