CTA Paikka

Kysymyksiä henkilötietojen käsittelystä

21.5.2018
Janne Fredman
  1. Onko ideoita, miten sopimus henkilötietojen käsittelystä saataisiin vaivattomimmin solmittua käytännössä, jos asiakkaita on paljon?

VASTAUS:

Yksi hyvä idea on lähettää sopimus liitteineen sähköpostilla asiakkaiden nimenkirjoitukseen oikeutetuille henkilöille (yleensä yhteyshenkilö) ja pyytää vastaamaan, että hyväksyykö hän sopimuksen. Asiassa voidaan hyödyntää myös sähköiseen allekirjoitukseen kehitettyjä palveluita.


2) Onko enää lainkaan sallittua lähettää tilitoimiston ja asiakkaan välillä henkilötietoja normaalilla (suojaamattomalla) sähköpostilla?

VASTAUS:

Varmastikin valtaosa tai suuri osa asioinnista tilitoimistojen ja asiakkaiden välillä hoidetaan lähitulevaisuudessakin suojaamattomalla sähköpostilla. Tietosuoja-asetuksessa ei ole säädöksiä, jotka kieltäisivät tämän. Jotkin tilitoimistojen asiakkaat saattavat kuitenkin edellyttää parempaa tietosuojaa, minkä vuoksi asiaan kannattaa tilitoimistossa paneutua ja etsiä sopivia ratkaisuja.
Asiasta löytyy hyvä Tero Anttilan kirjoitus Tilisanomat.fi:ssä.


3) Miten toimitaan Sopimus henkilötietojen käsittelystä liitteen 1-C kanssa, jos asiakkaalta ei saada ohjeistusta henkilötietojen käsittelyyn?

VASTAUS:

Periaatteessa tilitoimiston (käsittelijä) pitäisi käsitellä henkilötietoja asiakkaan (rekisterinpitäjä) kirjallisen ohjeistuksen ohjaamana. Tätä varten sopimuksessa on liite 1-C, johon asiakkaan antama ohjeistus on tarkoitus dokumentoida. Käytännössä sopimus liitteineen on niin tuhti ja kattava paketti, että useimmat pk-yritykset eivät keksi lisää asioita ohjeistettavaksi. Tällöin lomake 1-C voidaan jättää tyhjäksi tai pois sopimuksesta.


Janne Fredman on kirjanpidon johtava asiantuntija Taloushallintoliitossa erityisalanaan taloushallintojärjestelmien tuotekehitys.


Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.

 

Asiantuntija vastaaUusimmat Artikkelit
Katso kaikki

Haluatko kuulla lisää liiton jäsenyydestä?

Jätä yhteystietosi niin otamme yhteyttä.

  • tai