Tilinpäätöksen allekirjoittaja: vastaat myös aineiston säilyttämisestä
Uudistunut kirjanpitolaki lisäsi tilinpäätöksen allekirjoittajan vastuuta. Tilinpäätöksen allekirjoittajana vastaat tilinpäätöksen sisällön lisäksi myös kirjanpitoaineiston säilyttämisestä. Vastuun korostuminen näkyy myös säännöstasolla KPL 3:7a §:stä.
Uudistunut laki toi myös vapautta, kun aineiston säilyttämisen muotovaatimukset vapautuivat. Aineiston voi nyt säilyttää kokonaan sähköisesti. Uudistunut laki kumosi aiemmat säännökset, jotka edellyttivät tuloslaskelman ja taseen sisältävän tulostilinpäätöskokonaisuuden eli tasekirjan olevan paperilla. Aiemmin kauppa- ja teollisuusministeriön päätös (47/1998) edellytti, että sähköinen aineisto säilytetään kahdella tietovälineellä. Tämä vaatimus on poistunut. Samoin poistettiin vaatimus siitä, että aineisto pitää säilyttää Suomessa – paperilla tai täällä sijaitsevalla palvelimella. Lisäksi aiempien tasekirjojen ja paperiaineiston osalta kirjanpitolautakunta on antanut lausunnon (KILA 2016/1950), jonka mukaan nekin voidaan muuntaa sähköisesti säilytettäviksi.
Tilinpäätöksen allekirjoittaja vastaa nyt aineiston säilyttämisestä – oli se sitten paperilla tai sähköisenä. Oma vastuu korostuu, kun säilyttämisen tavat ovat vapaat. Aineistoa on säilytettävä huolellisesti ja siten, että se on viranomaisten ja tilintarkastajan tarkasteltavissa Suomesta käsin ilman aiheetonta viivettä kirjanpitolaissa säädetyn säilytysajan.
Tilinpäätöksen osalta tilinpäätöksen allekirjoittaja vapautuu säilyttämisvastuusta, mikäli tilinpäätöksen rekisteröintiin velvollinen yritys – kuten osakeyhtiö – antaa tilinpäätöksensä rekisteröitäväksi kaupparekisteriin Patentti- ja rekisterihallitukseen.
Tilinpäätöksen rekisteröinnistä on syytä huolehtia ajallaan myös siitäkin syystä, että PRH ryhtyi tiukentamaan valvontaa vuoden 2017 alusta lähtien. Mikäli yritys ei ole toimittanut tilinpäätösasiakirjoja rekisteröitäväksi, PRH ryhtyy menettelyyn yrityksen poistamiseksi kaupparekisteristä.
Sähköisen aineiston huolellinen säilyttäminen edellyttää sopimista, jos säilyttäminen halutaan ulkoistaa tilitoimistolle tai muulle palveluntarjoajalle. Kannattaa varmistaa, missä aineistoa säilytetään ja sen säilyminen varmistetaan. Onko aineisto täällä vai maan rajojen ulkopuolella sijaitsevalla palvelimella? Ulkomailta aineistoa saattaa olla hankala tavoittaa vaikkapa palveluntarjoajan konkurssitilanteissa.
Vaikka tilinpäätöksen sähköinen säilyttäminen sallitaankin, niin mennee vielä jonkun verran aikaa ennen kuin yrityksissä luovutaan paperisista tilinpäätöksistä. Konekielisessä – tietojärjestelmien ymmärtämässä – muodossa oleva tilinpäätös ja sen ihmissilmille tarkoitettu visualisointi ovat kuitenkin tekemässä tuloaan.