Henkilöstöhallinnon asiantuntijaryhmä: Kansallinen tulorekisteri muuttaa palkkahallintoa

Vuosikymmenen vaihteessa voimaan astuva kansallinen tulorekisteri (Katre) tuo merkittäviä muutoksia palkkahallinnon palveluprosessiin.

Kuvitellaanpa tilanne palkkahallinnon asiantuntijan arjesta tänä päivänä. Yhden yrityksen henkilökunnan palkanlaskenta yksinkertaistettuna: Prosessi lähtee käyntiin, kun palkanlaskija saa muuttuvan palkkatietoaineiston käsiteltäväkseen, suorittaa palkanlaskennan ja siihen asiaankuuluvat tarkistukset. Sitten hän raportoi sen eteenpäin, ensin palkanmaksun yhteydessä palkan­saajalle ja työnantajalle, kuukausittain viranomaisille, ilmoituskaudesta riippuen verottajalle, eläkevakuutusyhtiölle ja yleensä myös liitoille. Lisäksi vuosi-ilmoitusten yhteydessä raportoidaan palkka­tiedot erikseen Verohallinnolle, vakuutusyhtiöille (Tyel, tapaturma ja ryhmähenki) ja työttömyysvakuutusrahastolle. Kaiken tämän lisäksi palkkahallinnon asian­tuntija saattaa joutua tuottamaan mahdollisia tilasto­raportteja. 

Kansallinen tulorekisteri tulee toimiessaan muuttamaan merkittävästi tätä sidosryhmäilmoittamiseen liittyvää työtä. Tiedot sidosryhmille toimitetaan kootusti yhdellä ilmoituksella, mikä tehdään kuukausittain heti palkanmaksun jälkeen.

Kaikille on varmasti selvää, että edellä kuvattu tuo merkittäviä muutoksia palkka­hallinnon palveluprosessiin. Kaiken sidosryhmäilmoittamisen muuttuminen kuukausittaiseksi osaltaan yksinkertaistaa ilmoittamista, mutta ilmoituksessa annettavan tiedon tulee olla myös heti ajan tasalla. Samoin kerättävän ja tallennettavan tiedon määrä lisääntyy. Vaikka palkkahallinnon ohjelmistot tulevatkin varmasti varsin tehokkaasti ilmoittamisen hoitamaan, tulee palkkahallinnon asiantuntijan kuitenkin perehtyä tarkasti perusteisiin, joiden pohjalta tiedot kansalliseen tulorekisteriin toimitetaan. Tietojen oikeellisuus korostuu eritoten siinä vaiheessa, kun Kansallinen tulorekisteri alkaa toteuttaa palkansaajilla reaaliaikaista verotusta.

Palkkahallintopalveluita tuottavien tilitoimistojen onkin tässä vaiheessa syytä valmistautua ainakin pariin asiaan. Niiden tulee selvittää ohjelmistotoimittajaltaan tai toimittajiltaan, miten ne huomioivat Kansallisen tulorekisterin vaatimukset ohjelmistoissa. Lisäksi tilitoimistojen on hyvä pohtia jo tässä vaiheessa hinnoittelunsa rakennetta. Vuosi-ilmoitukset, joista on yleensä veloitettu erikseen, poistuvat, ja ilmoittaminen muuttuu näidenkin osalta kuukausittaiseksi työksi.

Kirjoittaja on henkilöstöhallinnon asiantuntijaryhmän puheenjohtaja. Ryhmän muut jäsenet ovat Riikka Lehtinen, Tarja Lindroth, Eija Männistö, Leena Rekola-Nieminen, Elina Lähteenkorva ja Taloushallintoliiton toimiston edustajana Päivi Nuolioja.