Toimistot olivat huipputyytyväisiä Tilitoimistotarkastuksiin
Määrävälein tapahtuva tilitoimistotarkastus toteutettiin syksyllä 2019 yhteensä 122 toimistossa, 21 tarkastajan toimesta. Uusittu tarkastusmalli oli nyt laajamittaisesti käytössä toista kertaa. Keskeinen osa nykyistä tilitoimistotarkastusta on tarkastettavien suorittama itsearviointi sekä tarkastajien antamat kirjalliset huomautukset ja suositukset.
Sopimukset ja rahanpesulain vaatimukset kuntoon
Huomautuksia annettiin viime syksynä ennätykselliset 141 kappaletta. Huomautusten määrän nousu perustuu osin tiukentuneisiin lainsäädännön vaatimuksiin, osin siihen, että tarkastajat ovat entistä paremmin koulutettu tehtävään ja tarkastusprosessia on kehitetty yhtenäisemmäksi. Valtaosa huomautuksista liittyi joko sopimuksiin (70 kappaletta) tai rahanpesulain vaatimuksiin (58 kappaletta). Nämä ovat ne asiat, joihin tilitoimistojen on erityisesti kiinnitettävä huomiota lähivuosina. Ne on vaan pakko laittaa kuntoon – rahanpesulain vaatimukset pelkästään lain perusteella, sopimukset osittain lain, osittain Taloushallintoliiton asettamien auktorisointiedellytysten perusteella.
Muut annetut huomautukset olivat yksittäisiä ja liittyivät puuttuvaan KLT-vastuuhenkilöön, tilitoimiston puutteelliseen kannattavuuteen tai vakavaraisuuteen, tilinpäätösten laatuun, varahenkilöjärjestelmään ja arkistointiin.
Kirjallisista suosituksista potkua toiminnan kehittämiseen
Kirjallisia suosituksia jaettiin nyt toista kertaa, yhteensä 260 kappaletta. Suositukset ovat nimensä mukaisesti asioita, jotka on suositeltavaa tehdä. Niitä ei kuitenkaan ole pakko tehdä, toisin kuin huomautettuja asioita. Suositusten aiheet olivat aivan laidasta laitaan: esimerkiksi riskien hallintaa, johtamista, dokumentointia, laadun hallintaa, palvelujen ja toiminnan kehittämistä. Mikä parasta, useille toimistoille annettiin suositus jatkaa samaan, hyvään malliin.
Tarkastuksiin oltiin huipputyytyväisiä
Vaikka tarkastajat joutuivat jakamaan huomautuksia suurimmalle osalle tarkastettavista, olivat tilitoimistot erittäin tyytyväisiä tarkastuksiin. Kokonaispalaute tarkastuksista oli 4,6, asteikolla 1-5. Tarkastukset koettiin siis hyödyllisiksi. Tarkastaja aidosti auttaa tilitoimistoja parantamaan toimintaansa. Moni tarkastaja saattoi päästä tarkastuspäivänä iskemään ”nyrkit saveen”: laatimaan tilitoimiston johtajan kanssa rahanpesulain edellyttämää riskiarviota tai rekisteröimään tilitoimistoa AVI:n ylläpitämään rahanpesun valvontarekisteriin.
Havaintoja pisteytyksistä
Tarkastusmalliin sisältyy myös TAL-STA:n eri osa-alueiden pisteytys. Pisteytys suoritettiin nyt toista kertaa ja tulokset alkavat olla sen verran luotettavia, että keskimääräisiä tuloksia voidaan julkistaa. Pisteytys perustuu itsearviointiin sekä tarkastajan tarvittaessa korjaamaan pisteytykseen. Pisteytyksen asteikko on 1-5. Arvon 3 saa TAL-STA:n mukaisella tuloksella. Taloushallintoliiton jäsenvaatimukset täyttääkseen pitää olla hyvät edellytykset yltää tasolle 3.
Tulokset osoittavat selkeästi, että suurimmat kehityskohteet liittyvät sopimiseen sekä laadunvarmennukseen ja toiminnan riskien arviointiin. Näillä kahdella osa-alueella keskimääräiset pisteet jäävät alle 3, eli TAL-STA-tason. Sopimusten osalta kyse oli tyypillisesti siitä, että kirjalliset sopimukset toimeksiannoista ja/tai henkilötietojen käsittelystä puuttuivat tai niitä ei oltu laadittu kaikille asiakkaille. Laadunvarmennuksen ja riskien hallinnan osalta vastaavasti usein puuttui rahanpesulain edellyttämä kirjallinen riskiarvio.
