CTA Paikka

Suunnittelusta tarkistuksiin ja varmistuksiin

Rahaliikennettä hoitavat kirjanpitäjät ovat paljon vartijoita. Virheiden ja väärinkäytösten minimoimiseksi tarvitaan tarkkuuden lisäksi suunnitelmallisuutta niin työtehtävien kierrätyksessä kuin kontrollimekanismien käytössä.
18.10.2017

Vesa Ville Mattila

Asiakkaiden rahojen käsittely on yksi eniten tarkkuutta vaativista taloushallinnon töistä.
Virheitä ja väärinkäytöksiä ei voi koskaan kokonaan välttää, mutta niiden minimointiin on monia keinoja. 

Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää maksuliikenteen hoitamiseen sekä siihen liittyvien työtehtävien ja kontrollien suunnitteluun. Vastuu niistä kuuluu tilitoimiston johdolle. 

– Suunnittelun tarkoituksena on luoda väärinkäytösmahdollisuuksia vähentäviä mekanismeja ja estää vaarallisien työyhdistelmien syntymistä. Varmistukset ja tarkistukset puolestaan ehkäisevät virheitä, sanoo Tilipalvelu Sirpa Koponen Oy:n toimitusjohtaja Sirpa Koponen.

Lisäksi tilitoimistot tarvitsevat rekisterin asiakkaidensa antamista oikeuksista, valtuuksista ja työtehtävistä aikatauluineen. 

– Jotta kaikki tarpeellinen tulee hoidettua oikein ja ajallaan, asiat täytyy olla jossain ylhäällä. Niitä ei pidä jättää inhimillisen muistin varaan, Koponen korostaa.   

Maksatustehtävät kiertoon

Maksuliikenteen hoitaminen tilitoimistoissa on lisääntynyt pilvipalveluiden ja sähköisten taloushallinto-ohjelmien myötä. Tietotekniikkaa kuitenkin käyttää ihminen ja tilitoimistojen kaltaisissa pienissä työyhteisöissä vaanii vaarallisten työyhdistelmien riski. Sen vähentämiseksi tarvitaan työtehtävien kierrätystä. 

– Maksuliikennettä hoitavien henkilöiden tulee vuorotellen hoitaa maksatusta. Esimerkiksi meillä kaikki maksatustehtävät kiertävät pääsääntöisesti viikoittain. Muiden työtehtävien tai kontrollin vuoksi kierrätystä täytyy toisinaan tehdä myös satunnaisesti.

Koposen mukaan kierrättämisestä on valitettavan helppo lipsua. Työtehtävät annetaan mieluummin ne varmasti osaavalle kuin niitä vasta opetteleville. 

– Töiden kierrättäminen ja jokaiselle riittävän rutiinin hankkiminen on kuitenkin kaikkien etu. Kun töitä kierrätetään vuoden ympäri, asiat sujuvat luotettavasti myös kesälomien aikaan. 

Palkkojen maksatuksen oikeellisuuden varmistamiseksi maksulista kannattaa käyttää asiakkaalla hyväksyttävänä. Tämän jälkeen maksuliikennehenkilö – muu kuin palkanlaskennan hoitaja – lähettää tiedot maksuun ja vertaa järjestelmästä ottamaansa konekielistä tietoa asiakkaan hyväksymään maksulistaan. 

Maksun onnistuminen tarkistetaan silloin tällöin ajantasaisen verkkopankkiyhteyden avulla. Joku toinen kuin maksatuksen hoitanut henkilö tarkistaa summan seuraavana aamuna tiliotteelta. 

Paperilaskut ja ostoreskontra hyvässä järjestyksessä

Verkkolaskutuksessa ilmenee harvoin virheitä. Sen sijaan sähköiseen järjestelmään skannattavat paperilaskut edellyttävät erityistä tarkkuutta. Skannaajan tulee tarkistaa laskusta tilinumero, summa, viite ja eräpäivä. Toinen henkilö lähettää laskut kiertoon asiakaskohtaisen ohjeen mukaan.

Asiakkaan hyväksymät ostolaskut maksatetaan reskontrasta kunkin asiakkaan kanssa sovitun aikataulun mukaan, yleensä kahdesti viikossa. Mikäli asiakkaan rahavarat eivät riitä maksuihin, maksatus suoritetaan joko asiakkaan valinnan tai asiakkaan antaman tärkeysjärjestyksen mukaisesti. 

Joku toinen kuin maksatuksen tehnyt henkilö tarkistaa ostolaskumaksatuksen seuraavana aamuna tulostetuista tiliotteista.

