Jäljennöksen säilyttäminen asiakkaan kirjanpitoaineistosta

Pohdimme, onko meillä oikeus säilyttää kopio asiakkaan pilvipalvelukirjanpitojärjestelmässä olevasta kirjanpitoaineistosta asiakkaan siirtyessä toiseen tilitoimiston palveluun tai ottaessa kirjanpidon hoitoonsa itse. Pohdimme myös, onko kopion ottaminen koko aineistosta välttämättä tarpeen. Pilvipalvelukirjanpidossahan dataa kertyy vuosien saatossa melkoinen määrä, eikä aineiston kopioiminen onnistu kaikilta osin ”nappia painamalla”. Toisaalta aineisto voi olla tarpeen myöhemmin, jos asiakas esimerkiksi vaatii meitä korjaamaan tekemämme virheen tai vaatii vahingonkorvauksia tai jos asiakas myöhemmin muokkaa pilvipalvelussa olevaa aineistoa vaikkapa kirjanpitorikoksen arvoisesti.

Vastaus:

TAL2018-sopimuksen yleisissä sopimusehdoissa on varauduttu näihin asioihin. Asioista voidaan toki asiakkaan ja tilitoimiston välillä sopia toisinkin, mutta käytännössä yleensä noudatetaan suoraan alla esiteltyjä yleisten sopimusehtojen kirjauksia.

Kuka omistaa pilvipalvelukirjanpidon tietokannan datan?

Kirjanpidon lähtöaineisto (tositteet yms.) kuuluu aina asiakkaalle kuten myös lakisääteinen kirjanpitoaineisto sekä muu sopimuksen nojalla asiakkaalle tuotettu aineisto.

Yleisten sopimusehtojen kohta 12 ottaa kantaa siihen, kuka omistaa kirjanpitojärjestelmän tietokannan datan ja esimerkiksi asiakaskohtaiset raportointi- ja automaatiomääritykset.

• Kun kirjanpitoa tuotetaan tilitoimiston hankkimalla ohjelmistolla, kuuluu tietokannan data tilitoimistolle, mutta kannattaa kuitenkin muistaa:
  • Asiakkaalla on tietosuoja-asetuksen nojalla vaatia henkilötietojen poistoa
  • Tietokannan datan luovuttamista asiakkaalle kohtuullista korvausta vastaan kannattaa harkita. Liian jäykkäniskainen asenne kiirii markkinoilla.
• Kun kirjanpitoa tuotetaan asiakkaan hankkimalla ohjelmistolla, data kuuluu asiakkaalle. Tällöin tilitoimiston siis kannattaa harkita jäljennöksen ottamista aineistosta.

Oikeus jäljennöksen ottamiseen

Yleisten sopimusehtojen kohdassa 12 sovitaan:

”Tilitoimistolla on oikeus säilyttää kopiot laatimastaan aineistosta myös sopimuksen päätyttyä, eikä se ole velvollinen poistamaan asiakkaan tietoja tietokannastaan, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Perustiedot tilitoimisto säilyttää vähintään viisi vuotta sopimuksen päättymisestä.”

Käytännössä pakottava lainsäädäntö tässä yhteydessä tarkoittaa tietosuoja-asetusta. Kirjanpitoaineistossa on yleensä henkilötietoja, joten ne täytyy jättää kopioinnin ulkopuolelle, jos asiakas sitä nimenomaisesti vaatii. Muilta osin on siis mahdollisuus ottaa jäljennös kirjanpitoaineistosta.

Reklamaatioon vastaaminen ja tilitoimiston tekemän virheen korjaaminen:

Yleisten sopimusehtojen kohdassa 23 käsitellään tilannetta, jossa virhe ilmenee tilanteessa, jossa vanhalla tilitoimistolla ei ole enää pääsyä järjestelmään:

”Mikäli tilitoimistolla ei asiakkaan reklamoidessa ole enää pääsyä asiakkaan tietojärjestelmään asiakkaan tulee avata omalla kustannuksellaan tilitoimistolle pääsy tietojärjestelmään, jotta tämä voi vastata reklamaatioon. Jos tilitoimisto käyttää oikeuttaan tai täyttää velvollisuuttaan korjata aiheuttamansa virhe, tilitoimisto vastaa tietojärjestelmään pääsyn avaamisen kustannuksista.

Eli reklamaatioon vastaamiseksi entisen asiakkaan tulee joka tapauksessa antaa tilitoimistolle omalla kustannuksellaan pääsy järjestelmään. Jos korjaatte aineistossa tekemiänne virheitä, entinen asiakkaanne saa veloittaa teiltä normaalit veloitukset (käyttäjä, transaktio, aikaveloitus tms)

Vahingonkorvauskanne tai rikosprosessi

Jos asiakas nostaa tilitoimistoa vastaan vahingonkorvauskanteen, tilitoimistolla on joka tapauksessa mahdollisuus saada käyttönsä kirjanpitoaineisto asiaansa ajaakseen (editio; oikeudenkäymiskaari 5:20). Vastaavasti jos tilitoimisto joutuu syytetyksi asiakkaan tekemästä kirjanpitorikoksesta, on tilitoimistolla oikeus saada aineisto käyttöönsä puolustautumistaan varten.

Yllä esitettyjen näkemysten perusteella tilitoimistolla ei yleensä ole tarvetta ottaa jäljennöstä koko poistuvan asiakkaan kirjanpitoaineistosta, kun aineisto on säilytetty laadukkaan ohjelmistotalon pilvipalvelussa. Aineisto säilyy järjestelmässä asianmukaisesti varmistuskopioituna ja asiakasyrityksen jälkikäteen tekemistä muutoksista säilyvät järjestelmässä logitiedot. Ohjelmistotalot toimivat vastuullisesti ja auttavat tarvittaessa myöhemmissä selvitystarpeissa.

Jäljennöksen ottaminen on kuitenkin perusteltua esimerkiksi tilanteissa, joissa

• On epäiltävissä, että asiakas tekee reklamaation tai on jo tehnyt reklamaation
• tilitoimisto arvioi asiakkaan saattavan jälkikäteen väärentää kirjanpitoa

Tieto siitä, että tilitoimistolla on hallussaan kopio aineistosta saattaa myös hillitä asiakkaan kiusausta muokata aineistoa perusteettomasti jälkikäteen.

Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.