Kirjanpitoaineisto hukassa
Meille on tulossa asiakas, jonka edellinen kirjanpitäjä on kuollut. Asiakas ei ole saanut mitään aineistoja takaisin, kirjanpito ja veroilmoitukset on ainakin vuoden ajalta tekemättä, eikä häneen olla oltu yhteydessä tilitoimistosta. Kirjanpitäjän kuolema on tullut selville kuulopuheiden kautta. Kirjanpitäjä on ilmeisesti sairastunut vakavasti ja ymmärrettävästi asiakkaiden kirjanpidot eivät ole olleet hänellä päällimmäisenä mielessä. Sain sen käsityksen että kirjanpitäjä on hoitanut yrityksen kirjanpidon hyvin itsenäisellä otteella, kaikki aineisto on ollut hänen hallussa. Kyseessä siis yhden henkilön tilitoimisto. Kuinka tässä kannattaa toimia, mistä asiakkaan kannattaa lähteä aineistoa etsimään? Ottaisin mielelläni asiakasyrityksen hoitooni, mutta arveluttaa lähteä tekemään kirjanpitoa tyhjän päältä.
VASTAUS:
Kirjanpitoaineistoa voi alkaa metsästämään esimerkiksi seuraavin keinoin:
- Jos tilitoimistolla on ollut toimitilat, voisi siellä pyrkiä käymään. Tässä (mahdollinen) vuokranantaja voi olla avuksi.
- Voi selvittää, onko edesmenneellä kirjanpitäjällä perhettä/lähisukulaisia ja tiedustella yrityksen asioita sitä kautta.
- Paikallinen verotoimisto tai ulosottoviranomainen voi olla tietoinen kirjanpitoaineiston kohtalosta, jos muut asiakasyritykset ovat jo ehtineet asiaa selvitellä.
Jos aiotte toimeksiantoon ryhtyä, kannattaa turvata asemanne ja asiakkaanne asema seuraavasti:
Ennen toimeksiannon alkua, asiakasyritys ottaa yhteyttä poliisiin ja informoi tilanteesta ja pyytää poliisilta toimintaohjeita. Tällöin syntyy asianmukainen näyttö, että asiakasyritys tekee asianmukaiset ja mahdolliset toimet kirjanpitoaineiston saamiseksi haltuun.
Tämän jälkeen voitte tehdä toimeksiantosopimuksen, johon kirjataan tilanne:
- kirjanpitoa aletaan tekemään puutteellisen aineiston perusteella
- lyhyt kuvaus, miksi aineistoa ei ole saatavilla ja
- viittaus poliisille tehtyyn ilmoitukseen.
Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.