Tilinpäätöspalaverista houkutteleva ja hyödyllinen
Tilikauden lopun lähestyessä asiakkaiden luvut ja tilit täytyy saada hyvään järjestykseen. Mutta mitä muuta tilitoimisto voisi tehdä asiakkaansa hyväksi? Pitäisikö ehdottaa esimerkiksi tilinpäätöspalaverin pitämistä?
– Moni asiakas yllättyy myönteisesti, jos huomaa tilitoimiston tosissaan miettivän hänen yrityksensä menestymistä ja henkilökohtaista vaurastumista. Niin tilinpäätöstä valmistava kuin tilinpäätöksen yhteydessä pidettävä varsinainen tilinpäätöspalaveri tarjoavat tällaisen mainion mahdollisuuden, sanoo Taloushallintoliiton toimitusjohtaja Antti Soro.
Soro muistuttaa tilitoimistoalan olevan murroksessa, mikä mahdollistaa kirjanpitäjien kehittymisen neuvonantajiksi.
– Neuvonantopalveluja ei kuitenkaan myydä, vaan niitä ostetaan. Eikä neuvonantaja voi delegoida asiakkaalle esimerkiksi johtopäätösten tekemistä numeroiden perusteella. Tilinpäätöspalaverissa tilitoimiston on osattava kertoa, mitä mikäkin luku juuri kyseiselle asiakkaalle tarkoittaa.
– Eivät asiakkaat välttämättä tiedä, miten esimerkiksi luottotappioiden kirjauksilla vaiku-
tetaan tulokseen, muistuttaa Taloushallintoliiton hallituksen jäsen, Ecomill Oy:n partneri sekä allituksen puheenjohtaja Johanna Vuorto-Honkala.
Huomio toimintatapaan ja viestintään
Tilinpäätöspalaverien järjestäminen tarkoittaa tilitoimistolle sekä toimintatavan uudistamista että viestinnällistä haastetta.
– Meidän täytyy opetella tarjoamaan asiakkaille muutakin palvelua kuin tilinpäätöksen tekemistä, Vuorto-Honkala painottaa.
– Lisäksi tilitoimistot tarvitsevat hyvät mittarit ja pelisilmää arvioidakseen asiakkaiden tarvetta ennen tilinpäätöksen valmistumista. Mittareista tärkeimmät ovat oma pääoma ja siellä jakokelpoisten varojen määrä sekä se, miten näiden puitteissa varoja kannattaa jakaa osakkaille: nostetaanko vielä lisää palkkaa vai ehkä osinkoa. Tietojen perusteella voi arvioida, kenen kanssa kannattaisi pitää palaveri jo ennen tilinpäätöksen valmistumista ja kenelle riittää tilinpäätöksen tiivis läpikäynti.
Vuorto-Honkalan mielestä tilinpäätöspalaveria voi joka tapauksessa ehdottaa kaikille asiakkaille. Ecomill onkin ottanut tilinpäätöspalaverin osaksi toimintatapaansa eikä enää automaattisesti vain lähetä tilinpäätöstä sähköpostissa. Asiakas päättää, pidetäänkö palaveri vai ei.
Kotiläksyt kannattaa tehdä
Koska tilinpäätöspalaveri on paras, arvokkain ja helpoin hetki syventää ja vahvistaa asiakassuhdetta, tilitoimiston tulee valmistautua siihen huolellisesti.
Soro rohkaisee ottamaan yhteyttä asiakkaisiin hyvissä ajoin ennen tilikauden loppua.
– Tilinpäätöstä valmistelevassa palaverissa saattaa vielä löytyä pelivaraa tehdä korjaavia toimenpiteitä oman pääoman suhteen, tarkistaa verosuunnittelun mahdollisuudet ja miettiä, mitä tuloksesta nostetaan osinkona ja palkkana.
Palaveria varten tilitoimiston on perusteellisesti osattava asiakkaan luvut, ja kirjanpito on läpikäytävä kaikkia tuloslaskelman ja taseen eriä myöten. Onhan tuloksessa otettu huomioon kaikki olennainen? Voiko vaikkapa vaurastumisen suunnittelua vielä tarkentaa?
Katse enemmän eteen- kuin taaksepäin
Varsinaisen tilinpäätöspalaverin voi aloittaa kommentoimalla lyhyesti, mitä luvut yrityksestä näyttävät kertovan. Se on oiva tapa osoittaa olevansa hyvin kartalla yrityksen asioista.
– Yrittäjät puhuvat mielellään bisneksistään, menestymisistään ja haasteitaan. Siitä on hyvä aloittaa ennen menemistä yksityiskohtaiseen tase-erittelyn tarkasteluun, Soro mainitsee.
– Mahdollisuuksien mukaan tilitoimiston tulee tarkastella yrityksen kehitystä viime vuosina. Olisi hienoa, jos tilitoimisto kävisi läpi operatiivisia tehokkuuslukuja, esimerkiksi kaupassa liikevaihtoa neliötä kohden verrattuna historiaan tai toimialan keskiarvoihin.
