CTA Paikka

Ensimmäinen TALTIO-sovellus säästää aikaa

Osana TALTIO-hanketta on julkaistu asunto- ja kiinteistöyhtiöiden käyttöön tarkoitettu kokoushallintatyökalu, Hallko-sovellus. Palvelu on harvoja suoraan talo­yhtiöille ja niiden osakkaille suunnattuja digitaalisia palveluita.
19.10.2016

Hallko-sovelluksen kehittämisidea heräsi, kun huomattiin, että vastaavaa sovellusta ei markkinoilla vielä ole ja sille on selvä tarve. Nyt julkaistava versio on sovelluksen ensimmäinen versio, jota on tarkoitus jatkossa kehittää saadun käyttäjäpalautteen perusteella, kertoo toimitusjohtaja Miia Pasanen sovelluksen kehittäneestä Dextili Oy:stä.

Ensiesittelyssään syyskuussa Jyväskylässä järjestetyillä Isännöintipäivillä Hallko-sovellus sai hyvän vastaanoton. Paikalla ollut isännöitsijäkunta oli kiinnostunut palvelusta ja siitä, miten paljon se helpottaa arjen työtä. 

Aluksi Hallko-sovellus keskittyy ratkaisemaan taloyhtiöiden ongelmat kokousten koolle kutsumisen ja viestimisen näkökulmasta. Se toimii kanavana taloyhtiön hallituksen kokousten hallinnointiin ja kokouspalkkioiden maksamiseen. Hallituksen jäsen saa palkkionsa maksuun heti kokouk­sen päättämisen jälkeen, sillä palkkiolaskenta on integroitu kokoushallintaan. Ohjelmalla voidaan luoda myös pankkiin menevät maksatustietueet.

– Kun yhtiön koko hallitus ottaa sovelluksen käyttöönsä, poistuu tarve viestiä asioista sähköpostitse. Sovellus tuo työskentelyyn tehokkuutta ja säästää kaikkien aikaa. Koko hallituksen sisäinen viestintä voidaan siirtää sovellukseen. Lähitulevaisuudessa myös kokouspöytäkirjat saadaan talteen sähköiseen arkistoon, ”pilveen”. Tämä helpottaa taloyhtiön ja taloushallintoa hoitavan henkilöstön viestintää, Pasanen tarkentaa.

– Sovelluksen avulla hallituksen puheenjohtaja ja isännöitsijä säästävät aikaa muun muassa henkilötietojen keräämisessä, kun jokainen hallituksen jäsen voi syöttää omat tietonsa järjestelmään matkapuhelimellaan. Lisäksi omiin tietoihin on mahdollista tallentaa verokortti kokouspalkkioiden maksatusta varten, Pasanen kertoo.

 

Sähköisyys lähtökohtana palveluiden kehittämiselle

Siitä lähtien, kun Dextili vuonna 2004 erikoistui asunto- ja kiinteistöyhtiöiden palveluun, on sähköisyyttä pyritty hyödyntämään niin pitkälle kuin mahdollista.

– Kun kuulimme Taloushallintoliiton TALTIO-hankkeesta, olimme innoissamme ja lähdimme tietysti mukaan. Haluamme olla kehityksen kärjessä, alan edelläkävijänä toimialan kehityksessä ja kilpailussa mukana, Pasanen sanoo.

Hankkeeseen osallistuminen vaati tietysti idean. Ajatus lähti liikkeelle ongelmasta, joka näkyi tilitoimiston ja isännöitsijäasiakkaiden arjessa vuosittain tiettyyn aikaan.

– Meillä lasketaan joka vuosi toistatuhatta taloyhtiöiden hallitusten kokouspalkkiota, ja kaikki ne ajoittuvat marras-joulukuulle. Se aiheuttaa pullonkaulan, jonka ratkaiseminen perusjärjestelmällä on työlästä. Nykyisen ohjelmamme kapasiteetti alkoi olla jo äärirajoilla, kertoo Pasanen taustoista.

Hallko-sovellus tuo kokouspalkkiolaskennan problematiikkaan ratkaisun helpottaen muitakin prosesseja sekä tilitoimiston että asiakkaan näkökulmasta.

– Palkkiolaskennan automatisoinnin ansiosta asiakkaan prosessi helpottuu ja omat prosessimme sujuvoituvat. Verokorttien ja henkilötunnusten saaminen on aikaisemmin ollut työlästä, mutta sovellus ratkaisee tämän, Pasanen selittää.

 

Mielenkiintoinen prosessi jatkuu yhä

Sovelluskehittämisen maailmaan tutustuminen TALTIO-hankkeen myötä on ollut Dextilin taloushallinnon ammattilaisille mielenkiintoinen kokemus. 

– Hallkon luominen on ollut hauska prosessi. Olemme edenneet kehityskumppaninamme toimivan Digital Living International Oy:n kanssa lyhyissä kehitysjaksoissa ja katsoneet säännöllisin väliajoin, mitä on saatu valmiiksi.

Kehittämistyö aloitettiin toukokuussa 2016, ja tiiviin yhteistyön tuloksena ensimmäinen vaihe saatiin valmiiksi nopeasti. Alustaratkaisu on nyt tehty, mutta ohjelmaa kehitetään edelleen käyttäjien kokemusten perusteella. 

Avoimien rajapintojen ansiosta Hallko-sovellus tarjoaa mahdollisuuksia saumattomaan tiedonkulkuun eri tahojen kanssa. TALTIO-hankkeen perusajatuksena on avoin tietovarasto, jota kaikki sovellukset pystyvät hyödyntämään.

– Hallko perustuu ekosysteemiajatteluun, jossa mahdollistetaan muiden sovellusten liittyminen samaan ekosysteemiin. Näin ne voivat hyödyntää toistensa tietoja ja tarjota lisäarvoa asiakkaille. Kiinteistöalalla esimerkiksi taloyhtiön yhtiöjärjestys pystytään tulevaisuudessa hakemaan suoraan järjestelmään. Myös Verohallinto on mukana projektissa.

Hallko-sovelluksen toteutuksessa yhteistyökumppanina toimiva Pirkka Frosti Digital Living International Oy:stä on vakuuttunut siitä, että sovelluksella on paljon tarjottavaa käyttäjilleen.

– Dextili on lähtenyt rohkeasti ratkaisemaan osaltaan Suomen 87 000 asunto-osakeyhtiön kirjanpidon ja veroraportoinnin automatisointia. Reaaliaikainen talous, digitalisaatio ja loppuasiakas edellä tehty palvelu edustavat kaivattua uutta ajattelua hyvin perinteisellä toimialalla, Frosti kommentoi.

Lue lisää: www.hallko.fi

Uusimmat Artikkelit
Katso kaikki

Haluatko kuulla lisää liiton jäsenyydestä?

Jätä yhteystietosi niin otamme yhteyttä.

  • tai