CTA Paikka

Palkkaohjelmistoissa kehityspotentiaalia

Taloushallintoliitto tekee vuorovuosina tilitoimistoammattilaisille kyselyn kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelmistojen käyttäjätyytyväisyyden seuraamiseksi. Tänä vuonna oli palkkaohjelmistojen vuoro.
29.3.2021 Janne Fredman, Eeva Lyytinen ja Eija Männistö

509 tilitoimistoammattilaista ympäri Suomen kertoi mielipiteensä käyttämästään palkanlaskentaohjelmistosta. Tyytyväisimpiä vastaajat olivat ohjelmistojen helppokäyttöisyyteen ja niiden mahdollistamaan tehokkaaseen työskentelyyn. Myös kokonaisarvosanojen keskiarvo oli hyvä.

Markkinoilla on paljon toimijoita

Taloushallintoliiton joulukuussa 2020 tekemässä kyselyssä oli mukana yhteistyöohjelmistotalojen nimeämänä 17 ohjelmistoa: Aditro W, Asteri Palkanmaksu, Balanssi palkanmaksu, Emce Palkkahallinto Professional, Heeros, Lemonsoft, Maatalousneuvos palkanlaskenta, Maestro, Mepco, Netvisor, Palkka-Baron, Palkkaus.fi, Procountor, Procountor Tehopalkat, Sonet palkanlaskenta, Fivaldi Palkanlaskenta ja Visma Payroll. Lisäksi markkinoilla on iso joukko muita palkanlaskennan työvälineitä. Näistä vastaajat mainitsivat tyypillisimmin Admicomin, Novan, Palkka.fi:n ja Tikonin. Markkinoille on myös julkaistu alkuvuodesta Fennoan palkanlaskentaohjelmisto.

Kuusi kyselyssä mukana ollutta ohjelmistoa olivat niin vähän käytettyjä tässä vastaajajoukossa, että niiden arvioita ei ole huomioitu tässä artikkelissa. Admicomin, Novan, Palkka.fi:n ja Tikonin arvioita oli myöskin niin vähän, että ne jätetiin analyysin ulkopuolelle.

Vastausten määrän rajallisuuden vuoksi mainitessamme ohjelmistoja nimeltä eri näkökulmista julkaisemme ne aakkos-, ei esim. paremmuusjärjestyksessä.

Neljä kyselyssä eniten käytettyä ohjelmaa olivat Mepco, Netvisor, Procountor ja Visma Fivaldi. Tyypillisesti palkanlaskijat käyttävät vain yhtä ohjelmistoa. Näitä oli 63 prosenttia vastanneista. Kahta tai kolmea eri ohjelmistoa käyttäviä oli 33 prosenttia vastanneista. Osa tilitoimistoista tuottaa palkkapalvelua myös asiakkaan järjestelmällä.

Ohjelmistot ovat helppokäyttöisiä ja mahdollistavat tehokkaan työskentelyn

Ohjelmistojen saamat arviot helppokäyttöisyydestä vaihtelivat 3,4:n ja 4,8:n välillä. Helppokäyttöisimmät ohjelmistot, jotka saivat yli 4,2 arvion olivat Asteri Palkanmaksu, Emce Palkkahallinto Professional ja Palkka-Baron. Puolet arvioiduista ohjelmistoista sai puolestaan yli 4,0 arvion tehokkaan työskentelyn mahdollistamisesta, mikä antaa kuvan erinomaisista työvälineistä palkanlaskentaan. Tässä kohdassa parhaat arviot saivat Asteri Palkanmaksu, Palkka-Baron ja Maestro.

Vapaassa palautteessa helppokäyttöisyys nousi tärkeänä ominaisuutena esille. Asiakkaittain tehtävät räätälöinnit ja niiden kopiointimahdollisuus nousivat myös esille tyytyväisyyttä nostavana tekijänä. Vastaavasti joidenkin ohjelmistojen vapaassa palautteessa nousivat esiin ohjelmiston logiikan ymmärtämisen haasteet ja käyttöönoton helppous.

Osa ohjelmistotaloista tarjoaa palkanlaskentaominaisuutta kirjanpito-ohjelmiston sivutuotteena, osa päätuotteena, ja toiset ovat panostaneet palkanlaskentaominaisuuteen enemmän ja toiset vähemmän. Kuten muissakin ohjelmistohankinnoissa ohjelmiston käyttöönottovaihe ja kaikkien ominaisuuksien opettelu on tehtävä huolella, jotta saa siitä parhaat tehot irti. Joskus omat toimintamallit pitää myös muuttaa ohjelmistoon sopivaksi. Jos näin ei tehdä, voi kokemuspalaute jäädä tehokkaiden työvälineidenkin kohdalla matalaksi.

