Tositteet sosiaalisen median maksuista

Asiakkaamme tekee yritysasiakkaille kotisivuja sekä Google- ja sosiaalisen median markkinointia. Suurin osa asiakkaamme ostoista on tämän omille asiakkaille toteutettuihin markkinointikampanjoihin liittyviä hankintoja, jotka on maksettu korttimaksuina. Ostoja on esimerkiksi Facebook/Google/Twitter-alustoilta. Maksut näkyvät asiakkaan tiliotteella, mutta varsinaiset ostotositteet ovat saatavissa kustakin palvelusta erikseen (Facebook, Google jne). Tositteiden lataamisesta palveluista, tallentamisesta kirjanpitoaineistoon ja tositenumeroinnista aiheutuu valtava työ, kun ostoja on satoja kuussa.

Onko tähän mitään kevyempää ja tehokkaampaa tapaa? Voisiko esimerkiksi tositteet arkistoida vain kunkin palvelun omilla sivustoilla?

VASTAUS:

Kirjanpitolaki ei velvoita kaiken kirjanpitoaineiston säilyttämiseen samassa paikassa, vaan aineistoa (esimerkiksi tositteet) voidaan säilyttää eri paikoissa hajautetusti. Käytännössä kuvaamassasi tilanteessa on kuitenkin aiheellista kerätä tositeinformaatio yhteen paikkaan:

• Tositteiden hajautettu säilytys eri palveluntarjoajilla ei mielestäni riittävän hyvin varmista sitä, että tositteet säilyvät kuutta vuotta ja ovat tarvittaessa saatavilla esimerkiksi verotarkastukseen.
• Lisäksi kirjanpitolain 2:6 § edellyttää, että ”kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan.”
  Eri verkkopalveluihin hajautettu säilytys ei dokumentoitunakaan luo tätä 2:6 §:n edellyttämää kirjausketjua, eikä sen myötä mahdollista sujuvaa kirjanpidon tarkastusta. Tarkastajan pitää voida tarkastella tositeaineistoa ja tarkastaa, miten kukin tosite on kirjattu, sekä tarkastella esimerkiksi pääkirjaa ja todentaa, mihin tositteeseen kukin kirjaus perustuu.
  Ainoa luotettava toimintamalli tässä tilanteessa on se, että kukin tosite tallennetaan kirjanpitoaineistoon ja numeroidaan siten, että kirjausketju tositteen ja kirjauksen välillä on olemassa. Kirjaus voidaan tehdä esimerkiksi tiliotteelta ja kukin tosite numeroidaan tiliotteen kirjauksen tositenumeron mukaisesti.

Ps. Jos kukin tosite sisältäisi jonkin yksilöivän tunnisteen ja tämä tunniste löytyisi myös tiliotteelta kunkin maksun kohdalta, toteutuisi kirjausketju myös, edellyttäen että tositteet löytyisivät kohtuullisen vaivatta tämän tunnisteen avulla hakemalla. Tällöin ei erillistä tositenumerointia välttämättä tarvitsisi tehdä.

Janne Fredman on kirjanpidon johtava asiantuntija Taloushallintoliitossa erityisalanaan taloushallintojärjestelmien tuotekehitys.

Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.