Palkkojen sivukuluista

Yrityksen kirjanpidon oikeellisuuteen vaikuttavat palkkojen sivukulut.  Kun ne kirjataan yrityksen vakuutussopimusten mukaisten yrityskohtaisten maksuprosenttien mukaan, ovat kulut oikean suuruisina kirjanpidossa.

Sivukuluja ovat lakisääteiset eläke-, työttömyys-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutukset sekä työnantajan sosiaaliturvamaksu. Palkkasumman perusteella voidaan maksaa vakuutusmaksu myös esimerkiksi henkilökunnalle otetusta vapaa-ajan tapaturmavakuutuksesta. Tällainen palkoista laskettava kulu voidaan kirjata myös kirjanpitoon ennakkoon tiedossa olevan maksuprosentin mukaisena.

Sivukulujen maksuprosentit on tarkastettava niiden muuttuessa ainakin vuodenvaihteessa.

Maksettujen palkkojen perusteella tehtävät sivukulujen kirjauk­set

Yrityksen todellisten, työntekijöille maksettujen palkkojen perusteella lasketaan ja kirjataan kirjanpidon kuluksi sivukulut, joissa on huomioitava eri vakuutusten erot maksun perusteena olevissa palkkasummissa. Palkkojen jaksotukset on hyvä kirjata omille kirjanpidon tileille, erilleen maksettujen palkkojen kirjanpidon tileistä.

Maksamattomien palkkaerien sivukulujen kirjaukset

Työntekijöille kertyy palkkoja, joita työnantaja ei maksa palkanmaksujaksoittain. Näitä ovat esimerkiksi lomapalkat ja –rahat, työajan tasaamisesta kertyvät erät (pekkaset), työaikapankkiin kertyvät tunnit sekä liukuma- tai joustosaldon tunnit ja mahdollinen bonuskertymä. Osa näistä eristä voi olla myös miinuksilla, jolloin kirjataan työnantajan saaminen työntekijöiltä kirjanpitoon. Maksamattomat palkkaerät kirjataan kirjanpitoon sivukuluineen.

Suoriteperusteen mukaan kirjanpitoon kirjattavat palkkaerät

Palkat on hyvä kirjata kertymiskuukaudelle kuluksi, vaikka ne maksettaisiin seuraavassa kuussa tai myöhemmin.  Myös nämä ns. siirtyvät palkat kirjataan kirjanpitoon sivukuluineen.

Sivukulujen kirjaamisen ajanjakso

Sivukulut on suotavaa kirjata palkanmaksujaksoittain. Palkkaohjelman ohjaukset on hyvä ottaa käyttöön, jotta sivukulut jaksottuvat samalla, kun palkkojen kirjanpidon tosite luodaan.

Jos palkkaohjelmasta ei saada automaattista sivukulujen laskentaa, ne voidaan laskea esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla kuukausittain. Tällöin kulut ovat kuukausikirjanpidossa toteutuneen perusteella.

Pienille yrityksille sivukulut kirjataan joskus vuositasolla tilinpäätöksessä. Ajoittain tulee kuitenkin miettiä, onko yrityksen toiminta kasvanut tai muutoin ajankohtaista ottaa käyttöön sivukulujen oikea-aikainen kirjaaminen.

Palkkakulut ovat yrityksessä usein yksi suurimmista kulueristä. Niiden kirjaaminen oikean suuruisina kertymiskuukaudelle antaa yrityksen johdolle oikean kuvan henkilöstökuluista.