Työkaverina tehokkaat prosessit

Kun Taloushallintoliitosta pyydettiin minua kirjoittamaan artikkeli siitä, miten automatiikka hyödyttää pientä tilitoimistoa, päätin lähestyä aihetta tilitoimiston prosessien näkökulmasta. Automatiikka on olennainen osa työtehtäviä tehostavia prosesseja, mutta automaation ottaminen osaksi prosesseja ei onnistu ilman että ”sokkeli” on kunnossa. Tarvitaan muutoksia omissa toimintatavoissa.
16.11.2020 Tiina Sulku, Mikkelin yrityspalvelu Oy Kuva Pihla Liukkonen, Kontrastia

Olen ahkera lukija. Pääasiassa istun nenä kiinni dekkareissa, mutta pyrin myös lukemaan ammattikirjallisuutta. Muutama vuosi sitten luin kirjan nimeltä Työkirja (Saku Tuominen & Pekka Pohjakallio). Kirjassa kerrotaan, miten omaa työtä voi muuttaa mielekkäämmäksi ja tehokkaammaksi.

Olin jo pidempään miettinyt, että jotakin tälle sähläämiselle pitäisi tehdä, mutta en osannut lähteä liikkeelle. Kirjasta sain konkreettisia työkaluja, ja aloin systemaattisesti kehittää tilitoimistoni prosesseja.

Päätin, että varaan joka viikko perjantaiaamupäivän vapaaksi muilta töiltä tavoitteenani saada yhden asiakkaan yksi prosessi kuntoon.

Kiinteähintainen laskutus kotiuttaa tehostuksen hyödyt

Työ kannattaa aloittaa hinnoitteluremontilla, jos käytössä on aikaperusteinen hinnoittelu.
Olin jo aiemmin siirtynyt tuntihinnoittelusta kiinteisiin pakettihintoihin. Ja hyvä niin, koska aikaperusteisessa hinnoittelumallissa hyöty tehostuneesta toiminnasta olisi valunut muualle.

Esimerkkinä tästä ostolasku, jonka useat kymmenet rivit tekoäly tiliöi eri kirjanpitotileille sekunneissa.

Tehtävien pilkkomisen kautta pullonkaulojen analysointiin

Aloitin kirjaamalla ylös asiakkaan toimeksiantosopimuksen mukaiset tehtävät. Pilkoin tehtävät työvaiheisiin ja kirjasin ne ylös.

Analysoin jokaista vaihetta kolmesta eri näkökulmasta: voiko jotain automatisoida, onko joku työvaihe turha tai voiko asiakas tehdä sen itse. Mietin, mikä kyseisen asiakkaan kohdalla on pullonkaula ja mitä sille voisi tehdä.

Erääseen asiakkaaseen liittyvän prosessin pullonkaula oli toimialakohtaisen laskutusohjelman myyntilaskujen käsittely. Asiakas lähetti laskuttamansa myyntilaskut tilitoimistoon sähköpostilla, ja ne kirjattiin reskontraan manuaalisesti.

Tilitoimiston yhteiskäyttöinen laskutusohjelma oli tälle asiakkaalle liikaa mallia ”karvalakki”, ja siihen siirtyminen olisi lisännyt asiakkaan työtä. Asiakkaan ohjelmassa oli kuitenkin olemassa rajapinta, joka otettiin käyttöön ja myyntireskontra-aineisto siirretään sen avulla tilitoimiston ohjelmaan. Myyntilaskujen kirjaamiseen ja reskontran täsmäyttämiseen käytetty aika katosi lähes kokonaan.

– Automatiikan avulla sain muutettua osto- ja myyntilaskujen käsittelyn lähes automaattiseksi, kirjanpito nopeutui ja tilinpäätökset valmistuvat aikaisemmin, Tiina Sulku kertoo.