Seuraavaksi alhaisimmat pisteet tilitoimistot saavuttivat dokumentoinnissa, raportoinnissa sekä tarjouksen ja hinnoittelun selkeydessä. Parhaimmat pisteet tilitoimistot saivat toimeksiannon päättymiseen liittyvissä asioissa, palkanlaskentapalvelussa sekä palkanlaskennan tietojen luottamuksellisuudessa.
Erityisen huomion pisteiden tulkinnassa ansaitsee raportointi, eli asiakkaalle tuotettavan raportoinnin taso. Sen pisteet ovat selkeästi alhaisemmat kuin varsinaisen kirjapitopalvelun tai tilinpäätöksen toteuttamisen pisteet. Moni tilitoimisto kuitenkin itse julistaa olevansa toimija, jonka keskeinen tehtävä on tuottaa asiakkaalle informaatiota, lisäarvoa numeroilla. Tämä ei läheskään täysin vielä toteudu.
TAL-STA:n kohdassa 3.1 Raportointi, todetaan muun muassa seuraavaa: Kaikki toimeksiantajalle tuotettavat raportit tulisi laatia rakenteeltaan siten, että ne vastaisivat mahdollisimman hyvin asiakkaan tarpeita. Taloushallinnon palveluyrityksen olisi hyvä talouden asiantuntijana neuvoa asiakasta riittävästä raportoinnin tasosta niin, että esimerkiksi rahan riittävyyttä koskevat laskelmat tehtäisiin tarpeen mukaan.
Asiakkaalle on suositeltavaa antaa ohjausta raporttien tulkinnasta. Asiakkaan toiminnalle olennaisen informaation merkitystä tulisi selventää kommentoimalla. Kommentoiminen olisi erityisen tärkeää, jos raportista käy ilmi jokin yrityksen maksuvalmiutta, vakavaraisuutta, kannattavuutta tai muuta taloutta koskeva seikka, johon asiakkaan tulisi kiinnittää huomiota tai jonka merkitystä asiakkaan ei voi odottaa ymmärtävän.
Tarkastusten tulosten, sekä omien tarkastuskohteissa tekemieni havaintojen, mukaan juuri edellä mainitulla palvelun osa-alueella, asiakkaalle raportoinnissa, on melkein kaikilla tilitoimistoilla runsaasti parantamisen varaa.
Pisteytyksen myötä tilitoimistot voivat jatkossa verrata omaa suoritustaan jäsentoimistojen keskimääräiseen suorituskykyyn ja saada sen myötä lisäpontta kehitystoimiinsa. Kaikki pisteytykset ovat luottamuksellisia ja julkaistavaksi päätyvät mahdollisesti ja ainoastaan keskimääräiset tulokset.
Seurantaa vuoden 2018 tarkastuskierrokselta
Vuoden 2018 tarkastuksissa huomautuksia jaettiin niin ikään runsaasti, 73 kappaletta. Nämä huomautetut asiat korjattiin pääsääntöisesti kuntoon viime vuoden aikana. Kaksi toimistoa ei kuitenkaan lukuisista kehotuksista ja avun tarjoamisesta huolimatta kyennyt korjaamaan toimintaansa. He huomasivat lopulta, etteivät kykene täyttämään auktorisointiedellytyksiä ja lopettivat jäsenyytensä Taloushallintoliitossa. Kaikki muut huomautuksen saaneet toimistot laittoivat osoitetut asiat kuntoon määräajassa. Tältäkin osin voidaan todeta, että tarkastukset tuottavat tulosta ja saavat muutosta aikaiseksi.
Yhteenvetoa
Taloushallintoliiton jäsentoimistot ovat kaiken kaikkiaan varsin hyvässä kunnossa. Varsinainen palvelun tuottaminen hoidetaan pääsääntöisesti oikein hyvin. Suurimmat puutteet liittyvät toimeksiannon byrokratian hoitamiseen: sopimuksiin sekä rahanpesulain velvoitteisiin. Ohjeeksi tilitoimistoille voidaan antaa erityisesti:
1) Laita kuntoon sopimukset toimeksiannoista sekä henkilötietojen käsittelystä.
2) Huolehdi, että täytät kaikkien muiden lakisääteisten velvoitteiden lisäksi myös rahanpesulain velvoitteet.
3) Hyödynnä tilitoimistotarkastus toiminnan parantamiseksi.
Tsemppiä kaikille kevään loppujen tilinpäätösten tuottamiseen, toimialan muutoshaasteisiin sekä tarvittaviin kehitystoimiin!
Tilitoimistotarkastukset ovat keskeinen osa Taloushallintoliiton auktorisointivalvontaa. Tarkoituksena on varmistaa Taloushallinto-
liiton jäsenvaatimusten täyttyminen sekä ohjata ja kannustaa jäseniä kehittämään liiketoimintaansa. Tarkastus suoritetaan jäsenyyttä
haettaessa sekä sen jälkeen viiden vuoden välein.