Hyödynnettävyys asiakaspalvelussa jakoi ohjelmistoja

Palkanlaskennassa keskeistä ovat laadukkaat ja kattavat valmisraportit. Ne kattavat useimmat tarpeet. Lisäksi tarvitaan toisinaan asiakaskohtaisia raportteja. Lakisääteisten raporttien ohella palkanlaskennassa tuotetaan asiakasyrityksen johdon tueksi esimerkiksi ikäjakauma-, poissaolo- ja ylityöraportteja. Nämä mahdollistavat tilitoimistolle kannattavien lisäarvopalveluiden tuottamisen.

Erot parhaiten ja huonoiten arvioitujen ohjelmistojen välillä olivat suurimmat asiakastarpeen mukaisten raporttien muokkaamisen ja asiakkaan ohjelmiston hyödyntämismahdollisuuden kohdalla. Väitteen ”Saan tuotettua joustavasti asiakastarpeen mukaisia raportteja” kohdalla ero oli 1,7 yksikköä ja ”Myös asiakkaani pystyy hyödyntämään ohjelmistoa haluamallaan tavalla” 2,6 yksikköä asteikolla yhdestä viiteen.

Tukipalvelut ovat ohjelmistoissa hyvällä tasolla

Ohjelmistotalot tarjoavat tyypillisesti neuvontaa vain tilitoimiston palkanlaskennan pääkäyttäjälle. Tilitoimiston muut palkanlaskijat kääntyvät ongelmissaan pääkäyttäjän puoleen, mikä tuo usein oman viiveensä ongelman ratkaisulle. Tämän johdosta oletamme, että pienissä tilitoimistoissa, joissa kaikilla palkanlaskijoilla on suora yhteys ohjelmistotalon tukeen, ollaan tyytyväisempiä, kuin suurissa toimistoissa, joissa on suurempi palkkatiimi. Tämä heijastunee myös siihen, että pienten tilitoimistojen suosimien palkkaohjelmistojen tukea arvioidaan eri näkökulmsta kuin isossa toimistossa käytössä olevan ohjelmiston tukea.

Ohjelmiston hinta-laatu-suhde on hyvä?

Ohjelmiston hinta-laatusuhteen arvioita tarkasteltiin niiden 269 vastaajan osalta, jotka kertoivat olevansa päättämässä tai vaikuttamassa päätöksentekoon palkkahallinnon ohjelmistohankinnoissa.

Yleisarvosana ja suositteluindeksi

Yleisarvosanojen keskiarvo oli 3,8. Neljä ohjelmistoa saivat yleisarvosanaksi yli 3,9. Ne olivat Aditro W, Asteri Palkanmaksu, Maestro ja Palkka-Baron.

Käyttäjät suosittelevat kuitenkin melko nihkeästi ohjelmistojaan. Asteri Palkanmaksun suositteluindeksi oli kuitenkin aivan omaa luokkaansa, tämän jälkeen seuraavat neljä omassa suositteluhalukkuuden mukaan syntyneessä luokassaan olivat Emce Palkkahallinto Professional, Maestro, Mepco ja Palkka-Baron.

Vastaajien antama kirjallinen palaute kokonaisuudessaan antoi vaikutelman, että käyttäjätyytyväisyyttä voisi parantaa käyttöönottovaiheeseen satsaamalla. Myös oikean ohjelmistotyypin valinta varmasti lisää tyytyväisyyttä, tosin samassa tilitoimistossakin voi olla erilaisia palkka-asiakkaita, jotka vaativat ohjelmistolta erilaisia ominaisuuksia.

Ohjelmistoissa, joissa suositteluhalukkuus jäi matalaksi, vapaassa palautteessa puutteina erottui Tulorekisterin korjaaminen, käyttöönoton haastavuus, lomapalkkalaskennan puute ja palkanlaskijan tarve tarkastaa ja korjata ohjelman laskemia palkkoja.

Vaikka palkanlaskennan tekeminen on yhä useammin ulkoistettu tilitoimistoihin, on se paitsi ohjelmistotaloille myös osalle tilitoimistoistoista sivupalvelu. Tehokkailla prosesseilla ja oikeilla työtavoilla tehtynä moni toimija on kasvattanut sen osuutta omassa toiminnassaan. Omaa ja asiakasyritysten tarvetta mietittäessä onkin hyvä pohtia, millä perusteilla palkanlaskenta­ohjelmiston valitsee ja mitä siltä odottaa.

 

Eijan ja Jannen analyysi kyselyn tuloksista

Palkanlaskijoiden huolella mietityt ja punnitut kommentit haastoivat meidät pohtimaan omia näkemyksiämme ja ennakko­luulojamme. Alla heränneitä ideoita, kehitysehdotuksia ja johtopäätöksiä, jotka ovat puhtaasti omiamme. Toivottavasti päästään näistä nokikkainkin keskustelemaan.

