Arol Finance: Taloushallintoa sekä yritysjohdon että tilitoimiston vinkkelistä

Arol Finance Oy:n osaomistaja Ari Mäkinen kertoo, että yhtiön liikevaihdosta kolmannes tulee tällä hetkellä vuokrajohtajapalveluista, muista projektiluonteisista ja jatkuvista asiantuntijapalveluista.

– Kun asiakasyrityksen taloushallinnosta lähtee pois avainhenkilö, tarjoamme tilalle vuokrajohtajan, kunnes paikalle löytyy uusi vakinainen henkilö.

Vuokrapestin pituus saattaa olla viikkoja tai vaikkapa puoli vuotta. Lisäksi osa asiakkaista huomaa vuokrahenkilöstön käytön olevan yritykselle parempi ja joustavampi ratkaisu, jolloin pestit muuttuvat täysin jatkuviksi. Tyypillistä on, että toimeksiannot poikivat Arol Financelle myös muuta tekemistä, esimerkiksi taloushallinnon kehitysprojektin.

– Vuokrajohtaja näkee tehtävänsä aikana läheltä yhtiön tilanteen. Hän löytää usein hyödyllisiä kehityskohteita, koskivatpa ne sitten vaikka yrityksen rakenneuudistuksia, raportointia tai elinkaarensa päähän tulleita taloushallinnon järjestelmiä.

– Usein asiantuntija kutsutaan paikalle myös silloin, kun kaivataan taloushallinnon muutoksiin ja kehityksen läpiviemiseen lisäresursseja ja osaamista oman yrityksen ulkopuolelta.

Tavallista laajempi perspektiivi

Ari Mäkinen ja Olli Nieminen perustivat Arol Finance Oy:n kymmenisen vuotta sitten. Kaverukset olivat tunteneet toisensa yläasteelta asti ja opiskelleet samaan aikaan myös Turun kauppakorkeakoulussa. Kumpikin oli työskennellyt tuossa vaiheessa jo pitkään tahoillaan erilaisissa taloushallinnon ja liikkeenjohdon tehtävissä, niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorillakin.

– Olli osti aluksi pienen tilitoimiston. Matkan varrella olemme hankkineet pari pientä yritystä lisää. Olemme kasvaneet koko ajan myös orgaanisesti.

Kuusi vuotta sitten yritykseen tuli kolmanneksi omistajaksi Sami Lehtinen, jolla on laajaa kokemusta kansainvälisestä liiketoiminnasta.

– Vahvuutemme on se, että taustamme takia pystymme katsomaan asioita samaan aikaan sekä yrityksen taloushallinnon ja johdon että tilitoimistomaailman vinkkelistä, Lehtinen miettii.

Mäkinen huomauttaa, että Arol voi ottaa huolehdittavakseen vaikkapa asiakkaan koko taloushallinnon tai osan siitä.

– Koska meillä on oma tilitoimisto ja vahva sen alan asiantuntemus, niin meidän on myös helppo kilpailuttaa asiakkaan puolesta erilaisia taloushallinnon palveluja. Asia­kas saattaa myös käyttää vaikkapa toista tilitoimistoa ja me luotsaamme esimerkiksi vuokratalousjohtajina kokonaisuutta. Keskiössä on aina asiakkaan etu, emme ole esimerkiksi sidoksissa isoihin taloushallinnon taloihin tai softataloihin.

Paljon enemmän kuin tukitoiminto

Istumme Arol Financen toimistolla Turun puutorin äärellä. Ari Mäkisen lisäksi paikalla on firman avainhenkilöistä Sari Lehto, Head of Accounting. Sami Lehtinen on läsnä digitaalisesti Skypen välityksellä.

Apropo, digitaalisuus. Palataanpa tuohon taloushallinnon järjestelmien uusimiseen.

Mäkinen muistuttaa, että asiakasyritykset näkevät taloushallinnon vain tukitoimintona. Ne eivät välttämättä tiedä, mitä sillä puolella on tarjolla ja kuinka paljon uudet järjestelmät voisivat tehostaa toimintaa.

– Asiakkaat tarvitsevat usein myös järjestelmän vaihtamiseen paljon tukea. Kyseessähän on urakka, joka voi tulla yrityksen omien taloushallinnon ammattilaisten eteen vaikkapa vain kerran työuran aikana, heillä ei ole siitä kokemusta. Järjestelmämuutos vie joka tapauksessa paljon työaikaa, jota ei yleensä jää rutiinien pyörittämisen jälkeen.

Toisaalta, aina ei ole tarvetta pistää koko palettia uusiksi. Jos yrityksessä on käytössä vaikkapa muuten yrityksen ydintoimintoja tukeva toiminnanohjausjärjestelmä, niin sitä voidaan usein täydentää juuri tiettyyn tarpeeseen soveltuvilla ohjelmistoilla. Tällöin kokonaisuus saadaan kattavaksi ilman suurta järjestelmähanketta.

