Palkanlaskenta on kannattava bisnes!

Palkanlaskenta on yrityksen tärkeimpiä lakisääteisiä velvoitteita, ja se on syytä hoitaa laadukkaasti ja asiantuntevasti. Mutta miten idea palkkahallinnon ulkoistamisesta asiantuntijalle kannattaa asiakkaalle myydä, ja miten prosessista tehdään kannattavaa liiketoimintaa?
6.4.2019 Jari Rättyä, liiketoimintajohtaja, Ab Norlic Oy

Ab Norlic Oy:n palkanlaskentapalvelussa työskentelee tällä hetkellä reilut 20 palkkahallinnon asiantuntijaa. Laskemme noin 10 000 palkkaa kuukaudessa ja palkanlaskenta-asiakkaita on useita satoja. Pienten asiakasyritysten määrä, joilla on vain muutamia palkkoja kuukaudessa, on siis suuri.

Pienimmälle palkanlaskenta-asiakkaallemme lasketaan yksi palkka kuukaudessa, kun vastaavasti isoimmille asiakkaillemme palkkoja voi olla kuukausittain useita satoja. Tämä tuo haasteen palveluprosessiin ja sen tehokkuuteen, mutta samalla myös kannattavuuteen. Pieniä, keskisuuria ja suuria asiakkaita ei vain voida hoitaa saman prosessin mukaan.

Olipa kysymyksessä sitten pieni, keskisuuri tai suuri asiakas, tehdään palkanlaskentaprosessissa samoja asioita. Palkanmaksu- ja palkkaerittelyaineistot sekä ilmoitukset tulorekisteriin ovat muun muassa asioita, mitkä eivät katso onko palkanlaskentapalvelua ostavan yrityksen palkkalistoilla yksi vai sata palkansaajaa. Usein kuulee puhuttavan tilitoimistoissa siitä, että palkanlaskennasta ei saada riittävää kannattavuutta. Se onkin totta, mikäli prosessia ei kehitetä ja hinnoittelua saateta asianmukaiselle tasolle.

Riskienhallinta ja muut myyntiargumentit

Palkanlaskenta on yksi yrityksen tärkeimmistä lakisääteisistä velvoitteista, ja yritysjohto tulee saada ymmärtämään, että palkanlaskenta on syytä hoitaa hyvin, laadukkaasti sekä asiantuntevasti. Yritysjohdolta, jonka edustama yritys laskee palkkansa itse, kannattaa kysyä, miten se on riskinhallintansa järjestänyt siinä tilanteessa, että palkanlaskija syystä tai toisesta ei enää huomenna tulisikaan töihin. Tämän kysymyksen olen esittänyt usealle yritysjohtajalle, ja kyllähän siinä on usein mennyt kokeneemmankin johtajan ilme mietteliääksi. Joskus joku on todennutkin, että silloin olisivat tosissaan liemessä.

Samalla on hyvä avata mitä palkanlaskentakokonaisuus tosiasiallisesti pitää sisällään. Tämä on usein yritysjohdolle enemmän tai vähemmän epäselvä asia, varsinkin jos heidän palkanlaskijansa on vuosikaudet vastannut palkanlaskennasta hyvin itsenäisesti, miten usein tapahtuukin. Hyvä myyntiargumentti on avata heille vastuumatriisi, missä on kuvattu palkanlaskentapalvelukokonaisuus yksityiskohtaisesti ja eri osapuolten vastuut ja käymällä se läpi selkeästi kohta kohdalta. Tämä toimii samalla perusteena sille, että palvelusta pystyy veloittamaan kannattavasti.

Asiakkaalle tulee pystyä antamaan ymmärrys siitä, mitä hän konkreettisesti hyötyy, kun hoitaa palkanlaskennan ostopalveluna. Mikäli tilitoimisto ei pysty vakuuttamaan yritysjohtoa siitä, että palkanlaskenta olisi kokonaisedullisempaa hoitaa tilitoimiston asiantuntijoiden toimesta, on silloin yleensä joko a) perustelut pielessä tai b) pelätään ottaa vastuu kyseisen yrityksen palkanlaskennasta.

