Mitä huomioitava alihankinnassa?

Aiomme teettää muutamalla toiminimiyrittäjällä asiakastöitämme alihankintana. Tuleeko tässä ottaa jotain erityistä huomioon yhteistyösopimuksen osalta?

VASTAUS:

Koska vastaatte asiakkaillenne myös alihankkijoidenne työstä, kannattaa varallisuusvastuuvakuutuksesta tarkistaa, kattaako se myös alihankintana teetetyn työn tai onko alihankkijoillanne sopiva vakuutus ja asiakkaiden sopimuksiin (vastuunrajauksiin) riittävä vakuutusturva.

Mikäli nämä alihankkijat toimivat omissa tiloissaan ja omilla välineillään, on hyvä varmistaa, että heillä on edellytykset toimia yrityksenne tietoturvaohjeiden mukaan.

Asiakkaiden töiden seurannasta ja dokumentoinnista tulee huolehtia tapojenne mukaisesti. Eli he toimivat kuten olisivat työntekijöitänne, jotta varamiesjärjestelmä toimisi ja olennaiset asiat tulisi dokumentoiduksi. Tällaisia ovat esimerkiksi sovitut lisätyöt ja taloudellista merkitystä sisältävä sekä muu merkittävä konsultointi ja ohjaus.

Sopimus henkilötietojen käsittelystä kannattaa olla tehtynä näiden asiakkaiden kanssa. Liiton mallisopimus henkilötietojen käsittelystä TAL2018 antaa tilitoimistolle mahdollisuuden teettää alihankintana töitä, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyä.

Kannattaa myös miettiä, sisältääkö ulkoistaminen jotain toimintanne erityispiirteisiin tai asiakkaalle annettuun palvelulupaukseen liittyviä riskejä, joista tulisi sopia tai joihin tulisi muutoin varautua.

Eeva Lyytinen toimii asiantuntijana Taloushallintoliitossa. Hänen erikoisalaansa ovat laatu ja osaaminen.

Taloushallintoliiton jäsenet saavat jäsenetuna neuvontaa kirjanpitoon ja verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Tilitoimistossa-lehdessä julkaistaan neuvontaan tulleita kysymyksiä ja niihin annettuja vastauksia. Kysymykset voi toimittaa sähköpostilla: asiantuntijat@taloushallintoliitto.fi.