Matkalaskujen ja edustuskulujen tositteet
Taloushallintoliiton jäsentoimistoilta sekä tilintarkastajilta on tullut runsaasti huomioita siitä, että asiakasyrityksen kirjanpitoaineistoa ei ole koostettu ja arkistoitu asianmukaisesti. Ongelmia on ilmennyt sekä jäsentoimistoissa että auktorisoimattomissa toimistoissa.
Eräällä suuremmalla asiakkaallamme puuttuu juoksevaa kirjanpitoa tehtäessä aineistosta jatkuvasti matkalaskuihin liittyviä kuitteja ja edustuskuluihin liittyviä tositteita – yleensä johdon ja myynnin henkilöiden kuitteja. Kun pyydämme näitä asiakkaalta, saamme kuulla koko ajan, että muualla tällaiset pienkulut kyllä kirjataan ilman kuitteja tai luottokorttilaskun mukaan. Niitä ei kuulemma kysy tilintarkastaja eikä verottaja. Miten tässä pitäisi toimia?
VASTAUS:
Olette toimineet aivan oikein. Asia on lainsäädännöllisesti aivan selvä. Kirjanpitolaki edellyttää, että kirjaus perustuu tositteeseen, josta käy ilmi vastaanotettu tuotannontekijä. Yleensä siis kirjauksen perusteeksi tarvitaan kuitti, koska luottokorttilasku tai pankin tiliote eivät sisällä riittävää tietosisältöä. Lisäksi normaalit yrityksen sisäiset kontrollit edellyttävät, että esimerkiksi edustuskuluista käy ilmi, keitä on syötetty ja juotettu.
Arkielämässä sattuu tietenkin haavereita, erityisesti myyntimiehille illan pimennyttyä. Kirjanpitolautakunnan menetelmäohjeeseen (2011) onkin näitä(kin) tilanteita varten kirjattu: Menotosite voidaan joutua laatimaan poikkeuksellisesti itse myös tapauksissa, joissa ulkopuoliselta kauppakumppanilta ei saada ostolaskua, käteiskuittia tai muuta tositetta, tai saatu tosite häviää tai muuttuu lukukelvottomaksi, eikä kauppakumppanilta saada jäljennöstä. Tällöin itse laadittuun tositteeseen tulee kuvata tositteelta yleisesti edellytettävät tiedot, tositteen laatija sekä syy ulkopuoliselta saadun tositteen puuttumiseen.
Eli jos kuitti häviää tai haalistuu, kirjauksen voi perustaa itse laadittuun tositteeseen. Kuittien puuttuminen ei kuitenkaan saa olla jatkuvaa ja säännöllistä.
Tilitoimisto ja asiakas saattavat myös sopia prosessista, jossa asiakas vastaa itse matkalaskujen kirjauksesta ja asiatarkastuksesta ja asiakas lähettää matkalaskukoosteen tiedostona tilitoimistoon maksatusta ja kirjanpitoa varten. Tällöin asiakkaan tulee huolehtia siitä, että matka- ja kululaskuihin liittyvät kuitit saadaan työntekijöiltä ja arkistoida ne osaksi kirjanpitoaineistoa. Tilitoimiston kannattaa ohjeistaa asiakasta lainmukaiseen menettelyyn, koska räikeimmissä väärinkäytöstapauksissa (veropetos) myös tilitoimisto voi joutua vastuuseen.
Joka tapauksessa kirjauksen tekijällä, olkoon se tilitoimiston kirjanpitäjä tai asiakkaan työntekijä, tulee kirjausta tehdessään tai tarkastaessaan olla nähtävänään liiketapahtumasta kirjauksen tekemiseen riittävä tietosisältö.
Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.