Mikäli kysymykseen tulee jälkimmäinen olettama, on varmasti molempien osapuolten ja koko toimialankin etu, että ulkoistus jätetään silloin kyseisen tilitoimiston toimesta toteuttamatta.

yritysjohdolle on usein enemmän tai vähemmän epäselvää, mitä kaikkea palkanlaskentakokonaisuus pitää sisällään.

Tulorekisteri tuli –  mitä nyt?

Lainsäätäjä tekee joskus päätöksiä, jotka vaikuttavat muun muassa palkanlaskentaan ja palkanlaskennan asiantuntijoiden arkeen. Näistä viimeisimpiä oli siirtyminen tulorekisteriin, minkä kanssa olemmekin nyt alkuvuoden aikana saaneet tehdä konkreettisempaa tuttavuutta. Vaikka Tulorekisteri on yhteiskunnallisesti merkittävä edistysaskel ja mahdollistaa monelta osin tehokkuutta muualla, lisää se eittämättä työtä palkanlaskentaprosessissa. Tämä on ollut hyvä saattaa myös asiakkaille tiedoksi.

Tilitoimistot ovat yleensä tehneet ”tiliä” kun ovat laatineet vuosittain tammikuussa palkkoihin liittyviä vuosi-ilmoituksia edelliseltä vuodelta. Nyt nämä vuosi-ilmoitukset jäävät tässä muodossa historiaan, mutta samat tiedot tulee toimittaa viranomaisille kuukausittain ja ehkäpä vielä aiempaa tarkemmin. Nyt tulee varmistua siitä, että aikaisemmin laskutettu vuosi-ilmoitusveloitus tulee veloittaa muulla tavoin. Veloituksen tulisi olla vähintään saman suuruinen summa vuodessa kuin aikaisemmin laskutettu vuosi-ilmoitus on ollut, toki mielellään enemmän, koska kyllä työtäkin on enemmän.

Tulorekisteriaikaan valmistautuminen vaati osaltaan tilitoimistoilta paljon osaamisen kehittämistä, perehtymistä, ohjelmistojen päivittämistä sekä asiakkaiden yritys- ja palkansaajakohtaisten ohjaustietojen tarkistamista ja täydentämistä. Luonnollinen asia on, että näistä myös veloitetaan, ja kun veloitus on asianmukaisesti perusteltu asiakkaalle etukäteen, ei siitä aiheudu myöskään turhaa reklamointia.

– Vaikka palkanlaskennan asiantuntijan arki muuttuu ja siihen tulee uusia ”mausteita”, on tärkeää pysyä myös prosessin kehittämisen kanssa mukana, palkanlaskentayksikön päällikkö Susanne Nyberg toteaa.

Kun prosessi ja työkalut palkanlaskennan tuottamiseksi ovat kunnossa, voidaan tuottaa erittäin kilpailukykyisesti palvelua verrattuna siihen, että yritys hoitaisi palkkahallintopalvelunsa itse. Lisäksi tilitoimiston näkökulmasta kannattavuus on usein parempi kuin taloushallintopalveluissa.

Suoraviivaisuutta prosesseihin

Palkanlaskentaprosessissa on usein kaksi suurta haastetta. Ensimmäinen niistä on kommunikointi asiakkaan kanssa. Asiakkaalle on hyvä saattaa riittävän selkeästi tiedoksi, miten ja missä aikataulussa sekä millä tavoin hän kommunikoi tilitoimiston palkkahallinnon asiantuntijoiden kanssa ja missä muodossa sekä aikataulussa he palkanlaskentaa koskevan aineiston tilitoimistolle toimittavat. On myös asiakkaan etu, että heidät ohjeistetaan tässä asiassa riittävän hyvin. Se vahvistaa myös kuvaa asiantuntevaa palvelua tuottavasta tilitoimistosta.