Tee kirjallinen sopimus sinulle sopivalla tavalla
Sopimisessa olennaista on, että molemmille osapuolille on selvää, mitä toimia tilitoimisto on ottanut hoitaakseen ja millä ehdoin. Tilitoimiston asiantuntijavastuu on laaja ja asiakasta on hyvä ohjata sellaisten lainsäädännöllisten velvoitteiden hoitamiseen itse, jotka on rajattu toimeksiannon ulkopuolelle.
Taloushallintoliiton jäseniltä edellytetään kaikkien sopimusten olevan kirjallisia viimeistään 30.6.2020. Liitto on laatinut TAL2018-mallisopimuksen alalle. Tilitoimisto, myös jäsen, voi tehdä halutessaan oman sopimuksensa, jos se ei halua käyttää TAL2018-mallia. Liitto suosittelee kuitenkin TAL2018 Yleisten sopimusehtojen käyttämistä kaikissa asiakassopimuksissa.
1. Taloushallintoliiton sopimuskone
Taloushallintoliiton sopimuskoneen hinta on 69 e/v + alv ja sillä voi tehdä sopimuksia rajattomasti. Jäsenille Taloushallintoliiton sopimuskoneen käyttö on veloituksetonta.
Taloushallintoliiton sopimuskone sisältää TAL2018 Toimeksi-antosopimuksen, Sopimuksen henkilötietojen käsittelystä, Palveluerittelyt, hintaliitteen ja Yleiset sopimusehdot TAL2018. Sopimuksen voi tehdä suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Palveluerittelyitä voi muokata omaan tarjontaan sopivaksi lisäämällä tai piilottamalla palveluita ja käyttämällä tehtyä pohjaa
uusissa sopimuksissa.
2. Jäsenille: TAL2018-sopimuksen Word-pohja jäsensivuilla
Suositus on, että palveluerittelyjä muokataan siten, että vain tilitoimiston tarjonnassa olevat palvelualueet ja palvelut luetellaan ja eritellään. Palvelujen erittelyissä valitaan ruksilla vain ne kohdat, jotka tilitoimisto ottaa hoitaakseen.
On tärkeää, että asiakkaan tehtäviä ei luetella. Mikäli asiakkaan tehtäviä lueteltaisiin, voisi tulkinta sopimusjuristimme mukaan olla, että asiakkaan vastuu rajautuisi niihin ja kaikki muu olisi asiantuntijavastuun nimissä tilitoimiston vastuulla. Erillisessä palvelukuvauksessa voidaan luetella, mitkä ovat asiakkaan tehtävät palvelun tuottamiseksi.
3. Oma sopimus
Tilitoimisto voi tehdä myös ihan oman sopimusmallinsa. Myös käytännössä esimerkiksi huolella ja riittävät tiedot sisältävä asiakkaalle laadittu tarjous voidaan allekirjoituksin muuttaa sopimukseksi. Mikäli pohjaksi otetaan mallisopimus TAL2018 ja sen sopimustekstejä tai sopimuksen rakennetta muutetaan, tulee liiton nimi sekä kaikki maininnat ”TAL2018” poistaa. Palveluerittelyitä ja hintaliitettä on suositeltavaa muokata omaan toimintaan sopivaksi ja niiden osioiden muokkaaminen ei estä TAL2018- ja liiton nimen käyttämistä.
TAL2018 mallissa todettua noudattaen sopimuksessa mainitaan vähintään:
sopimusosapuolet
sopimuksen kohde: palvelu, jonka tilitoimisto tuottaa eli on ottanut hoitaakseen
palvelumaksut
tieto sopimuksen voimassaolosta ja irtisanomisajasta
tieto sopimusehdoissa olevasta seikasta, joka saatetaan katsoa yllättäväksi osapuolten välillä (TAL2018 Yleisten sopimusehdoissa tieto vastuunrajauksesta ja rekrytointirajoituksesta)
viittaus käytettäviin sopimusehtoihin, muihin mahdollisiin liitteisiin ja allekirjoitukset. Liitto suosittelee sopimusehtoina käytettävän TAL2018 Yleisiä sopimusehtoja. Sopimusehdot tulee liittää sopimukseen.
Mikäli käsittelette asiakkaan henkilötietoja ei lain mukaan voi välttyä tekemästä sopimusta henkilötietojen käsittelystä.
Kysy tilitoimiston ja asiakkaan välisestä sopimisesta:
Eeva Lyytinen p. 0505495086
eeva.lyytinen@taloushallintoliitto.fi
Ari Lahdenkauppi p. 050 5929509
ari.lahdenkauppi@taloushallintoliitto.fi
Kysy sopimuskoneen teknisestä käyttämisestä ja sähköisestä allekirjoittamisesta:
asiakaspalvelu@kohosales.com