Myös paperisina käsiteltävät verot ja muut maksut vaativat oman huomionsa. Kirjanpitäjien kannattaa tuoda paperiset aineistot maksuliikennepuolelle johonkin tiettyyn paikkaan, josta ne lajitellaan maksuviikkojen mukaisesti. 

Kuinka vältetään vaaralliset työyhdistelmät?

  • Palkanlaskennan henkilöt eivät hoida maksuliikennettä.
  • Asiakkaan maksuliikenteestä vastaava henkilö ei tee saman asiakkaan kirjanpitoa.
  • Asiakkaan tiloissa työskenneltäessä sama henkilö ei hoida reskontratyötä ja maksatusta eikä palkanlaskentaa ja maksatusta. 
  • Niin sanotuissa yhteisohjelmissa – joissa tilitoimisto työskentelee asiakkaan järjestelmässä tai asiakas tilitoimiston hallinnoimassa järjestelmässä – asiakkaan tulee maksujärjestyksen valinnan vuoksi itse lähettää laskut maksuun. 
  • Mikäli pankkiohjelmaan tallennetaan tilapäisesti käsin palkkoja, toinen henkilö tarkistaa tallennukset ennen maksuun lähettämistä.
  • Kukaan tilitoimistossa työskentelevistä ei saa olla tekemissä tuttaviensa, sukulaistensa tai naapureidensa yritysten maksujen, palkkojen ja kirjanpidon kanssa. Mahdollisesta sidonnaisuudesta täytyy heti ilmoittaa johdolle.
  • Tilitoimiston kannattaa pitää vakuutuksensa kunnossa.

Kavallusten ehkäisyyn kaivataan ohjelmistojen apua

Teksti: Janne Fredman

Valitettavan usein törmäämme uutisissa taloushallinnon henkilöstön tekemiin kavalluksiin. Kavallusten estäminen ja mahdollisimman varhainen tunnistaminen edellyttävät yrityksiltä ja tilitoimistoilta valppautta. Melkein kuka tahansa työntekijä saattaa joutua elämäntilanteeseen, jossa lainaaminen firman tililtä näyttää ainoalta ulospääsyltä epätoivoisesta elämäntilanteesta. Myös rikoksen tekijän etuna on mahdollisimman varhainen kiinnijäänti, jolloin vahingot ovat yleensä korvattavissa.

Apua kaivataan myös taloushallinnon ohjelmistoilta. Tällä hetkellä varsin monet pk-sektorille suunnatut taloushallinnon järjestelmät tarjoavat laihat eväät vaarallisten työyhdistelmien ehkäisyyn. Puhumattakaan siitä, että ohjelmistoissa hyödynnettäisiin uuden tekniikan tarjoamia mahdollisuuksia tiedon tehokkaaseen ja ajantasaiseen analysointiin.

Toimittajarekisterin parempi käyttöoikeushallinta ja seuranta loisivat pohjaa luotettavalle prosessille. Toimittajatietojen perustaminen ja ylläpito tulisi voida eriyttää maksatuksesta käyttöoikeuksin. Lisäksi järjestelmästä tulisi voida helposti tarkastaa ketkä ovat luoneet ja päivittäneet toimittajatietoja, erityisesti pankkitilitietoja.

Maksuliikenteen osalta ohjelmistot voisivat verrata pankkiin lähetettyjen aineistojen tietoja toimittajarekisteriin ja kenties myös todentaa, onko maksatusta hoitava henkilö päivittänyt tilitietoja. Lisäksi tulisi olla mahdollisuus saada ohjelmistosta hälytyksiä, jos sama tilinnumero esiintyy eri toimittajanimen yhteydessä kuin aiemmin maksuaineistossa. 

Suomalaisissa suuryrityksissä, amerikkalaisista puhumattakaan, rikosten torjunta ja vaarallisten työyhdistelmien ehkäisy on viety varsin pitkälle. Kaikkea ei ole mahdollista soveltaa pk-yritysten prosesseihin, esimerkiksi sen vuoksi, että prosessiin osallistuvien henkilöiden määrä on pieni. Ohjelmistojen paremmat käyttöoikeusrajaukset, lokit ja hälytykset auttaisivat parantamaan valvonnan tasoa kustannustehokkaasti. 

Uusimmat Artikkelit
Katso kaikki

Haluatko kuulla lisää liiton jäsenyydestä?

Jätä yhteystietosi niin otamme yhteyttä.

  • tai