Verkkolaskutus muutoksen edessä

Vuosituhannen lopulla Suomessa virisi tarve uudelle laskutustavalle, verkkolaskutukselle. Pankit ja joukko operaattoreita kehittivät pikavauhtia verkkolaskutuskäytännön, jota hyödynnetään edelleen.

acFaktan toimitusjohtaja Ismo Jokitalon­ mukaan Suomessa kaksi yleisintä käytössä olevaa verkkolaskujen sanomamuotoa on Finanssialan keskusliiton ylläpitämä Finvoice ja Tiedon sekä Aditron omistama TEAPPSXML. Laskuttaja ja laskun vastaanottaja eivät välitä laskuja suoraan toisilleen, vaan laskujen välityksestä vastaavat pankit tai verkkolaskuoperaattorit. 

– Kun laskuja siirretään verkkolaskuoperaattoreiden välillä, sanomamuotona käytetään pääasiassa TEAPPSXML:ää, joka mahdollistaa myös liitteiden lähettämisen. Toki operaattorit hyväksyvät myös Finvoice-muotoista dataa, mutta siihen liittyvin rajoituksin. Pankit puolestaan välittävät verkkolaskuaineistot pääsääntöisesti aina Finvoice-muodossa. Finvoicen tällä hetkellä yleisesti käytössä olevassa versiossa ei ole mahdollista lähettää liitteitä, joten esimerkiksi laskuerittelyt on lisättävä laskulle vapaamuotoisena tekstinä tai erillisenä URL-linkkinä. Parannusta on tulossa, kun pankit ottavat käyttöön uusimmat Finnvoice-versiot, Jokitalo kertoo.

Verkkolaskuosoitteistolle kaavaillaan seuraajaa

Jotta yritys voi vastaanottaa laskuja, sillä on oltava käytössään verkkolaskuosoite ja välittäjäoperaattorin ilmaiseva välittäjätunnus. Aluksi operaattoritunnus oli osa verkkolaskuosoitetta, mutta myöhemmin on siirrytty kaksiosaisen osoitteen käyttöön.

Verkkolaskuosoitteita varten rakennettiin Verkkolaskuosoitteisto, johon on tallennettu verkkolaskuja lähettävien ja vastaanottavien yritysten tiedot. Rekisteriä ylläpitää Tietoyhteiskunnan Kehittämiskeskus ry:n (TIEKE) koordinoima Verkkolaskufoorumi. Käytännössä tietojen päivittämisestä vastaavat operaattorit. 

Verkkolaskusoitteiden määrä on moninkertaistunut verkkolaskutuksen suosion kasvaessa 2010-luvulla. Osoitteisto on käymässä pieneksi, ja sen ajan tasalla pitämisestä on tullut hyvin haastavaa. Virheellisten ja puutteellisten tietojen määrä on kasvanut, mikä on oleellisesti heikentänyt verkkolaskutuksen tehoa. Tilannetta vaikeuttaa osaltaan se, että yritykset kilpailuttavat operaattoreita. Kun operaattorin vaihtuu, yrityksen verkkolaskuosoite muuttuu. Operaattoria vaihtavan yrityksen on muistettava ilmoittaa muutoksesta laskuttajilleen, jotta laskut reitittyvät oikein.

Nykyiselle verkkolaskuosoitteistolle kehitetään parhaillaan korvaajaa. Verkkolaskufoorumin ohjausryhmä on pohtinut useampia vaihtoehtoisia toteutustapoja. Osoitteisto olisi mahdollista sijoittaa yritys- ja yhteisötietojärjestelmään omaksi rekisterikseen, säilyttää TIEKEn hallinnassa, mutta uudella palvelinohjelmistolla tai toteuttaa hajautettuna. 

Hajautetusti ylläpidettävää, lohkoketjuteknologialla toteutettua verkkolaskuosoitteistoa testattiin Suomessa viime joulukuussa. Vastaavaa teknologiaa on käytetty varmistamaan maksujen siirtyminen digitaalista rahaa (bitcoin) käytettäessä. Finanssialan keskusliiton johtamaan ja Nordledgerin toteuttamaan kokeiluun osallistui muun muassa joukko operaattoreita ja pankkeja, Verohallinto, PRH sekä Taloushallintoliitto. 

