Tilitoimistotarkastus kehittyy

Mihin muutos perustuu?

Taloushallintoala on melkoisessa murroksessa. Taloushallinnon automaatio ja kiristyvä kilpailu nakertavat nyt ja jatkossa taloushallinnon peruspalveluiden hintatasoa. Alalle tulon kynnys on madaltunut pilvipalvelujen yleistymisen myötä, ja toisaalta tilitoimiston vaihto on asiakkaalle teknisesti yhä vaivattomampaa. Valtava määrä kokeneita kirjanpidon ammattilaisia on jäämässä lähivuosina eläkkeelle, ja nuoria pitää kouluttaa tilalle. Asiakkaille tarjottavat palvelut monipuolistuvat, palveluntuotannossa käytettävät järjestelmät lisääntyvät ja automatisoituvat, ja eri asiakkaita hoidetaan erilaisilla prosesseilla. 

Nämä muutokset edellyttävät tilitoimistoilta paitsi vahvaa taloushallinnon substanssiosaamista, myös prosessien hallintaa ja dokumentointia sekä laadunvarmistusta. Tilitoimiston laadun ja osaamisen merkitys korostuu entisestään, jos tilintarkastuksen rajat nousevat ja osa yrityksistä luopuu tilintarkastuksesta. Rehellisyyden nimissä on todettava, että esimerkiksi Tarkastuslautakunnalle tulleet asiakas­valitukset osoittavat, että Taloushallintoliiton jäsentoimistoissakaan toiminnan laatu ei ole aina ollut riittävällä tasolla.

Tilitoimistotarkastuksen tavoitteet

Tilitoimistotarkastuksen keskeinen tarkoitus on varmistaa, että auktorisoinnin edellytykset ovat olemassa. Onko jäsentoimistolla sellaiset prosessit, järjestelmät, ohjeistus ja henkilöstö, että voidaan riittävällä varmuudella varmistua, että taloushallintopalvelussa noudatetaan hyvää kirjanpitotapaa ja liiketoiminnassa hyvää tilitoimistotapaa sekä toimeksiantosopimusten ehtoja? Näin voidaan varmistaa tilitoimistojen asiakasyritysten saaman palvelun laatu ja Taloushallintoliiton jäsenyyden arvo jäsentoimistoille palvelujen myynnissä ja hinnoittelussa.

Keskeinen tarkastusten palautteesta saatu havainto on se, että monet toimistot ovat saaneet tarkastuksissa erinomaista sparrausta ja ehdotuksia toiminnan kehittämiseen. Esimerkiksi toimisto, joka suunnitteli siirtymistä pilvi­palveluihin, sai tarkastajakseen yrittäjän, jonka toimistossa sama oli tehty jokin aikaa sitten, ja tämä osasi jakaa oppejaan. Tämäntyyppinen käytännön oppien jalkautus ja vertaistuki on tilitoimistotarkastuksen tärkeä ”sivutuote”, jota on mahdollista kehittää entisestään.

Tilitoimistotarkastuksen kohde ja sisältö

Tarkastuksen kohteena on jatkossa entistä selvemmin tilitoimiston prosessin dokumentaatio sekä laadunvalvonnan menettelyt. Vaatimustasoa on tarkoitus nostaa vaiheittain 2–3 vuoden kuluessa. Samalla tarjotaan tilitoimistoille konkreettisia malleja, työvälineitä ja neuvontaa prosessien suunnitteluun ja dokumentointiin sekä laadunvarmistuksen kehittämiseen. 

Myös liiton IT-järjestelmiä kehitetään tukemaan tarkastustoimintaa. Tavoitteena on, että tarkastuksen kohteena oleva jäsentoimisto voi toimittaa tarkastuksen pohjatiedoksi prosesseihin ja laadunvarmistukseen liittyvät keskeiset dokumentit vaivatta tarkastajan saataville. Samaten toimisto voi etukäteen toimittaa tietoa aiheista, jotka koetaan haasteellisiksi tai kehitystä vaativiksi. Tarkastuksissa annetut suositukset ja toimiston itsensä havaitsemat kehitys­kohteet kirjataan tietokantaan seurantaa varten. Samalla kirjataan myös keskusteluissa esille nousseet alaa koskevat yleiset huomiot esimerkiksi koetuista haasteista ja ongelmista. Näitä yleisiä alaa koskevia tietoja voidaan hyödyntää jäsenpalvelussa ja edunvalvonnassa.

Eteneminen

Kehityssuunnitelman puitteissa Taloushallintoliittoon palkataan päätoiminen tarkastuspäällikkö tekemään tilitoimisto­tarkastuksia yhdessä tilitoimistotaustaisten tarkastajien kanssa. Tarkastuspäällikön tehtäviin kuuluu myös tarkastustoiminnan kehittäminen yhdessä tarkastuslautakunnan kanssa. Päätoiminen henkilö varmistaa, että toimintaa voidaan kehittää hallituksen tavoitteiden mukaisesti ja tarkastustoiminta on riittävän yhdenmukaista. Keskeistä on kuitenkin se, että tarkastuspäällikkö yhdessä tarkastuslautakunnan ja tilitoimistotarkastajien kanssa kehittää jäsentoimistoille hyödynnettäviksi toimintatapoja ja käytännön välineitä, jotka auttavat laadun kehittämisessä.