– Tai yhden uuden järjestelmän lisäksi parempi ratkaisu voikin olla joskus pari-kolme järjestelmää. Myös eri järjestelmät, jotka eivät keskustele keskenään, voidaan ehkä yhdistää toisiinsa ohjelmistorobotiikan avulla.

Lehtinen muistuttaa, että aivan ensiksi, ennen kuin mietitään esimerkiksi suurempia järjestelmätason muutoksia, on kuitenkin katsottava, että perusasiat firmassa ovat kunnossa. Se tarkoitaa, että osto- ja myyntilaskut otetaan vastaan sähköisesti, luotto- ja pankkikorttikuitit vastaanotetaan järjestelmään sähköisesti ja tiliotteet vastaanotetaan suoraan järjestelmään.

– Jos firma ei käytä vielä verkkolaskuja, jos sen talousosaston huone on täynnä mappeja – ja varmana merkkinä: jos sen verkkosivulla on yhä faxin numero – niin liikkeelle on lähdettävä aivan alusta.

Perinteinen malli, jossa kirjanpitäjä saa eteensä ison pinon papereita ja ryhtyy sitten tallentamaan niiden 
tietoja kirjan­pitoon, on siirtymässä auttamatta historiaan.

Mitä pankit edellä, sitä tilitoimistot perässä

Digitaalisuus muuttaa tietenkin myös tilitoimistojen omaa toimintaa. Ala on suuressa murroksessa.

Perinteinen malli, jossa kirjanpitäjä saa eteensä ison pinon papereita ja ryhtyy sitten tallentamaan niiden tietoja kirjan­pitoon, on siirtymässä auttamatta historiaan. Nopeinkaan naputtelija ei pysty kilpailemaan koneen kanssa.

– Kirjanpitäjän työstä poistuvat rutiinit. Tulevaisuudessa hänen pitäisi asioiden kirjaamisen sijaan ennen kaikkea analysoida lukuja, neuvoa asiakasta ja tarjota asiakkaalle konkreettisia vinkkejä liiketoiminnan kehittämiseen, Lehto huomauttaa.

Mäkinen muistuttaa, että digitaalisuus muutti pankkitoiminnan jo 1990-luvulla. Tilitoimistomaailma muuttuu hitaammin. Suomessa on nelisentuhatta tilitoimistoa, joista monet ovat pieniä ja yrittäjävetoisia. Uuteen toimintakulttuuriin on vaikea siirtyä keskitetysti.

– Mutta muutos tapahtuu senkin myötä, koska niin tilitoimistoissa kuin asiakasyrityksissä alkaa olla entistä enemmän nuoria, jotka ovat syntyneet digitaaliseen maail­maan. Heille digitaalisuus on ainoa oikea tapa toimia.

Työkaluja ja koulutusta

Vaan miten kuuluikaan se iänikuinen analogisen maailman vertaus? Onko suutarin lapsilla kenkiä – eli hieman yksiselitteisemmin: millä järjestelmällä Arol hoitaa omia tilitoimistobisneksiään?

– Olemme viime vuosien aikana siirtyneet perinteisestä järjestelmästä laajemmin digitaalisuuden mahdollisuuksia hyödyntävään Netvisoriin. Lisäksi olemme tänä vuonna siirtyneet käyttämään Valueframe-järjestelmää omassa toiminnanohjauksessamme.

Lehto korostaa, että toimivien työkalujen lisäksi tärkeässä asemassa on tietenkin henkilökunnan osaaminen. Arol tukee ja ylläpitää tätä esimerkiksi yrityksen käytössä olevalla verkkokoulutuspalvelulla ja täsmäkoulutuksilla.

– Ja eniten oppii tietenkin työssä, erityisesti haastavissa asiakascaseissa.

Täl ja tois pual jokke menee mukavasti

Lehtinen huomauttaa, että digitaalisuus on lisännyt mahdollisuuksia hoitaa taloushallintoa paikka- ja maariippumattomasti.

– Suomessa on totuttu siihen, että taloushallinnon markkinat ovat varsin kansalliset. Tulevaisuudessa näin ei välttämättä ole. Tosin markkinan pieni koko ja uniikki kieli suojelevat meitä varmaankin vielä toistaiseksi rajulta kansainväliseltä kilpailulta.

Vaan minkälainen toimintaympäristö Suomen Turku on?

– Kilpailu on viime aikoina koventunut. Suuret kansalliset toimijat ovat lisänneet läsnäoloaan, Lehtinen kertoo.

– Mutta Turussa on oikein kiva toimia. Ei vähiten sen takia, että alueella menee taloudellisesti niin hyvin, muun muassa telakan menestymisen takia. Tänne on syntynyt paljon uusia yrityksiä ja monet vakiintuneetkin yritykset ovat kasvaneet, Mäkinen kertoo.