– Lohkoketjuteknologialla toteutetussa järjestelmässä osoitteita pystyttäisiin ylläpitämään hajautetusti ilman domainia. Tämä olisi mielestäni kypsä ratkaisu osoiterekisterin ylläpitoon. Jos tällaiseen uudistukseen ei olla valmiita lähtemään, YTJ olisi mielestäni luontevin paikka osoitteistolle, Jokitalo sanoo.

Uutta osoitteistoa on kaavailtu otettavaksi käyttöön jo vuonna 2017. Jokitalo ei kuitenkaan usko muutoksen tapahtuvan näin nopeasti. 

– Toistaiseksi selkeää päätöstä osoitteiston toteutustavasta ja ylläpitäjästä ei ole käsittääkseni tehty. Nykyistä osoitteistoa ei voi lopettaa, jos korvaajaa ei ole valmiina. Toivottavaa kuitenkin on, että uusi osoitteisto saataisiin mahdollisimman pian käyttöön, Jokitalo miettii.

Suurenna infografiikka klikkaamalla. Lähde: TIEKE – Ensiaskeleet verkkolaskutukseen

eOsoite verkkolaskuosoitteen tilalle?

Taloushallintoliitto on esittänyt, että osoitteistovaihdoksen yhteydessä verkkolaskuosoitteet ja välittäjätunnukset korvattaisiin monikäyttöisemmällä eOsoitteella. Se voitaisiin muodostaa yrityksen y-tunnuksesta, OVT-tunnuksesta tai verkkolaskujen vastaanottoon varatusta sähköpostiosoitteesta. eOsoite pysyisi samana, vaikka operaattori vaihtuisikin. Jokitalo pitää ajatusta toimivana.

– Lohkoketjuteknologiaa käytettäessä voitaisiin toimia esimerkiksi niin, että teknologia yhdistäisi tietyn eOsoitteen automaattisesti oikeaan operaattoriin. Silloin riittäisi, että laskuttaja tietää laskutettavan yrityksen eOsoitteen, joka siis pysyisi aina samana. Operaattorin vaihtuessa yritys vain kävisi vaihtamassa muuttuneen tiedon osoitteistoon.

eOsoitteen avulla olisi mahdollista välittää tiedostomuodossa olevien verkkolaskujen ohella muutakin aineistoa, esimerkiksi  TALTIO-dataa, tilauksia, tilausvahvistuksia, kuittidataa ja sopimuksia. Taloushallintoliiton näkemyksen mukaan rakenteisten verkkolaskujen ja muun aineiston lähettämisen pitäisi onnistua myös ilman välittäjäverkostoa. Muutos helpottaisi pk-yritysten siirtymistä sähköiseen taloushallintoon ja mahdollistaisi tilitoimistojen prosessien tehostamisen.

– Yrityksillä pitäisi olla mahdollisuus lähettää laskuja ja muuta tietosisältöä toisilleen ilman operaattoreita. Nykyinen toimintamalli ei tätä ajatusta tue. Näen kuitenkin myös operaattorien roolin merkittävänä. Ne pystyvät olemaan lähetysten ja vastaanottojen puskurina, varmistamaan reititysten oikeellisuuden  kunnes verkkolaskutusosoitteisto saadaan kuntoon. Operaattorit reitittävät jossain tapauksissa jo nyt lähetettävää aineistoa uudelleen oman historiatietonsa mukaan.  

Jokitalon mielestä jonkinlainen hybridi­malli voisi olla hyvä vaihtoehto. Yrityksillä olisi mahdollisuus valita, lähettävätkö ne laskun suoraan saajalle ja säästäisivät muutaman euron, vai haluavatko ne käyttää operaattorin palveluja. Esimerkiksi iso tilitoimisto voisi hoitaa itse operaattorin tehtävät.