Toinen asia, mikä palkanlaskentaprosessiin ja sen tehokkuuteen tuo haasteen, ovat lukuisat eri työehtosopimukset sekä yrityskohtaiset paikalliset sopimukset, joita tulkitaan liian usein vielä manuaalisesti. Esimerkiksi Norlicissa on niputettu nämä kaksi asiaa yhteen ja saatu suoraviivaistettua prosessia merkittävästi. Olemme antaneet asiakkaillemme käyttöön Ontime-työaikaraportointijärjestelmän, jonka kautta he raportoivat palkan perusteena olevat työaikatiedot. Ontime tulkitsee automaattisesti työaikatapahtumat työaikalain, asiakkaan noudattaman työehtosopimuksen sekä mahdollisten paikallisten sopimusten mukaan. Nämä valmiiksi tulkitut työaikatapahtumat siirtyvät suoraan käytössämme olevaan palkanlaskentaohjelmaan ilman, että niitä tallennetaan, saati tulkitaan enää manuaalisesti. Ontime-työaikaraportoinnin käytöstä on ollut myös etua tulorekisteriin siirryttäessä, koska se tukee osaltaan myös tulorekisteri-ilmoittamisen tarpeita.

Palkanlaskentaprosessia kehitettäessä ei ole syytä tuudittautua vain siihen osaan prosessista, missä kohden tilitoimisto tekee toimenpiteitä. Kun katsotaan kokonaisprosessia laajemmin, on myös tilitoimiston kannalta hyödyllistä pohtia, miten työaikatapahtumat syntyvät asiakkaan työntekijöillä, miten ne hyväksytään ja miten tieto raportoidaan mahdollisimman suoraviivaisesti, manuaaliset toimenpiteet tehokkaasti eliminoituna tilitoimistolle ja siellä palkanlaskennan asiantuntijoille. Tässä olemme onnistuneet kohtuullisen hyvin koskien keskisuuria ja suuria asiakkaitamme. Pienempien kanssa vielä riittää tekemistä, koska usein tahtotila ei riipu vain meistä. Luonnollisesti mitä enemmän manuaalista työtä prosessi sisältää, sitä enemmän se vie asiantuntijan työaikaa, ja siitä pitää silloin myös laskuttaa enemmän.

Kun prosessia kehitetään, ei kannata unohtaa niitä, jotka sen kanssa päivittäin työskentelevät.

Panosta asiantuntijoiden osaamiseen

Tärkeintä on kuitenkin asiantunteva henkilökunta. Kun prosessia kehitetään, ei kannata unohtaa niitä, jotka sen kanssa päivittäin työskentelevät. Parhaat kehitysideat tulevat usein palkanlaskennan asiantuntijoilta. Kun palkanlaskentaprosessi toimii suoraviivaisesti ja tehokkaasti, on asiantuntijan rooli yhä enemmän kontrolloida, seurata mahdollisia poikkeamia sekä varmistaa laatu. Näin asiantuntijalta jää todennäköisesti enemmän aikaa myös asiakkaalle, ja sitä kautta hän pystyy syventämään yhteistyötä sekä tuomaan asiakkaalle lisäarvoa. Nämä kaikki yhdessä luovat mukavan ja motivoivan työn sekä työympäristön. Palkanlaskennan asiantuntijoiden osaamisen kehittäminen tulee olla myös jatkuvaa, ja PHT-tutkinto on tae siitä, että asiantuntijan osaamiseen voi luottaa!

Näin hyödyt eniten tulorekisteristä

Tulorekisteristä eniten hyötyvät ne, joilla on nykyaikainen palkkajärjestelmä. Siihen pätee sama kuin muutoinkin kannattavan liiketoiminnan hoitamiseen: toimintatavat ja työkalut kuntoon. Kaiken mahdollistaa kuitenkin osaava henkilökunta, jolla on innostusta ja kiinnostusta toiminnan kehittämiseen.

Ohjelmien hyötykäyttö ja toimivat prosessit vapauttavat palkkahallinnon henkilöiden työaikaa asiakkaan asioiden hallintaan ja asiakasneuvontaan. Ajansäästö käyttöönottovaiheen jälkeen mahdollistaa myös uusien toimeksiantojen hoitamisen ja uusien palveluiden tarjonnan asiakasyrityksille.

Toimintamallit ja työkalutUusimmat Artikkelit
Katso kaikki

Haluatko kuulla lisää liiton jäsenyydestä?

Jätä yhteystietosi niin otamme yhteyttä.

  • tai