Tulevaisuuden palkanlaskijalta kaivataan vahvaa järjestelmäosaamista

Accountor HR Solutionsin tilitoimistoratkaisuista vastaava Juho Hynynen kertoo, että ala on käynyt viime vuosikymmenen aikana läpi isoja mullistuksia.

– Automaation ohella palkanlaskenta on parin viime vuoden aikana kokenut kaksi merkittävää muutosta: tietosuoja-asetus GDPR ja kansallinen tulorekisteri. Ne vaikuttavat siihen, miten palkanlaskennan tietoja voi ja pitää säilyttää ja kuinka nopeasti tietojen täytyy kulkeutua palkanlaskennasta eteenpäin.

Näiden uudistusten myötä myös palkanlaskijan rooli on muuttunut. Enää palkanlaskijan ensisijainen tehtävä ei ole tietojen tallentaminen, vaan sen sijaan palkanlaskijasta on hiljalleen muovautumassa asiantuntija, joka varmistaa, että tiedot kulkeutuvat järjestelmästä toiseen sujuvasti ja että koko palkanlaskenta on oikeellinen. Palkanlaskijoiden tulee huolehtia, että työlainsäädännön ja työehtosopimusten määräykset toteutuvat sekä verohallinnon ja sosiaalivakuutusten vaatimusten oikeellisuudesta niin järjestelmissä kuin itse palkanlaskennassakin.

Palkanlaskijan rooli muuttuu, mutta ei katoa

Elinkeinoelämä tutkimuslaitoksen vuonna 2014 toteuttaman selvityksen mukaan palkanlaskijat ovat kymmenen uhatuimman ammatin joukossa. Ammatin katoamisen todennäköisyys on Etlan arvion mukaan jopa 97 prosentin luokkaa. Hurja tilasto ei kuitenkaan kerro Hynysen mukaan koko totuutta.

– Paljon puhutaan palkanlaskijan roolin häviämisestä, mutta mielestäni tämä on hieman hämäävää. Palkanlaskennan kehittyessä jotkin perinteiset palkanlaskijan tehtävät ovat hiljalleen jääneet taka-alalle.

– Ennen isoilla palkanlaskentaosastoilla osa laskijoista keskittyi puhtaasti tallentamaan tietoa. Järjestelmien mukaantulon myötä tällaiselle ei ole niin paljoa tarvetta, mutta palkanlaskijan asiantuntemukselle kyllä.

Nykypäivän palkanlaskijalla täytyy olla käytössään laaja arsenaali taitoja.

Sen sijaan, että palkanlaskijan toimenkuva supistuisi, Hynynen uskoo, että rooli monipuolistuu.

– Nykypäivän palkanlaskijalla täytyy olla käytössään laaja arsenaali taitoja. Arkeen kuuluu jo nyt hyvin monipuolista tekemistä. Järjestelmät hoitavat varsinaisen laskennan, mutta poikkeustilanteiden selvittämiseen tarvitaan edelleen ihmistä. Palkanlaskijan täytyy muun muassa kyetä selvittämään, miksi tieto ei ole tullut oikein tai miksi se on väärässä formaatissa.

Tulevaisuuden palkka-asiantuntija ymmärtää järjestelmän ja asiakkaan sielunelämää

Tulevaisuudessa palkanlaskijalta vaaditaan entistä enemmän teknistä osaamista. Palkka-asiantuntijan ei tarvitse olla koodari, mutta hänen täytyy ymmärtää järjestelmiä ja niiden integraatioita riittävällä tasolla.

– Tulevaisuuden palkka-asiantuntijan täytyy hahmottaa, miten järjestelmät toimivat ja miksi ne tekevät asioita tietyllä tavalla. Samalla tavalla kuin kirvesmiehen täytyy osata käyttää omia työkalujaan, myös palkanlaskijan täytyy hallita omansa, Hynynen tiivistää.

Teknisen asiantuntemuksen lisäksi myös palkanlaskijan sosiaaliset taidot korostuvat, kun rooli muuttuu entistä vahvemmin kohti asiantuntijatyötä.

Tulevaisuuden palkka-asiantuntijan täytyy hahmottaa, miten järjestelmät toimivat ja miksi ne tekevät asioita tietyllä tavalla.

– Asiantuntijatyö sisältää aina vuorovaikutusta asiakkaan kanssa. Tilitoimistojen palkka-asiantuntijan rooli vaatii siis jatkossa tietynlaista palvelualttiutta ja kykyä neuvoa asiakkaan palkka-asioista vastaavia yhteyshenkilöitä myös esimerkiksi henkilöstöhallintoon liittyvissä kysymyksissä.

Hynysen arvion mukaan tällaisista osaajista on Suomessa selkeä pula, varsinkin kun ottaa huomioon, että kaikilla nykyisillä palkanlaskijoilla ei ole vielä osaamista tai edes halua tehdä uudenlaista työtä.

Palkka-asiantuntijan työkalut jatkavat kehitystään

Palkanlaskijan työvälineiden kehitys on ollut vauhdikasta: viimeisen vuosikymmenen aikana on siirrytty perinteisistä papereista ja sähköpostien liitteistä sähköisiin järjestelmiin, joissa tiedot kulkevat järjestelmästä toiseen ilman manuaalisia tallennusvaiheita.

– Esimerkiksi tuntityöntekijöiden leimaus- ja vuorolisien tiedot siirtyvät nykyään suoraan työvuoro- ja työaikajärjestelmistä palkkajärjestelmään ilman, että tieto täytyy tallentaa useampaan kertaan käsin, Hynynen kertoo.

Sähköiset tietovirrat säästävät sekä tilitoimiston että asiakkaan työaikaa. Samalla ne ehkäisevät inhimillisiä virheiltä, joita manuaaliseen työhön usein liittyy.

Kehitys ei kuitenkaan ole pysähtynyt tähän ja nykyään tilitoimistojen palkanlaskennassa voidaan käsitellä myös asiakkaan työsuhteita näiden tietovirtojen kautta.

– Moderneissa järjestelmissä asiakkaan yhteyshenkilö voi ilmoittaa uudet työntekijät ja työsuhdemuutokset suoraan järjestelmään, jossa on rajapinta palkanlaskentaan. Tällöin tiedot uusista työntekijöistä kulkeutuvat palkanlaskentaan ilman ylimääräisiä tallennusvaiheita. Myös esimerkiksi lomat ja poissaolot saadaan tätä kautta palkanlaskijan tietoon sutjakkaasti.

Samaan tapaan tietoa saadaan välitettyä myös palkanlaskennasta eteenpäin, esimerkiksi tulorekisteriin, taloushallintojärjestelmiin taikka muihin oheisjärjestelmiin, kuten lounaskorteille ja työterveyteen. Tämä säästää jälleen reippaasti aikaa palkka-asiantuntijan arjessa.

Hynysen mukaan palkanlaskennan muutokset eivät lopu tähän, sillä käytössä oleva teknologia ja näin ollen myös järjestelmät kehittyvät jatkuvasti. Tekoälyn vaikutuksiin hän suhtautuu kuitenkin toistaiseksi varoen.

– Uskon, että tekoäly tulee jossain vaiheessa vaikuttamaan palkanlaskennan kenttään, mutta vielä ei olla siellä. Haasteena meillä Suomessa on se, että meillä on paljon erilaisia työehtosopimuksia, paikallisia sopimuksia ja lisäksi niin kutsuttuja pärstäkerroinsopimuksia, jotka vaikuttavat laskentaan. Koska työntekijöiden välillä on niin paljon poikkeuksia, on koneen haastava ottaa koko prosessia haltuun