Kirjanpito-ohjelmiston palkkamoduuli ei yleensä riitä palkanlaskentaan panostavalle tilitoimistolle

Pienen yrityksen simppeli palkanlaskenta hoituu yleensä riittävän tehokkaasti tutun kirjanpito-ohjelmiston palkkamoduulilla. Isompien yritysten tehokas hoitaminen vaatii järeämpää järjestelmää, josta löytyvät asiakkaan tai tilitoimiston kaipaamat automaattiset TES-tulkinnat, integraatiot ja itsepalveluportaalit. Oikein viritettynä tällaisella järeällä palkkaohjelmistolla voi hoitaa myös pienasiakkaat tehokkaasti.

Tietosuoja-asetuksen myötä tehokkaan ja tietoturvallisen tietojenvaihdon merkitys korostuu

Tietoturvaa ja palkanlaskentaprosessin ­tehokkuutta voidaan kehittää esimerkiksi niin, että asiakasyrityksen yhteyshenkilö tai sen työntekijät ylläpitävät itse perustietojaan palkkajärjestelmässä. Perustietojen ohella palkanlaskentaan tarvitaan tiedostomuotoisia asiakirjoja – lääkärintodistuksia, ay-jäsenyysvaltakirjoja ja työsopimuksia. Näiden toimittamiseen kaivataan kollaboraatiovälineitä eli kansankielellä extranettejä. Asiakas voi tiputtaa tiedostot kanavaan, ja ne ovat tietoturvallisesti palkanlaskijan työpöydällä. Tällaisia toimintoja kaivataan kirjanpito- ja palkkaohjelmistoihin. Paluupostilla palkanlaskija lähettää kanavan kautta asiakkaan yhteyshenkilölle palkanlaskennasta tuotettavat listaukset ja muut erikseen asiakaskohtaisesti tehtävät seurantaraportit.

Kannattaisiko palkanlaskenta jättää ammattilaisille?

Moni pieni tilitoimisto tuskailee kohtuuttomaksi kasvavan muutosvauhdin ja ­hillittömiksi kasvavien osaamisvaatimusten kanssa. Ja tokkopa se muutostahti on hiljenemään päin. Samalla ammattimaisten palkanlaskijoiden osaaminen ja pätevyys kasvavat jatkuvasti, kun ammattikunta kasvaa ja eriytyy kirjanpitäjän ammatista. Ja palkanlaskennan osaamisen ohella asiak­kaat alkavat kaivata työsuhdeneuvontaa ja muuta HR-palvelua. Joten kannattaisiko joidenkin tilitoimistojen erikoistua. Keskittyä kirjanpitoon ja jättää vaativammat palkka-asiakkuudet palkanlaskentaan erikoistuville tilitoimistoille vai pitäisikö sanoa palkkatoimistoille. Näitä alkaa Suomessa pikkuhiljaa löytyä. Alustavat kokemukset kuulostavat rohkaisevilta.

Moni tilitoimisto tarjoaa jo nyt myös HR-palvelua

Lakisääteisen palkanlaskennan lisäksi useat tilitoimistot tekevät jo nykyisin henkilöstöhallinnon palveluita asiakkailleen. Silti palkanlaskennassa työskentelevät eivät koe tekevänsä muuta kuin palkanlaskentaa. Mutta mitä ovat esimerkiksi Kela- ja vakuutushakemukset, työsopimusten oikeellisuuden tarkastaminen, poissaolojen hallinta, erilaiset palkanlaskennasta tuotettavat raportit tai työajan erilaisten enimmäismäärien ja vuosilomien erityistilanteiden seuranta? Kyllä ne ovat tyypillisiä hr-palveluita. Tilitoimistojen tulisikin miettiä nykyinen oma palvelutarjontansa mitä asiakkaille tehdään ja tarjota lisäpalveluita myös muille asiakkaillensa.

Yrityksistä noin 270 000 työllistää alle 10 työntekijää. Kysyntää varmasti olisi laajemmallekin joukolle, jotka tarjoaisivat pienyrityksille henkilöstöhallinnon palveluita palkanlaskennan lisäksi.

Tuoko ohjelmistorobotiikka automaattisen TES-tulkinnan pienten yritysten palkanlaskentaan?

Tällä hetkellä automatisoitua työlainsäädännön ja TESin tulkintaa löytyy monista työaikajärjestelmistä sekä suurempien yritysten palkanlaskentaohjelmistoista. Tulkintaa voitaisiin todennäköisesti automatisoida myös ohjelmistorobotiikan avulla. Voisiko joku tarjota robotiikalla toteutettua automaattitulkintaa myös tyypillisiä tilitoimistojen palkkaohjelmistoja käyttäville tilitoimistoille? Näin saataisiin manuaalista työtä ja virhemahdollisuuksia karsittua olennaisesti.

PalkkahallintoUusimmat Artikkelit
Katso kaikki

Haluatko kuulla lisää liiton jäsenyydestä?

Jätä yhteystietosi niin otamme yhteyttä.

  • tai