Automatiikka käyttöön ja asiakkaat sähköisiksi

Kaikissa nykyaikaisissa ohjelmistoissa on ominaisuuksia, joilla voi automatisoida rutiineja. Monella ne vain ovat vähällä käytöllä. Näin oli minullakin, kunnes päätin käyttää aikaa niiden opiskeluun. Opettelin kunnolla muun muassa tiliöintisäännöt, poisto- ja jaksotusautomatiikan ja vyörytykset.

Automatiikka auttaa mappiasiakkaidenkin kohdalla, mutta parhaat tehot siitä saa, jos taloushallinto on sähköinen. Houkuttelin ja innostin mappiasiakkaita sähköiseen taloushallintoon. Ketään en kuitenkaan pakottanut. Tällä hetkellä kuukausittain hoidettavista asiakkaista on sähköisiä 74 prosenttia.

Kaikkea ei voi automatisoida, mutta voi tehostaa

Opettelin myös töiden aikatauluttamista, sähköpostin hallintaa sekä niputtamaan tehtäviä. Esimerkkinä niputtamisesta tilitoimiston oma laskutus, saatavien valvonta ja kaikki hallinnollinen työ, jota tuntuu vuosi vuodelta olevan yhä enemmän. Teen nämä keskitetysti perjantaisin.

Perjantaisin myös kalenteroin seuraavan viikon työt sekä varaan hetken ”luoville ajatuksille”. Pohdin tuolloin, onko jotain, mitä voisin tehdä tehokkaammin.

Tuloksena vähemmän stressiä ja mahdollisuus saada helpommin apua

Kun niputin silppuhommia yhteen, työn pirstaleisuus väheni. Lisäksi onnistuin eliminoimaan joitakin työvaiheita kokonaan tai sain ”ulkoistettua” niitä asiakkaan tehtäväksi.

Automatiikan avulla sain muutettua osto- ja myyntilaskujen käsittelyn lähes automaattiseksi, kirjanpito nopeutui ja tilinpäätökset valmistuvat aikaisemmin. Lisäksi stressaan nykyisin vähemmän, koska tiedän, että asioilla on paikkansa kalenterissa.

Kuitenkin vasta jälkeenpäin tajusin, että ikään kuin sivutuotteena syntyi yksi tärkeä hyöty: dokumentaatio. Projektin aikana tuli kirjattua ylös kaikenlaista. Näiden muistiinpanojen perusteella lokeroin asiakkaat kategorioihin ja tein jokaisesta kategoriasta ”manuaalin”.

Tein muutama vuosi sitten päätöksen, että ”pakitan” takaisin yksinyrittäjyyteen sitten, kun sille koittaa sopiva hetki. Isomman tilitoimiston luotsaaminen ei vain ole minun juttuni, olen yksinpuurtajatyyppiä.

Yksinyrittäjä ei voi olla ihan yksin. Siksi tein varallaolosopimuksen kahden tilitoimistoyrittäjän kanssa. En väitä, että heille olisi helppo nakki ottaa hoidettavakseen minun asiakkaani, jos tilanne joskus niin vaatisi. Mutta väitän, että se on helpompaa nyt, kun olen panostanut yhdenmukaisiin prosesseihin, niiden dokumentointiin sekä automatiikkaan.

Mikkelin Yrityspalvelu Oy

  • Liikevaihto (2019) 207 000 euroa
  • Työllistänyt vuoteen 2019 saakka yrittäjän lisäksi 1–2 työntekijää, nykyään yksinyrittäjän tilitoimisto
  • Kuukausittain tehtäviä asiakkaita 59 kpl, joista sähköisiä 44 kpl
  • Lisäksi muutamia 1–2 kertaa vuodessa tehtäviä asiakkaita
  • Erityisosaaminen: sosiaalialan yritykset ja urheiluliiketoiminta
Työ tilitoimistossaUusimmat Artikkelit
Katso kaikki

Haluatko kuulla lisää liiton jäsenyydestä?

Jätä yhteystietosi niin otamme yhteyttä.

  • tai