Sekä Soro että Vuorto-Honkala kehottavat kiinnittämään huomiota selkeään kommunikointiin. Taloushallinnon ammattilaisten täytyy osata välttää talousjargonia, sen taitaminen ei riitä asiakassuhteiden syventämiseen.
Kun tilinpäätökseen vaikuttavat asiat on saatu selvitettyä, on hyvä varata aikaa yrityksen seuraavan toimintakauden ja tulevan yhteistyön pohtimiseen.
– Älkää tyytykö tarkastelemaan yksityiskohtia, vaan visioikaa rohkeasti asiakkaan kanssa. Itse asiassa tilipäätöspalaverissa kannattaa katsoa enemmän eteen- kuin taaksepäin. Samalla saattaa tarjoutua tilaisuus kertoa omia näkemyksiään ja jopa suosituksia, Soro neuvoo.
Avoimuutta asiakkailta
Asiakkailta Vuorto-Honkala toivoo tilinpäätöspalaverissa avoimuutta.
– Parhaimmillaan kirjanpitäjä toimii kuin yhtenä asiakasyrityksen työntekijänä. Silti tilitoimistoja liian usein pidetään pimennossa esimerkiksi omistusjärjestelyistä. Ne saattavat näkyä vasta toimintakertomuksessa.
– Tilitoimiston tulisi etukäteen tietää kaikki isot omistuksen muutokset, investoinnit ja kasvusuunnitelmat. Niitä kannattaa kyselläkin asiakkaalta.
Entä yrittäjän ja yrityksenkin arkeen vaikuttavat yksityiselämän muutokset?
– Kokemukseni mukaan yrittäjä kertoo meille ennemmin avioerostaan kuin vaikkapa miljoonien arvoisesta osakeannistaan, Vuorto-Honkala mainitsee.
Valmistaudu huolellisesti
- Tee esityslista, agenda.
- Tarkista asiakkaalta omistusmuutokset, osakeannit, isot investoinnit, kasvusuunnitelmat ja henkilökohtaisen elämän muutokset.
- Pyydä asiakasta valmistautumaan kertomaan tavoitteistaan ja seuraavan vuoden suunnitelmistaan.
- Kirkasta palaverin tavoite.
Kuinka vedät tilinpäätöspalaverin?
Varaa aikaa 1,5–2 tuntia.
- Etene esityslistan mukaisesti, mutta ole valmis mukautumaan ja etenemään tilanteen mukaan.
- Kerro asiakkaalle muutama havaintosi lukujen perusteella.
- Tee tarkentavia kysymyksiä, joiden avulla mennyt vuosi saadaan pakettiin.
- Pyydä asiakasta antamaan palautetta. Kuinka taloushallinnon prosessit toimivat?
- Varaa yli puolet ajasta tulevaisuuden tarkasteluun.
- Muista käydä läpi seurannan suuntaviivat.
Tilinpäätös herää eloon
Yrittäjiä kiinnostaa tulos, mutta yhä useammin myös niiden taustalla vaikuttavat asiat. Siksi tilitoimistojen pitäisi panostaa tilinpäätöspalaverien elävöittämiseen.
– Yrittäjien on ymmärrettävä yrityksensä tulos ja siihen vaikuttavat seikat. Kannattavuuteen, maksuvalmiuteen ja vakavaraisuuteen liittyvät talouden peruselementit täytyy tilinpäätöspalaverissa tehdä tutuiksi ja hyvin erottuviksi, sanoo Tilitoimisto EMU Oy:n toimitusjohtaja Samuli Saviala.
Visuaalisuus on Savialan hyväksi havaitsema keino.
– Tunnuslukujen ja niiden kehityksen graafinen esittäminen tilipäätöspalaverissa nostaa numerot esille ja helpottaa niiden vertailua. Kehotan kokeilemaan tällaista tilinpäätösanalyysitoiminnasta tuttua tapaa.
Yksi Tilitoimisto EMUn kärkihankkeista on nyt luoda visuaalisia elementtejä sisältävä tilinpäätöspalaverin malli.
Muista tulevaisuuden tavoitteet
Tilinpäätöspalaverissa Saviala suosittelee myös tarkastelemaan tulevaisuuden tavoitteita.
– Tilinpäätöstä voi käyttää talousohjaukseen johtavan keskustelun runkona ja pohjana. Siitä on hyvä jatkaa esimerkiksi budjetoinnin tai tulos- ja kassavirtaennustamisen kaltaisten lisäarvopalveluiden tarjoamiseen. Meillä on tästä hyviä kokemuksia.
Saviala myöntää, ettei tilitoimiston kehittyminen asiakkaidensa taloudelliseksi neuvonantajaksi käy käden käänteessä.
– Laivan kääntäminen vaatii panostusta ja koulutusta. Työntekijöille täytyy tarjota konkreettisia työkaluja – kuten tilinpäätöspalaverin keskustelurunkoa ja mallia. Toisaalta heiltä pitää vaatia asiakkaan kohtaamista tilinpäätöspalaverissa.