Automaatio ja integraatiot tilitoimistojen ja asiakkaiden toiminnan tehostamisessa

Sähköinen taloushallinto on tullut jäädäkseen, mutta kehitys ei varmasti ole pysähtymässä, vaan päin vastoin vauhti kasvaa entisestään. Tästä olemme kaikki varmasti samaa mieltä. Asiakkaat ottavat jatkuvasti käyttöön uusia ohjelmistoja, jotka eivät itsestään kuitenkaan juttele keskenään.

Aina ohjelmistoilla ei ole mitään tekemistä taloushallinnon kanssa, mutta monesti kuitenkin on. Esimerkiksi verkkokaupat, kassajärjestelmät tai CRM-ohjelmistot sisältävät aineistoja, jotka aiheuttavat ylimääräistä käsityötä joko yrittäjälle tai kirjanpitäjälle, jos ohjelmistojen välisiä yhteyksiä ei ole laitettu kuntoon.

Kun aikaa tuhraantuu esimerkiksi tietojen kopiointiin ohjelmistosta toiseen, ei se ole pelkästään turha kuluerä, vaan nuo tunnit ovat myös poissa toisista tuottavimmista tehtävistä. Tietojen kopiointi ei ole myöskään järkevää hommaa kirjanpitäjälle, jonka todellinen osaaminen on kuitenkin ihan muualla kuin copy-paste-hommissa.

Kun aikaa tuhraantuu esimerkiksi tietojen kopiointiin ohjelmistosta toiseen, nuo tunnit ovat poissa tuottavimmista tehtävistä.

Pari tuntia viikossa rutiinihommiin tarkoittaa nopeasti lähes kymmentä tuntia kuukaudessa, ja yli sataa tuntia vuodessa. Aika helppo yhtälö: Jos tuo aika käytettäisiin fiksummin talouslukujen analysoitiin, asiakkaiden neuvontaan tai itse asiakkaan tapauksessa vaikkapa omien myynti- ja markkinointitoimenpiteiden tehostamiseen, olisi lopputulos varmasti parempi.

Aiemmin integraatiot olivat kalliita ja hankalia projekteja, joilla oli taipumuksena vieläpä mennä vähän niin ja näin. Nykyään tarjolla on kustannustehokkaita integraatiopalveluja, jotka on rakennettu siten, että yrityksen ei tarvitse itse osata koodata tai rakentaa täydellistä vaatimusmäärittelyä. Integraatiopalveluiden käyttöönotto vaatii ainoastaan yleisymmärryksen automatisoitavista asioista ja se yleensä löytyy yrityksen sisältä. Ja siinä missä yrittäjän oma taitotaso taloushallinnon prosessien puolelta alkaa ylittyä, löytyy tilitoimistosta tieto siitä, miten taloutta on hallittu ja miten vaikkapa myyntisaamiset on kirjanpidossa käsitelty.

Integraatiot käytännön yritystoiminnassa

Esimerkiksi Finlandia-talolle Flashnode yhdisti Salesforce-CRM-ratkaisun ja Procountorin – Säästö satoja, ellei jopa tuhansia tunteja vuodessa. Medkit Oy:lle yhdistettävät ohjelmistot olivat Magento-verkkokauppa ja Visma Nova -ERP, ja säästöt olivat taas merkittävät. Samoin Sadex Oy pääsi käyttämään säästynyttä aikaa paremmin, kun heidän verkkokauppansa yhdistettiin Netvisoriin.

Esimerkit kertovat osaltaan integraatioiden tehokkuudesta, mutta myös niiden maltillisista kustannuksista. Ihan tavalliset yritykset pääsevät nykyaikana nauttimaan automaatiosta, kun integraatiot voidaan hankkia kk-maksullisena palveluna, eivätkä aloituskustannukset uhkaa yrityksen toimintaa.

Yleisimmät automaatiotapaukset liittyvät tilausten tai laskujen käsittelyyn, varastonhallintaan tai tuotetietoihin. Verkkokauppatilaukset voidaan esimerkiksi tuoda maksutavasta riippuen myyntitilaukseksi tai -laskuksi, ja se voidaan tiliöidä suoraan määritellyn mukaisesti. Tietysti nuo tilaukset voisi joku käsitellä ja naputella käsinkin, mutta siinä ei taida olla kuitenkaan paljoa järkeä.

Yritysten lisäksi integraatiot tuovat hyötyjä tilitoimistoille. Yhä useampi asiakas tulee kysymään automaation perään ja haluaa asioiden hoituvan mahdollisimman automaattisesti. Integraatioiden myyntiin tai tekniikkaan ei taloushallinnon ammattilaisen kuitenkaan tarvitse perehtyä, koska Flashnode on näiden asioiden ammattilainen ja tilitoimiston kumppani.