Palkanlaskennan tietojen täsmäyttämisestä tulorekisteriin ja kirjanpitoon

Palkanlaskennassa tuotettujen ja raportoitujen tietojen oikeellisuuden varmistamisessa on tilitoimistoalalla erilaisia käytäntöjä. Osa varmistaa tulorekisteriin siirtyneet tiedot kuukausittain, osa jopa palkanmaksukausittain, osa on päätynyt täsmäyttämään tiedot harvemmin: muutaman kuukauden välein tai vuositasolla. Kirjanpidon ja palkanlaskennan tietojen täsmäyttämiseen Kila on antanut ohjeistuksen, että osakirjanpito on täsmättävä pääkirjanpitoon vähintään tilikausittain, ja tätä suurin osa noudattaakin toiminnassaan.

Tietojen täsmäyttämisellä on osaltaan tarkoitus varmistaa, että palkkaohjelmassa on oikeat ohjaustiedot, jotta jälkikäteen ei tarvitsisi tehdä korjauksia. Itse palkanlaskennassa olevat virheet ovat ikävimpiä, ne vaikuttavat suoraan työntekijälle maksettavaan palkkaan. Tulorekisteriin jälkikäteen tehtävät ilmoitukset taas ovat usein hankalampia, jos on annettava korjaus- tai mitätöinti-ilmoituksia jo aiemmin ilmoitetuille kausille. Takautuvissa korjauksissa on useissa palkkaohjelmissa tehtävä työ ainakin osittain manuaalisesti. Tulorekisterissä olevat virheet voi huomata mahdollisimman pian, jos täsmäytykset palkanlaskennan ja tulo­rekisteriin ilmoitettujen tietojen välillä tekee esimerkiksi kuukausittain. Nopea erojen selvittely vähentää takautuvasti annettavien palkkatieto- ja työnantajan erillisilmoitusten määrää. Tulorekisteristä saatavat raportit helpottavat sinne siirtyneiden tietojen tarkastamista.

Palkanlaskennan ja kirjanpidon tiedoissa täsmäytyksissä tulleita eroja voi joutua korjaamaan joko kirjanpidon tai palkanlaskennan puolella riippuen siitä, mistä virhe on johtunut. Yleensä palkanlaskentaan tehtävät korjaukset tarkoittavat myös korjauksia tulorekisteriin, jos esimerkiksi kirjanpidossa on maksettu eriä, joita ei ole palkanlaskennassa käsitelty ajallaan. Kirjaukset virheellisille kirjanpidon tileille eivät tulorekisteriin vaikuta.

Täsmäytettäessä tietoja palkanlaskennassa (eri sosiaalivakuutusmaksut) niin palkanlaskennan ja tulorekisterin kuin kirjanpidonkin välillä, on täsmäytykset syytä dokumentoida asianmukaisesti. Helpointa on tehdä se määrämuotoisesti esimerkiksi Excelissä, jolloin täsmäyttäminen on helppoa ja jälkikäteen voidaan todeta, miten lopputulokseen on päädytty.

Täsmäytyksissä voi käyttää apuna taloushallintoliitto.fi:stä TAL-laatutyökalut ja -ohjeet -sivulta löytyviä pohjia, joita voi muokata omaan toimintaan sopiviksi. Lomakkeiden käyttö edellyttää kirjautumista Taloushallintoliiton jäsensivuille, tunnukset voi tilata jokainen liiton jäsentoimistossa työskentelevä.